В период кризиса какие-то торговые предприятия закрылись, а какие-то, наоборот, появились. Пройдя организационно-административный этап, новые торговые предприятия приступают к автоматизации деятельности.
На протяжении многих лет торговля была наиболее активным потребителем информационных технологий. В настоящее время свою задачу она видит в оптимизации имеющихся средств автоматизации и поддержке существующей инфраструктуры. Тем не менее замороженные в начале года ИТ-проекты снова возобновлены.
К выбору информационных систем торговые предприятия подходят более ответственно, они тщательно просчитывают соотношение возможных в будущем выгод и рисков.
Перед проблемой выбора новой информационной системы стоят предприятия, созданные несмотря на кризис.
Эту же задачу решают и торговые предприятия, образованные в результате слияний и поглощений, и те, которые меняют системы, чтобы повысить эффективность деятельности и оптимизировать процессы.
В торговле автоматизация актуальна всегда. Расширяется или изменяется ассортимент товара — управление усложняется. Если количество товарных позиций превышает 300 единиц, открываются две и более торговые точки, появляется склад, обработка в MS Excel становится малоэффективной. Об аналитике и корректной работе с клиентами в такой ситуации речь не идет. Хранить данные все сложнее, более важные дела и стратегические вопросы отходят на второй план.
Зачастую в автоматизации нуждаются далеко не все бизнес-процессы торговли, но многие предприятия совершают ошибку, приобретая тяжеловесные программные системы. Нужно трезво оценить потребности и стоимость владения приобретаемой системы.
Ассортимент программ
Сегодня на российском рынке программных продуктов представлен ряд систем автоматизации торговли (как многофункциональных, так и специализированных) для малого и среднего бизнеса.
Многофункциональные системы позволяют в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. В них обычно реализованы функции учета от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.
Главный недостаток таких систем — их комплексность, многофункциональность и универсальность. Это делает продукт мощным инструментом, правда абстрагированным от каждого конкретного предприятия.
Обычно это коробочный продукт, и многие пользователи вынуждены тратить дополнительные ресурсы на его доработку. У систем, не имеющих коробочной версии, под каждого клиента формируется своя конфигурация, что приводит к увеличению стоимости внедрения относительно стандартных продуктов.
К специализированным системам можно отнести, например, программы, предназначенные для управления предприятиями с учетом отраслевой специфики розничной торговли одеждой, обувью и аксессуарами.
Среди специализированных систем есть такие, которые работают по принципу «тонкого клиента». Все данные хранятся и операции с ними осуществляются на сервере компании-разработчика, а клиент получает возможность управлять системой через веб-интерфейс. Эти системы обладают важнейшими достоинствами универсальных программных комплексов, но зависят от надежности и стабильности подключения к Интернету. Придется смириться с тем, что коммерческие тайны хранятся на чужом сервере и нужно вносить ежемесячные платежи за сервис.
Как выбирать
Перед покупкой лицензии торговой программы необходимо проанализировать, какие задачи надо автоматизировать. Следует обратить внимание на ограничения в функционале и их возможные последствия для автоматизации бизнеса. Немаловажным фактором при выборе является перечень торгового оборудования, совместимого с программой. Для сравнения систем можно составить таблицу. В первой графе надо перечислить критерии оценки (возможности программ), во второй указать вес критерия, в третьей при необходимости дать комментарии по нему. В последующих графах для каждой системы напротив каждого критерия нужно указывать оценку в баллах.
Внизу под каждой графой конкретной ИТ-системы подсчитывается сумма, рассчитываемая как произведение оценки и веса соответствующего критерия. Выбор целесообразно делать в пользу той системы, итоговая оценка которой будет максимальной при минимальной стоимости пользовательской лицензии (либо стоимости владения за расчетный период).
Важно заранее спланировать расходы на обучение персонала работе в системе, а также выбрать ответственного сотрудника (как правило, ИТ-менеджера), который будет присутствовать при пусконаладочных работах в процессе внедрения и вникать во все тонкости.
Справка
Оперативный учет — учет, предназначенный для предоставления информации с целью ведения текущей деятельности компании исполнительными службами.
Управленческий учет — учет, предназначенный для обеспечения менеджеров управленческой информацией с целью полноценного, основанного на достоверной информации управления компанией.
Источник: http://www.iteam.ru/