Архивное хранение документов

Как только бумаги начинают занимать больше места, чем им отведено, а от их поиска и разбора замедляется вся работа, в компаниях задумываются над созданием архива. И это не только дополнительные и специально оборудованные помещения. Необходимо обеспечить пожарную безопасность и определенные климатические условия, дополнительный штат специалистов. Архивное хранение документов — самостоятельное направление деятельности. От компании требуется либо создать соответствующее структурное подразделение, либо заключить договор на оказание такого рода услуг со сторонней организацией.

Следуя модной тенденции в бизнесе, документы можно отдать на аутсорсинг — компаниям, профессионально занимающимся хранением документов. Они приводят их в порядок, который включает составление номенклатуры дел, проведение экспертизы ценности документов, переплет и уничтожение бумаг с истекшим сроком хранения.

Отдавать документы на хранение в аутсорсинг выгоднее, чем оставлять у себя. Так, стоимость хранения документов на 1 кв. м офиса класса В составляет примерно 400 дол., в офисе класса А — около 700 дол., в специализированных компаниях — примерно 160 дол. в год.

Единицей архивного учета является один короб, в него помещается 5—6 толстых папок или 8—9 архивных дел по 250 листов каждое. Стоимость хранения короба обходится компании в среднем 1,25 дол. в месяц.

Однако создание архива бумажных документов не решает проблем, связанных с низкой оперативностью поиска и предоставления информации. Необходимо переходить на новый уровень системы управления документами — электронный архив, который позволяет работать как с бумажными, так и с электронными документами.

Необходимо отметить, что архив электронных документов — это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией, это не только поисковая система, способная выудить нужную пользователю электронную информацию. Это скорее система и технология работы, стиль и культура управления, оперативные и адекватные быстроменяющимся условиям решения.

Рекомендации по организации архивного хранения электронных документов не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы компании, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве.

Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов. Поэтому каждый раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать форму их хранения: находятся ли они в оперативном использовании и на кратковременном хранении — до 10 лет или же в архиве организации на долгосрочном и постоянном хранении.

При обеспечении сохранности электронных документов могут возникнуть проблемы трех видов:

Проблема сохранности электронных документов практически решена. Это связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей электронной информации, сколько с физическим размещением электронных документов.

Для того чтобы компьютерные файлы не были утеряны, необходимо их хранить в нескольких экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях, чтобы в случае утраты одного из них можно было бы быстро сделать дубликат файлов с того, что осталось. Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что оригинал, как правило, размещается на винчестере или сервере организации, а резервные копии — на магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW).

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Например, хранение объемных ресурсов лучше осуществлять на емких носителях, для того чтобы не нарушать целостность документов. Для хранения документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10—15 лет.

Самыми долговечными считаются оптические диски. Общими правилами при хранении любых электроносителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений, воздействия тепла и солнечных лучей.

Для построения хранилищ разработчики предлагают использовать роботизированные DVD-библиотеки, так как они обладают рядом преимуществ перед другими устройствами:

• низкая стоимость хранения 1Гб информации (без учета стоимости оборудования);
• долговечность хранения данных на носителях достигает 100 лет;
• высокая надежность устройств чтения/записи;
• отсутствие механического износа носителя информации при операциях чтения/записи;
• обеспечение произвольного доступа к данным на носителе.

Использование электронных носителей существенно снижает стоимость хранения электронных документов по сравнению с бумагой, дает возможность долговременного хранения всех или большинства документов организации. Однако дать гарантию на то, что документ и через 100 лет будет в целостности и сохранности, никто не берется.

С методами долговременного хранения документов тесно связаны проблемы обеспечения их подлинности, то есть аутентичности. В связи с быстрым устареванием программно-аппаратной техники может получиться так, что электронный документ через несколько лет невозможно будет прочитать, а тем более работать с ним. Поэтому вопрос ведения архива требует внимания как со стороны разработчиков программ, так и законотворцев.

Нормативная и методологическая база архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Федеральный закон от 22.10.2004 №-125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» лишь обозначает включение электронных документов в электронный архив.

Существует ряд ГОСТов, разработанных еще в 80-е годы, они касаются оборота и хранения машиночитаемых документов.

Среди зарубежных практических разработок следует отметить «Общие требования к работе с электронными документами» (2001-г.), «Электронные документы: рабочая книга архивистов» (2005 г.), которые затрагивают организацию работы с электронными документами как на этапе делопроизводства, так и в архиве. Имеются также международные стандарты (ISO), регламентирующие условия и режимы хранения носителей с электронной информацией.