Отсутствие у большинства отечественных предприятий стратегии развития информационных технологий и концепции построения информационных систем управления приводит к недостоверности оценки результатов деятельности, невозможности подчас провести полный анализ, значительным потерям. Создание централизованной системы нормативно-справочной информации — первый шаг на пути повышения эффективности бизнеса.
Красивые слова о стратегии и концепции позволяют рисовать заманчивые перспективы. А проза жизни, из которой они произрастают, в том, что, например, отдел продаж компании не может согласовать отчет с бухгалтерией. Продано таких-то товаров на такую-то сумму таким-то потребителям. А бухгалтер не может понять, какие товары и кому проданы. В его документах и справочниках учетной системы таких названий нет. Попробуй оперативно сопоставить, что, где и как называется.
Подобные казусы встречаются и на производстве. Конструкторы разработали в полном соответствии с Единой системой конструкторской документации рабочие чертежи одного изделия. При вводе в производство технологи измучились с ним и стали между собой называть его «хана», поскольку велика была вероятность нарушения всех предписанных для работы сроков. Словечко прижилось, кстати, на японском оно означает цветок. И вырос этот цветок в технологической документации. Потом все долго разбирались, что сконструировали, а что произвели.
Создание единых обслуживающих центров по расчету заработной платы всех сотрудников компании, подчас имеющей территориально удаленные друг от друга подразделения, или централизованного материально-товарного снабжения, ремонта оборудования требует единой централизованной системы нормативно-справочной информации (НСИ).
Даже если в различных структурах используется одна и та же система, не факт, что все справочники и классификаторы в них одни и те же. Применение нескольких видов номенклатурных наименований для одних и тех же товарно-материальных ценностей приводит к тому, что отделы не понимают друг друга. И это проблема не автоматизации, не информационных технологий. Да и решить ее самостоятельно айтишники не могут. Создание централизованной системы нормативно-справочной информации требует в первую очередь принятия административно-организационных мер. Поэтому единая система нормативно-справочной информации — четко налаженный бизнес-технологический механизм.
Система НСИ
Стратегической целью создания системы управления НСИ является повышение эффективности управления предприятием за счет совершенствования информационного обеспечения бизнес-процессов и снижения затрат на ведение НСИ путем организации единой точки входа для управления справочной информацией, используемой всеми системами компании.
Единая централизованная система нормативно-справочной информации содержит все нормативные документы компании, справочники, классификаторы, словари, образующие единое информационное пространство.
Для создания системы НСИ необходимы организационные подразделения (или отдельные сотрудники в небольших компаниях), система регламентов для ведения, сопровождения, контроля процессов преобразования и анализа данных. Кроме того, система НСИ включает в себя комплекс технических и программных средств для накопления, хранения, внесения изменений и обеспечения доступа к данным.
Единая система нормативно-справочной информации призвана решать комплекс задач. Среди них:
-
централизация информационных потоков;
-
обмен данными между разными базами данных;
-
синхронизация нормативно-справочной информации между территориально-распределенными организационными структурами компании;
-
приведение данных к единому формату;
-
сопоставление и проверка данных.
Так, синхронизация нормативно-справочной информации позволяет централизованно рассылать ее с учетом внесенных дополнений и поправок всем структурам компании, включая и территориально удаленные.
При создании системы НСИ и дальнейшем ее использовании важно исключить из процесса воздействие человеческого фактора, который может оказывать влияние как на оперативность предоставления информации, так и на ее достоверность. Для этого нужны специально разработанные документы, то есть разные политики, концепции, регламенты, правила, формы отчетности.
Единые справочники
Правильная организация справочников позволяет увеличить точность планирования, повысить эффективность реализации планов, уменьшить число конфликтов со структурными подразделениями компании, с партнерами, сократить сроки оформлеия различного рода договоров, а также расширить возможности аналитического учета и повысить достоверность результатов анализа и эффективность принимаемых решений.
Например, один из наиболее сложных справочников в производственных компаниях — справочник материально-технических ресурсов, на основе которого строится вся система управления ими.
От руководства и технического персонала требуются специальные знания и опыт, так как все управленческие решения связаны с производственными рисками и большими финансовыми затратами. Эффективное управление материально-техническими ресурсами обусловливает повышение конкурентоспособности предприятия.
При создании справочников необходимо решить такие важные задачи, как нормализация и классификация записей в соответствии с регламентными документами.
Нормализация записей предполагает приведение наименований к стандартизованному виду, поиск и выделение дублированных, неполных, некорректных или противоречивых записей.
Классификация записей справочника — создание рубрик и распределение записей справочника по ним.
Кроме того, надо организовать систему (правила и регламенты) кодирования записей в справочниках и быстрого и удобного перехода от одного справочника к другому.
Автоматизация
Необходимое условие создания системы НСИ — интеграция вокруг нее всех имеющихся на предприятии автоматизированных систем. Именно наличие системы НСИ позволит организовать интегрированный процесс управления деятельностью компании, в который входят планирование, исполнение планов, учет, анализ и принятие на его основе решений (см. схему).
Одни компании пытаются разрешить проблемы по созданию системы НСИ самостоятельно и вручную. Распечатывают справочники, сопоставляют между собой записи, строят таблицы согласований и т.д. Но при этом ошибок не избежать.
Другие компании покупают и осваивают специализирован-ные программные продукты — системы управления нормативно-справочной информацией (MDM, Master Data Management — управление основными данными). Многие решения реализованы в виде модулей ERP-систем. Но имеются и специализированные программные продукты отечественных разработчиков.
Внедрение системы управления нормативно-справочной информацией позволяет:
-
централизованно вести и хранить справочники и классификаторы на основе разработанных корпоративных стандартов классификации и кодирования;
-
обеспечивать консолидацию и расширение справочников и классификаторов, однократный ввод справочных данных, распределенный доступ пользователей к этим данным;
-
устранять дублирование справочных данных;
-
упрощать поиск объектов (в том числе по техническим характеристикам);
-
поддерживать НСИ в актуальном состоянии;
-
использовать единые коды НСИ для автоматизации сбора и анализа корпоративной отчетности;
-
сокращать рутинные операции.
Создавая систему корпоративной нормативно-справочной информации и управления ею, важно не потерять нормативно-справочную информацию самого процесса создания и дальнейшей эксплуатации системы.
Облегчить решение задачи организации системы управления нормативно-справочной информацией помогут консультанты, основная деятельность которых и заключается в создании таких систем.