Правила документооборота, функции работников, их полномочия, обязанности и-ответственность за их нарушение — чем конкретнее они будут прописаны (то-есть формализованы) во внутренних документах, регулирующих основные моменты деятельности компании, тем лучше. Здесь организациям не грех поучиться у государства, которое практически все сферы жизни регламентирует правом. Некоторые фирмы так и делают: максимально формализуют процедуры в целях защиты своих интересов.
Согласуем договор
Зачастую одной из главных проблем организации становится разобщенность в действиях ее подразделений, когда «правая рука не знает, что делает левая». В результате юридическая служба нередко обнаруживает заключенные на противоречащих закону условиях договоры только на стадии судебного разбирательства, а бухгалтерия узнает о невыгодных с точки зрения налогообложения сделках во время налоговой проверки.
Участившиеся в последнее время дискуссии и «круглые столы» по документообороту подтверждают растущую важность этой проблемы для российских компаний. Действительно, в отсутствие правильно выстроенной работы с документами практически любая фирма будет завалена потоком несистематизированных бумаг, которые, вместо того чтобы облегчить работу организации, будут ее только затруднять.
В целях предотвращения самого факта возникновения подобного рода коллизий разрабатывается порядок согласования договоров, включающий в себя несколько этапов:
● обращение сотрудника службы-инициатора за разработкой проекта договора (представление договора для анализа в случае,-если проект был разработан потенциальным контрагентом);
● анализ проекта договора заинтересованными службами фирмы;
● подписание договора с последующей передачей его контрагенту и в канцелярию компании для хранения.
При заключении договора с новым контрагентом производится также его проверка службой экономической-безопасности, чтобы выяснить, не преследуют ли этого контрагента-правоохранительные органы.
На всех этапах согласования общее сопровождение документа производится сотрудником службы — инициатора сделки, который является ответственным лицом за полное прохождение предусмотренной внутренними документами компании процедуры.
Таким образом, на выходе мы получаем договор, соответствующий интересам компании и максимально застрахованный от возможных рисков (в том числе налоговых) путем последовательного его согласования всеми заинтересованными подразделениями.
Проводим разведку
Сбор информации о предполагаемой стороне сделки на стадии решения вопроса о ее заключении регламентируется Положением о порядке ведения юридических дел.
Эти дела представляют собой комплект документов, подтверждающих существование фирмы-контрагента (факт ее государственной регистрации в установленном законом порядке, постановки на налоговый учет) и полномочия лица, выступающего от ее имени.
Такой анализ важен, во-первых, для избежания в дальнейшем оспаривания сделки из-за отсутствия необходимых полномочий у лица, заключившего договор от имени контрагента. Во-вторых, он может предотвратить возможные претензии со стороны налоговых органов, что подтверждается сложившейся практикой, свидетельствующей о необходимости для организации-налогоплательщика удостовериться в существовании поставщика (например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.12.2004 №-А44-3822/04-с9).
Положение содержит перечень материалов, необходимых для подтверждения правоспособности юридических лиц в зависимости от их организационно-правовой формы, указание на документы, удостоверяющие личность в соответствии с действующим законодательством РФ, а также порядок представления указанных выше документов и материалов с процедурой их последующего хранения и обновления.
Разрабатываем процедуру
Наличие Положения, детально описывающего процедуру сдачи документации третьим лицам, прекращает практику, существующую во многих организациях, когда передаваемые сторонним организациям и налоговикам документы либо не указываются в качестве приложений вообще, либо это указание носит самый общий характер, что делает чрезвычайно затруднительным в дальнейшем подтверждение такой передачи. Особенно грешат этим технические службы и бухгалтерия.
При этом правильность и полнота передаваемых в налоговый орган документов имеют большое значение в первую очередь для получения вычета по НДС.
Дело в том, что в последние год-два арбитражные суды все чаще склоняются к выводу о невозможности представления в суд документов, не переданных в налоговый орган при принятии им решения по результатам проверки правильности принимаемых к вычету сумм налогов (в частности, Постановление Президиума ВАС РФ от 06.07.2004 №-1200/04, Методические рекомендации ФАС Московского округа и т.д.).
Наделяем полномочиями
В каждой компании необходимы должностные инструкции, детально регламентирующие права и обязанности сотрудников фирмы в их непосредственных взаимоотношениях с третьими лицами и налоговыми органами. Вызвано это различиями в реализуемых функциях как по горизонтали, так и по вертикали. В частности, на примере выездной налоговой проверки такое разделение означает следующее.
Сотрудникам, непосредственно не участвующим в экономической деятельности, необходим только некий минимум знаний, включающий в себя информацию о базовых полномочиях налоговиков (когда могут прийти, что должны предъявить, к кому нужно обратиться при появлении сотрудников ФНС и пр.).
С представителями фискальной службы обязаны общаться работники бухгалтерии и юридической службы, которые обладают наиболее полными знаниями в области налогового законодательства. Это позволит контролировать правильность проведения проверки.
Однако не следует забывать и об уровнях ответственности и полномочиях различных должностных лиц организации при принятии решений.
Все решения должны приниматься на уровне менеджмента компании, но никак не рядовыми сотрудниками фирмы. В частности, бухгалтер, заметив серьезную ошибку проверяющего, должен не указать на нее сразу, а сообщить своему руководителю. Впоследствии эта ошибка может иметь значение для оспаривания результатов всей проверки.
Именно на уровне руководителя складывается своего рода мозаика из различных сведений, получаемых им от подчиненных, на основе которой он, обладая всей накопленной информацией, может принять верное решение.
Сотруднику же, знающему только свой узкий участок, такое не под силу. И это относится не только непосредственно к периоду проверки, но и ко времени до нее: зачастую главные бухгалтеры намеренно допускают незначительные промахи в учете, обоснованно предполагая, что инспектор, выполняя план, удовлетворится малым без проведения доскональных мероприятий налогового контроля. При этом без внимания могут остаться гораздо более крупные недочеты.
Что касается общего подхода, то при разработке любого локального нормативного акта следует понимать, что основным условием его применимости на практике является детальное описание регламентируемых отношений.
Перефразируя положения Налогового кодекса, можно сказать, что внутренние документы компании должны быть составлены таким образом, чтобы каждый точно знал, какие действия, когда и в каком порядке он должен совершить. Только в этом случае руководство организации может ожидать четкого исполнения всеми сотрудниками своих обязанностей на закрепленном за ними участке, что в конечном итоге является залогом успеха деятельности фирмы в целом.
Для проектов договоров предусматриваются три обязательных согласования:
Юридическая служба
Определяет наличие либо отсутствие правовых препятствий для заключения сделки, соответствие ее действующему законодательству.
Финансовая служба
Осуществляет контроль за соответствием расходов на совершение сделки бюджету организации, необходимостью и возможностью совершения платежа в предусмотренном размере.
Бухгалтерия
Дает заключение о соответствии условий договора законодательству о налогах и сборах, возможных отрицательных налоговых последствиях.
В зависимости от предмета договора согласование осуществляется иными службами организации (отделом снабжения, службой внешнеэкономической деятельности и пр.).