Инструментарий оптимизации

Управление бизнесом, а тем более его оптимизация без применения информационных технологий уже невозможно. Информационные системы (ERP, CRM, BPM и т.д.) хранят и обрабатывают огромное количество данных. Именно поэтому на их основе можно проанализировать фактические бизнес-процессы, выявляя существующие проблемы. И если раньше для оптимизации деятельности использовали модели бизнес-процессов, регламенты и должностные инструкции, то теперь на основании данных, хранящихся в информационных системах, можно восстановить бизнес-процесс и провести его полноценный анализ.

Механизм оптимизации деятельности заключается в выделении объекта управления — бизнес-процесса и организации непрерывного цикла его совершенствования. Поэтому необходимо обеспечивать полный цикл управления, который состоит из следующих этапов:

• проектирование бизнес-процесса — формируется целевое состояние бизнес-процесса;
• автоматизация бизнес-процесса — бизнес-процесс реализуется с помощью ИТ-решения;
• контроль и анализ бизнес-процесса (контроллинг бизнес-процесса) — осуществляется оперативный контроль и анализ показателей бизнес-процесса;
• совершенствование бизнес-процесса — на основании результатов анализа планируются мероприятия по его изменению.

Практика реализации проектов по оптимизации бизнеса показывает, что без анализа детальной информации по процессу его «тонкую» настройку осуществить невозможно. Фактически для оптимизации процесса необходимо анализировать его параметры — телеметрию, ведь серьезный процесс имеет большое количество так называемых экземпляров, у каждого из них свои особенности выполнения. Эти нюансы достаточно сложно учесть при моделировании бизнеса, что приводит к необходимости применять специализированные инструменты для анализа процессов. Такими инструментами являются информационные системы класса Process Intelligence, представляющие собой платформу Business Intelligence (BI) с расширенными средствами анализа бизнес-процессов.

Следует отметить, что при общем спаде экономики этот инструментарий используют многие компании, накоплен опыт его применения для различных процессов. Он используется именно для организации контроллинга бизнес-процесса, в рамках которого можно выделить следующие основные этапы:

• определение показателей результативности и «точек контроля» в бизнес-процессах;
• мониторинг процессных показателей;
• анализ результатов мониторинга процесса;
• сравнение фактических и плановых показателей и нахождение причин отклонений.

Актуальные задачи

Все более важным становится контроллинг бизнес-процессов, выходящих за границы отдельной информационной системы или даже за границы отдельной компании. В первую очередь компаниям интересна оптимизация логистических процессов. Закупки и продажи стали первыми кандидатами на анализ, ведь их оптимизация может дать быстрый результат с точки зрения повышения оборота и сокращения затрат.

Процесс продаж — головная боль многих компаний. Качество планирования в нем часто является неудовлетворительным, планы продаж не выполняются, число оперативных изменений в планы растет. Все это приводит к сквозному негативному эффекту в бизнес-процессах производства и транспортировки, тем самым расшатывая систему управления компании. При ошибках в планировании продаж, превышающих 30%, объем затрат может резко увеличиться, что способно привести компанию к краху.

С помощью инструмента Process Intelligence можно оценить качество планирования продаж, число изменений в планах, правильность выполнения операций планирования и др. При этом одним из главных критериев оптимизации является среднее время продажи, которое должно быть сокращено до минимума, а также стоимость средней партии, которая должна быть увеличена. Восстанавливая процесс продаж, можно обнаружить множество узких мест и наметить планы оптимизации процесса в кратчайшие сроки.

Актуально применять инструментарий Process Intelligence для анализа закупочных процессов. Изменения надежности поставщиков, цен на рынке, условий договоров — серьезные поводы не просто «перетряхнуть» поставщиков, но и оптимизировать закупки и выстроить процедуры на качественно ином уровне. И опять для этого необходим детальный анализ бизнес-процесса. Как долго проходят заявки на закупку? Сколько нарушений допускает поставщик при взаимодействии? Сколько времени уходит на согласование договора? Как влияет длительность процесса закупок на объем запасов на складах? Ответы на эти вопросы можно получить лишь на основании подробного изучения данных в информационных системах и анализа фактического бизнес-процесса.

Инструментарий Process Intelligence используется для процессов технического обслуживания и ремонта оборудования на сложных технологических производствах, подключения в телекоммуникациях, присоединения в энергетических компаниях, обслуживания в банках и т.д. Накоплен опыт анализа бизнес-процессов в нефтяной отрасли.

На практике бизнес-процессы претерпевают изменения. Скажем, сначала заявка на поставку продуктов заполняется, затем через некоторое время изменяется. Изменения затягивают длительность процесса, а следовательно, повышают затраты.

Логика восстановленных процессов неизбежно отличается от утвержденных в компании регламентов. Вплоть до того что в некоторых случаях сначала производится отгрузка, а заявка на нее делается позднее.

Разумеется, в такой ситуации сложно планировать. Поэтому качество планирования — еще одна типовая проблема в большинстве компаний. Иногда число оперативных изменений в планах настолько велико, что заставляет задуматься о необходимости планирования как такового.

С точки зрения организационной эффективности наиболее распространены неравномерная загрузка исполнителей и их некачественная работа, что становится «сюрпризом» для руководителей.

Проблемы информатизации

Поскольку анализ проводится на основе данных в существующих информационных системах, применение инструментария Process Intelligence позволяет выделить типовые проблемы. Например, низкое качество данных, отсутствие кросс-системных справочников, информационные разрывы между подразделениями. Эти проблемы выявляются в ходе анализа процесса, что дает возможность провести быструю оптимизацию ИТ-поддержки сразу после инсталляции инструментария Process Intelligence.

Существенное ограничение для внедрения контроллинга бизнес-процессов — это степень автоматизации бизнес-процессов, ведь источниками информации для системы контроллинга служат используемые на предприятии информационные системы.

Если большинство бизнес-процессов в компании осуществляется в ручном режиме без использования информационных систем, то внедрение системы контроллинга не добавит эффективности.

Справка

• ежедневный мониторинг бизнеса на основе метрик;
• автоматическая система раннего оповещения при отклонениях от плановых значений;
• возможность вносить изменения в работающие бизнес-процессы;
• автоматическая визуализация выполняемых бизнес-процессов;
• бенчмаркинг с использованием процессных показателей;
• быстрое выявление потенциала для оптимизации бизнес-процессов;
• контроль успешности мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов;
• поддержка снижения стоимости бизнес-процессов на основе выявления узких мест.