Персональный компьютер на рабочем столе бухгалтера решительно потеснил шариковую ручку и калькулятор, на большинстве предприятий учет ведется с помощью компьютерной программы. Но тем не менее значительная часть отечественных бухгалтеров продолжает использовать и калькулятор, и шариковую авторучку наряду с автоматизацией, особенно в период подготовки бухгалтерской отчетности. И тому есть серьезные причины.
Если в информационной базе отсутствуют некоторые данные, так как они своевременно не были туда внесены, то никакая программа не сможет правильно сформировать отчет. Нередко бывает необходимо вручную внести некоторые сведения. Например, в декларацию по транспортному налогу — о транспортных средствах: их виды, номера государственных регистрационных знаков, объем налогооблагаемой базы и т. д. Случается, что бухгалтеру нужно округлить некоторые числа в отчете не так, как это сделал компьютер.
Поэтому перед тем как распечатать подготовленную компьютером отчетность, важно ее просмотреть на экране и отредактировать в случае необходимости. При повторном автоматическом формировании регламентированного отчета внесенные ранее изменения должны учитываться, чтобы их не пришлось вносить заново. Иначе, если объем исправлений велик, бухгалтеру проще не связываться с автоматизацией, а заполнить регламентированный отчет вручную на бумажном бланке.
Учитывая эти тонкости, фирма «1С» в своей новейшей разработке — программе «1С:Бухгалтерия 8.0» — реализовала ряд возможностей, обеспечивающих качественно новый уровень автоматизации регламентированной отчетности.
1. Для формирования регламентированных отчетов полностью используются данные, содержащиеся в информационной базе бухгалтерского учета. При этом в новой программе стало значительно удобнее корректировать сформированные отчеты — пользователь вносит поправку к рассчитанному компьютером значению, и она при всех последующих заполнениях отчета будет применяться автоматически. При внесении поправок итоговые значения пересчитываются также автоматически. Если в соответствии с инструкцией или другим нормативным актом показатель форм отчетности заполняется только определенными значениями, то в «1С:Бухгалтерии 8.0» для такого показателя достаточно будет выбрать требуемое значение из выдаваемого на экран списка.
2. В формах бухгалтерской отчетности (баланс и приложения к нему) реализован механизм расшифровки сформированных значений: для выбранного показателя можно вывести таблицу, в которой будет показано, из остатков и оборотов по каким счетам состоит его значение.
3. Программа содержит функционально насыщенные, но в то же время простые в использовании средства формирования печатных форм. Готовый отчет можно просмотреть на экране компьютера и отметить только те листы, которые необходимо распечатать.
4. Сформированный регламентированный отчет можно записать в информационную базу программы, в специальный журнал. Он устроен аналогично журналам документов «1С:Бухгалтерии 8.0» и содержит вспомогательные средства, облегчающие пользователю поиск нужного отчета. Отчет, сохраненный в журнале, можно открыть на экране компьютера, исправить и заново распечатать.
С помощью журнала удобно формировать отчет для нового отчетного периода, если требуется использовать ранее внесенные исправления и дополнения. Например, для заполнения уже упомянутой декларации по транспортному налогу (и не только) можно воспользоваться предыдущей декларацией, в которой потребуется просто удалить сведения о транспортных средствах, снятых с учета, и добавить сведения о новых.
5. В зависимости от выбранного пользователем отчетного периода программа «1С:Бухгалтерия 8.0» автоматически подбирает соответствующую редакцию формы: действующую — для представления текущей отчетности, или устаревшую — для просмотра ранее сданных отчетов или для формирования исправительной отчетности за прошлые периоды времени. В сложных случаях выбор за бухгалтером.
Сейчас широкое распространение получила практика представления отчетности в налоговые органы в электронном виде. Программа «1С:Бухгалтерия 8.0» предоставляет возможность выгрузки данных отчетности в электронном виде по утвержденным форматам.
Выгрузка может выполняться как для отдельного отчета, так и для группы отчетов: например, можно выгрузить сразу всю квартальную отчетность. В программе предусмотрена предварительная проверка данных на отсутствие ошибок, предоставляются удобные механизмы для поиска и исправления ошибок в исходных данных.
Фирма «1С» считает своей задачей максимально упростить для пользователей сдачу отчетности в электронном виде, поэтому сотрудничает по вопросам ее представления с ФНС. В результате сформированная в программах «1С» отчетность (в том числе и с двухмерным штрихкодом) без проблем принимается налоговыми инспекциями.