На основании каких документов руководитель принимает решение о выплате или об отказе в выплате материальной помощи? Надо ли оформлять приказ, или достаточно резолюции на заявлении работника? Как учитывается материальная помощь в целях налогообложения в 2010 г.?
Работник написал заявление о предоставлении материальной помощи в связи с предстоящей операцией. Руководитель издал приказ о выплате материальной помощи в размере 39 500 руб. Выплата произведена в 2010 г. На время лечения работник взял ежегодный оплачиваемый отпуск. После операции он представил квитанцию об оплате материалов, необходимых для операции, и эпикриз. В эпикризе стоит только подпись лечащего врача, печати нет. Имеет ли силу такой документ и какие еще нужны документы, подтверждающие проведение операции? Как предоставление материальной помощи повлияет на налогообложение предприятия?
Оформление
Материальная помощь, как правило, не связана с хозяйственной деятельностью организации, ее выплата не зависит от результатов работы, квалификации работника, количества и качества затраченного труда. Она носит социальный характер и предназначена поддержать нуждающегося работника в сложной ситуации. Материальная помощь не является оплатой труда (ст. 129 ТК РФ).
Поскольку выплата материальной помощи социального характера связана с каким-либо событием у конкретного работника, то для ее осуществления прежде всего требуется заявление самого работника о том, что ему необходима помощь.
В заявлении указывается обстоятельство, в связи с которым работник рассчитывает на помощь (в данном случае — операция). Кроме того, к заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих основание для обращения за материальной поддержкой (при наличии).
На основании заявления работника руководитель организации принимает решение о выплате или об отказе в выплате материальной помощи работнику. В каждой организации свой порядок ведения документооборота. Как правило, в соответствии с обычаями делового оборота решение руководителя о выплате материальной помощи оформляется приказом. Унифицированной формы такого приказа не существует. В то же время закон не содержит формальных требований к тому, должно ли распоряжение денежными средствами предприятия в виде выдачи материальной помощи оформляться приказом руководителя либо достаточно резолюции на заявлении работника. Поэтому мы считаем, что распоряжение руководителя о выплате материальной помощи может быть оформлено как отдельным документом — приказом, так и резолюцией на заявлении работника.
На практике встречаются эпикризы как с печатью и проставленным штампом учреждения, так и без них. Поскольку сотрудник на время операции не брал больничный (находился в очередном отпуске), не заключал договор с медицинским учреждением, полагаем, что заявления от работника, эпикриза и квитанции об оплате материалов, необходимых для проведения операции, достаточно.
Налог на прибыль
В соответствии с п. 23 ст. 270 Налогового кодекса РФ материальная помощь, оказанная сотруднику, в составе расходов для целей налогообложения прибыли не учитывается (см. письмо Минфина России от 27.08.2009 № 03-03-06/1/549).
НДФЛ
В статье 217 НК РФ приведен исчерпывающий перечень доходов, не подлежащих налогообложению для целей исчисления НДФЛ. Среди них также поименованы доходы, не превышающие 4000 руб., полученные в виде сумм материальной помощи, оказываемой работодателями работникам (п. 28). Исходя из сказанного считаем, что оказанная материальная помощь сотруднику облагается НДФЛ за вычетом 4000 руб., то есть налоговая база для целей исчисления налога составит 35 500 руб.
Страховые взносы
Перечень выплат и вознаграждений, не облагаемых страховыми взносами (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», далее — Закон № 212-ФЗ), исчерпывающий и расширительному толкованию не подлежит.
В пункте 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ сказано, что не подлежат обложению суммы материальной помощи, оказываемой работодателями работникам, не превышающие 4000 руб. на одного работника за расчетный период. Расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год (ч. 1 ст. 10 Закона № 212-ФЗ).
Таким образом, по аналогии с обложением НДФЛ с суммы материальной помощи, оказанной сотруднику (за минусом 4000 руб.), должны быть исчислены и уплачены страховые взносы.
Обратите внимание, что Минфин России в письме от 19.10.2009 № 03-03-06/2/197 отметил, что «страховые взносы, уплачиваемые в соответствии с Законом № 212-ФЗ, учитываются в целях налогообложения прибыли по самостоятельному основанию, и при этом их признание в целях налогообложения прибыли не зависит от того обстоятельства, учитываются или нет в составе расходов в целях налогообложения прибыли конкретные выплаты в пользу физических лиц».
Иными словами, независимо от того, что оказанная материальная помощь не может быть учтена для целей налогообложения прибыли, организация должна исчислить и уплатить в бюджет соответствующую сумму страховых взносов. И уже эти суммы страховых взносов организация может учесть в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль.
Страховые взносы от несчастных случаев и профессиональных заболеваний
Согласно п. 3 постановления Правительства РФ от 02.03.2000 № 184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» объектом обложения страховыми взносами является начисленная по всем основаниям оплата труда работников.
В пункте 4 данного постановления предусмотрено, что страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденным постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765 (далее — Перечень). Перечень выплат считается закрытым и расширительному толкованию не подлежит.
Из приведенных норм следует, что выплаты, не признаваемые оплатой труда, но не поименованные в Перечне, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Перечень содержит только две ситуации, при которых оказанная материальная помощь не облагается страховыми взносами от несчастных случаев и профзаболеваний, а именно:
— в связи с чрезвычайными обстоятельствами в целях возмещения вреда, причиненного здоровью и имуществу граждан, на основании решений органов государственной власти и органов местного самоуправления, иностранных государств, а также правительственных и неправительственных межгосударственных организаций, созданных в соответствии с международными договорами Российской Федерации (п. 7 Перечня);
— в связи с постигшим их стихийным бедствием, пожаром, похищением имущества, увечьем, а также в связи со смертью работника или его близких родственников (п. 8 Перечня).
Вывод о том, что страховые взносы от несчастных случаев и профзаболеваний должны начисляться в ситуациях, когда выплаты хотя и не связаны с результатами трудовой деятельности, но составляют доход застрахованных лиц и прямо не указаны в Перечне, представлен в письме Фонда социального страхования РФ от 10.10.2007 № 02-13/07-9665.
Следовательно, сумма, предоставленная сотруднику в виде материальной помощи, включается в базу для исчисления страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний на общих основаниях.