Инвентаризация основных средств

Основные средства — неотъемлемая часть имущества большинства организаций. В отношении таких объектов, как и любого другого имущества, должны быть обеспечены учет и контроль. Соответствие фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета регулярно проверяется инвентаризацией. О методике проведения инвентаризации основных средств и оформлении ее результатов рассказывается в данной статье.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, допускает проведение инвентаризации основных средств один раз в три года;

— при смене материально ответственных лиц;

— если были выявлены факты хищения основных средств;

— если основные средства были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Организации очень часто проводят инвентаризацию основных средств и в случаях переезда или при внедрении новых программных продуктов и систем управления предприятием.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов, способных оценить состояние основных средств (например, инженеров, техников). Приказом о проведении инвентаризации руководитель организации назначает членов инвентаризационной комиссии, определяет виды имущества, которое будет инвентаризироваться (основные средства, нематериальные активы, денежные средства и т.д.), даты начала и окончания проведения инвентаризации.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей, дают расписки в том, что все поступившие основные средства оприходованы, выбывшие — списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Учет результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации отражают в описи основных средств (форма № ИНВ-1). Если же данные описи или акта отличаются от данных бухгалтерского учета (например, выявлены недостачи или излишки механизмов и оборудования), бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18).

Расхождения фактического наличия основных средств с данными бухгалтерского учета, выявленные в ходе инвентаризации, должны быть обобщены. Для этого используют ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).

Справка

Формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России от 18.08.98 № 88 и от 27.03.2000 № 26 (в части формы № ИНВ-26).

В бухгалтерском учете итоги инвентаризации отражаются следующим образом.

Если выявлены ранее не учтенные объекты основных средств, то их необходимо поставить на учет по первоначальной стоимости, которая определяется текущими рыночными ценами, с зачислением соответствующей суммы на прочие доходы. Амортизация будет начисляться исходя из первоначальной стоимости и установленного срока полезного использования. В налоговом учете стоимость излишков имущества, выявленных в ходе инвентаризации, признается в составе внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Если была обнаружена недостача объектов основных средств, то материально ответственные лица должны объяснить этот факт. Только после этого руководитель организации принимает решение о снятии с учета недостающих объектов. Сумма недостач может быть отнесена на виновное лицо, если оно установлено.

При этом работодатель, учитывая конкретные обстоятельства, при которых был причинен ущерб, может полностью или частично отказаться от взыскания его с виновника (ст. 240 ТК РФ).

Если виновники не установлены, то должны быть получены соответствующие подтверждающие документы: решение следственных или судебных органов.

Для целей бухгалтерского учета убытки от списания недостач основных средств учитываются в составе прочих расходов.

Для целей налогового учета согласно подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ убытки в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, а также убытки от хищения, виновники которых не установлены, признаются внереализационными расходами. Факт хищения при этом должен быть подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти.

Штриховое кодирование

Эффективным методом сокращения трудоемкости процессов инвентаризации товарно-материальных ценностей является применение технологии штрихового кодирования и идентификации объектов.

Суть данного метода такова. Каждый объект учета вместо нанесения инвентарного номера краской, которое по части эстетики слегка пугает, маркируется самоклеящейся этикеткой с инвентарным номером в виде штрихкода. Оторвать и переклеить этикетку на менее ценный с точки зрения бухгалтерского учета объект имущества без изменения ее внешнего вида невозможно.

Весь процесс с использованием данной технологии заключается в следующем. В автоматизированной системе финансово-хозяйственной деятельности, используемой в организации, присутствует раздел учета основных средств. Данные из этого раздела с помощью специального программного модуля выгружаются в терминал сбора данных. Наряду с этим с помощью принтера печати этикеток формируются этикетки инвентарных объектов и их местонахождений, содержащие штриховые коды, однозначно идентифицирующие эти объекты. Инвентаризация осуществляется посредством терминала сбора данных (терминал), автоматически считывающего штриховые коды с этикеток и отображающего всю имеющуюся в базе данных информацию о конкретном объекте учета. По сути это электронная инвентарная карточка основного средства. В процессе инвентаризации информация об идентифицированных объектах накапливается в терминале и не может быть изменена лицом, проводящим инвентаризацию. Накопленные данные впоследствии автоматически загружаются в упомянутый программный модуль, в котором производится:

— сравнение учетных данных о состоянии инвентарных объектов и их местонахождении с фактическими данными инвентаризации;

— актуализация информации по инвентарным объектам и их местонахождению;

— формирование инвентаризационной описи и других форм отчетности по результатам инвентаризации.

Многие организации, использующие данную технологию, уже почувствовали все преимущества нового метода. Данное решение позволяет:

— сократить временные издержки на проведение инвентаризации;

— минимизировать трудовые затраты;

— уменьшить вероятность исчезновения имущества;

— избавиться от неточностей при приеме или выбытии основных средств;

— выявить прямые злоупотребления материально ответственных лиц;

— обеспечить контроль над составом, местонахождением и перемещением объектов имущества.

Методика проведения инвентаризации

Методика проведения инвентаризации включает следующие этапы.

• описание подробного плана проведения инвентаризации основных средств и согласование его с руководством компании;
• подготовка приказов о проведении инвентаризации, создание комиссии;
• приобретение технических средств, необходимых для проведения инвентаризации, и их настройка/доработка.

На данном этапе очень важно выявить все основные средства, подлежащие инвентаризации, и очень подробно составить план.

• выявление фактического наличия основных средств;
• формирование инвентаризационных описей, в том числе (по запросу) по арендуемым основным средствам и находящимся в компании на ответственном хранении;
• присвоение инвентарных номеров;
• расклейка инвентарных номеров.

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• подготовка сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств;
• проверка данных, содержащихся в актах и описях;
• выяснение причин отклонений, анализ данных, подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации.

• составление подробного отчета с указанием результатов инвентаризации и их анализом;
• отражение в учете результатов инвентаризации.

Проведение инвентаризации основных средств — очень важный для организации процесс, который зачастую вскрывает большое количество проблем и требует более детальной доработки бизнес-процессов в компании.