Исходной предпосылкой для анализа отклонений является организация системы планирования и учета затрат и результатов таким образом, чтобы обеспечить сравнимость плановых и фактических данных. В идеале аналитика или степень детальности представления плановых и фактических данных должна совпадать, иначе сравнение может быть выполнено только на соответствующем уровне суммирования.
Без своевременного выявления отклонений, выполнения их факторного анализа, понимания причин и источников отклонений факта от плана невозможно эффективно управлять затратами, снижать издержки, повышать прибыльность.
Контроллер или специалист экономической службы должен ответить на вопросы: каковы отклонения от планового результата, где они возникли, в чем причина и кто ответствен за их возникновение?
Управление по отклонениям составляет суть метода контроллинга. Надо стремиться к минимизации отклонений, даже если они весьма удачны с позиции бизнеса.
Например, менеджеру сбыта удалось заключить крупный и выгодный контракт, который можно выполнить несмотря на то, что он не был предусмотрен ни в бюджете, ни в недавнем прогнозе. С точки зрения контроллера этот факт показывает, что менеджмент не владеет ситуацией, не умеет прогнозировать будущее.
Контроллинг
Избежать отклонений факта от плана нельзя, поэтому и работать с ними приходится постоянно. Для этого можно использовать ряд механизмов, которые предоставляют информационные системы, например пакет решений SAP Business Suite. Для проведения анализа необходимо иметь утвержденный на отчетный период бюджет доходов и расходов по операционной деятельности.
Функциональность системы SAP обеспечивает эффективный контроллинг затрат там, где они возникли, благодаря полной согласованности внешней и внутренней систем учета и отчетности. Используются различные методы пересчета затрат (раскладка по процентам, статистические показатели, выполненные работы, перерасчет по периодам и т.д.).
Для регистрации косвенных затрат, связанных с единичными или регулярно повторяющимися мероприятиями, в частности маркетинговыми акциями, ремонтными работами, в системе организуются внутренние заказы (см. схему), являющиеся удобным средством контроля подобных затрат.
Калькуляция затрат на продукцию позволяет с высокой точностью планировать общие затраты на ее производство, используя различные стратегии оценки и альтернативные методы расчета расходов. Сравнивая фактические или нормативные показатели с плановыми, система способна автоматически определять отклонения и обеспечивать эффективный анализ проблемных ситуаций.
При учете затрат по процессам применяется специфический способ анализа производственной структуры затрат, ориентированный на операцию и охватывающий сразу несколько функций. Это позволяет выявить факторы, наиболее существенно влияющие на затраты, и предупредить о возможных проблемах.
Контроллинг результатов деятельности можно проводить либо по местам возникновения прибыли (учет общих затрат), либо по специально указанным сегментам рынка (учет затрат по обороту), а также с помощью комбинирования этих двух способов.
Своевременное выявление и контроль отклонений
Система не только имеет развитые средства автоматического расчета и анализа отклонений, накопления статистики отклонений, но и предлагает средства автоматического раннего обнаружения и контроля отклонений.
Еще на этапе разработки и проектирования продукта можно создать его плановую калькуляцию, сравнить с калькуляцией аналогичного продукта и, выявив отклонения, проанализировать их.
Нет необходимости ждать завершения производственного цикла и закрытия периода, чтобы вычислить отклонения и увидеть причину изменения себестоимости готовой продукции в отклонении цены закупки исходных материалов от плановой. Можно предотвратить подобные отклонения в самом начале, задав плановые цены по основной номенклатуре покупных материалов и допуск на отклонение цен.
Система будет автоматически проверять цены на соответствие допуску в момент ввода заказа на поставку.
Поскольку производство отвечает за соблюдение производственных и технологических норм, но не влияет на цены входящих ресурсов, основным производственным отчетом является сравнение нормы-факта.
Система предлагает по умолчанию нормативные значения количества материалов и видов работ для подтверждения производственных заказов и операций сетевых графиков. Можно также установить допуск на величину отклонений.
Для контроля превышения накладных расходов предусмотрен механизм контроля бюджета мероприятий и статей затрат. Обычно для учета накладных расходов используются внутренние заказы. Можно задать бюджет и лимиты (нижнюю и верхнюю границы) затрат на внутреннем заказе. Если включить функцию автоматического контроля, то система после достижения нижней границы будет выдавать предупреждение, а при достижении верхней границы — сообщение об ошибке.
Учет затрат по местам возникновения
Распространенной практикой является использование видов работ для отражения количества и стоимости услуг и работ, выполняемых в местах возникновения затрат (МВЗ) — подразделениях предприятия. Подразделение может выполнять один или несколько видов работ. Система автоматически рассчитывает плановые и фактические тарифы работ на основе затрат и объемов работ.
Использование видов работ позволяет проводить внутренний перерасчет затрат: МВЗ — отправители на объекты учета — получатели работ (услуг).
Главное, что при закрытии периода появляется возможность автоматически рассчитать отклонения факта от плана по МВЗ и определить категорию (причину или фактор) отклонений (см. таблицу).
Сумма всех отклонений по категориям вида затрат равна общему отклонению факта от плана по данному виду затрат. Помимо сумм отклонений стандартный отчет содержит пояснение и формулу расчета суммы отклонений по каждой категории.
Производственные отклонения
В учете производственных затрат автоматически вычисляются отклонения по производственному заказу при позаказном методе учета или коллектору затрат в случае периодического учета в серийном производстве. Для производственного заказа отклонения вычисляются после того, как заказ выполнен.
Категории отклонений для производственных заказов несколько отличаются от учета по МВЗ. Отклонениями по входу считаются отклонения по количеству, цене (включая курсовые разницы) потребляемых ресурсов, структуре затрат, отклонения за счет брака (используются только в производственном контроллинге), прочие входные отклонения, например фиксированных затрат.
К отклонениям по выходу относятся отклонения по размеру партии производства, цене выхода, отклонения смешанной цены.
Материал для производства продукции может, в частности, производиться по разным технологиям или закупаться на стороне. В этом случае выполняется так называемая смешанная калькуляция и на ее основе определяется смешанная цена.
Отклонение за счет брака считается как оценка отклонения фактического количества брака от нормативного количества. Это отклонение оценивается по плановой цене выхода. Таким образом, другие затраты, связанные с браком, например его исправлением, также найдут свое отражение.
В системе ведется регистр материалов, в котором видны отклонения по каждой позиции по всем уровням спецификации. То есть фактическая калькуляция позволяет получить оцененную многоуровневую фактическую спецификацию и сравнить ее с плановой калькуляцией.
Дополнительная возможность анализа — дифференциация затрат по партнерам, если включена опция ведения трансфертных цен. При этом в роли партнеров могут выступать внутренние подразделения, заводы, другие юридические лица, места возникновения прибыли.
Отклонения, связанные со сроками
Нередко производственный заказ выполняется с опережением или опозданием графика. Это может привести к отклонениям по прибыли в отчетном периоде. Так, при нарушении производственного графика по какой-либо причине или задержке производства из-за поломки оборудования вместо прибыли от реализации продукции можно получить увеличенные запасы незавершенного производства. Реализация продукции начинается с опозданием, образуется дефицит денежных средств, что также сказывается на размере прибыли.
Определить суммы отклонений по периодам из-за изменения сроков производства можно, сравнив две плановые версии: исходную и плановую, соответствующую последнему прогнозу, или так называемую нормативную версию по производственным заказам.
Причин изменения сроков производства может быть много. Большинство из них система не определяет автоматически (стандартный контроль доступности материальных компонент может запретить запуск заказа в производство из-за недостатка сырья, но выявить причину отсутствия сырья должен человек).
Накопление статистики по отклонениям позволяет выявить слабые места в организации и технологии производства, некорректность трудовых и технологических норм.
Таким образом, выявление и факторный анализ отклонений затрат — основа для непрерывного совершенствования процессов производства и управления.
Таблица
Категории отклонений по МВЗ
|
Отклонения по входу |
Отклонения по выходу |
|
• Отклонения по количеству • Отклонения по цене • Отклонения структуры затрат • Прочие входные отклонения |
• Отклонения расчетной цены (тарифа) • Отклонение количества выхода • Отклонения фиксированных затрат • Прочие отклонения |