Понятие «материальная помощь» пришло к нам из советских времен, когда у организаций появилась возможность оказывать своим работникам безвозмездную денежную помощь в сложных ситуациях. Рассмотрим порядок документального оформления, учета и налогообложения таких выплат.
По своему характеру материальная помощь, которую работодатель выплачивает своим работникам, может быть единовременной и регулярной.
Единовременная материальная помощь выплачивается отдельным работникам организации по семейным обстоятельствам, на оплату лечения, на погребение, к юбилейным датам, в связи с тяжелым материальным положением и т.д. Она имеет индивидуальную форму, единовременный характер и не входит в систему оплаты труда работников.
Если материальная помощь предоставляется всем или большинству работников на регулярной основе, то такую выплату можно назвать регулярной материальной помощью.
Основная отличительная черта регулярной материальной помощи — ее регулярность. Она может выплачиваться к отпуску сотрудника, к его дню рождения, к Новому году или к другому празднику (например, ко дню строителя). В этом случае регулярность выплаты — один раз в год.
Другой отличительный признак — регулярную материальную помощь получает большинство сотрудников или абсолютно все работники фирмы.
Согласно трудовому законодательству различные системы стимулирующих доплат и надбавок могут быть установлены работодателем или предусмотрены коллективным договором (ст. 144 ТК РФ).
Следовательно, выплату материальной помощи, которая производится по приказу руководителя или на основании коллективного договора регулярно всем или большинству сотрудников, можно рассматривать как систему надбавок или доплат к заработной плате.
В этом случае материальная помощь скорее является скрытой формой материального стимулирования работника, чем денежной помощью сотруднику в сложных житейских ситуациях.
Документальное оформление
Материальная помощь выдается по распоряжению руководителя организации на основании личного заявления работника. В заявлении работник должен указать обстоятельства, в связи с которыми он рассчитывает получить от организации денежную помощь. К заявлению следует приложить те документы, которые подтверждают наличие особых обстоятельств у работника. Это могут быть свидетельство о смерти близкого родственника и документы, подтверждающие родство, справка из милиции о краже имущества, свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребенка и т. д.
Если сотрудник просит выдать ему материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением, то никаких документов прилагать к заявлению не нужно.
Выдать или не выдать материальную помощь сотруднику, решает руководитель организации. В случае положительного решения этого вопроса руководитель издает приказ о выплате сотруднику материальной помощи. Унифицированной формы такого приказа не существует.
В приказе должны быть указаны размер денежной суммы, которую получит сотрудник, и срок ее выплаты из кассы организации.
Затем приказ руководителя поступает в бухгалтерию, где оформляется расходный кассовый ордер.
Пример 1
26 апреля 2010 г. сотрудник ООО «Байкал» (ОКПО 18756423) А.А. Абрамов (таб. № 147) обратился к руководителю организации с просьбой оказать ему материальную помощь в связи со смертью матери. К заявлению сотрудник приложил копию свидетельства о смерти.
На основании заявления А.А. Абрамова руководитель ООО «Байкал» И.И. Иванов издал приказ от 27.04.2010 № 54 о выплате сотруднику материальной помощи в размере 10 000 руб. не позднее 28 апреля 2010 г.
Регулярная материальная помощь начисляется работникам на основании положений коллективного договора или приказа руководителя. Как правило, в этом случае заявления работника о предоставлении материальной помощи не требуется.
Бухгалтерский учет
Выплата материальной помощи осуществляется за счет текущих оборотных средств. В этом случае материальная помощь включается в состав внереализационных расходов и отражается по дебету счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы».
Расчеты с работниками, которые не связаны с оплатой труда, учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В том случае, если материальная помощь выдается бывшим работникам организации, для отражения расчетов с ними используется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Запись на счетах бухгалтерского учета делается на основании приказа руководителя.
Пример 2
Используем условия примера 1.
В бухгалтерском учете ООО «Байкал» были сделаны такие записи:
Дебет 91-2 Кредит 73
— 10 000 руб. — отражена сумма материальной помощи, которая причитается работнику на основании приказа руководителя;
Дебет 73 Кредит 50
— 10 000 руб. — материальная помощь выдана работнику из кассы организации.
Что касается регулярной материальной помощи, которая является по своей сути доплатой к заработной плате, ее начисление отражается в учете по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Налогообложение
НДФЛ
Порядок обложения материальной помощи налогом на доходы физических лиц зависит от тех обстоятельств, в связи с которыми она была выплачена сотруднику.
Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ суммы единовременной материальной помощи, которая оказана:
-
физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств, в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью независимо от источника выплаты. По мнению специалистов Минфина России, к членам семьи работника относятся супруг, родители (усыновители) и дети, в том числе усыновленные (письма Минфина России от 16.09.2004 № 03-05-01-04/12 и от 08.02.2002 № 04-04-06/2). Именно такой перечень приведен в ст. 2 Семейного кодекса РФ. Следовательно, ни брат, ни сестра, ни родители супруги или супруга не являются членами семьи. В то же время суд может признать этих совместно проживающих родственников членами семьи (постановление ФАС Центрального округа от 11.09.2003 № А35-929/03-С2);
-
физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате террористических актов на территории РФ, независимо от источника выплаты;
-
работнику организации или бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена его семьи;
-
работодателем членам семьи умершего работника или работника, вышедшего на пенсию;
-
работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
В вышеперечисленных случаях (за исключением последнего) помощь не облагается НДФЛ в любой сумме. Во всех остальных случаях не нужно удерживать НДФЛ с суммы материальной помощи, оказанной работодателем своему работнику или бывшему работнику, который уволился в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по старости, только в пределах 4000 руб. за налоговый период, то есть за календарный год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Таким образом, суммы материальной помощи, не превышающие за налоговый период 4000 руб. и выплаченные работодателем своим работникам, освобождаются от налогообложения.
Суммы материальной помощи, превышающие 4000 руб., подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
При этом необходимо ежемесячно вести учет сумм выплаченной материальной помощи нарастающим итогом (письмо Минфина России от 02.04.2007 № 03-04-06-02/55).
Пример 3
На основании заявления работнику была предоставлена материальная помощь в январе в размере 2000 руб. и в феврале — 2500 руб. В налогооблагаемый доход работника была включена материальная помощь в размере 500 руб. (2000 руб. + 2500 руб. – 4000 руб.).
В апреле организация выдала работнику материальную помощь в связи со смертью брата в размере 1000 руб. Так как брат не относится к членам семьи, то указанная сумма материальной помощи была включена в налого-облагаемый доход сотрудника.
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль суммы материальной помощи, выплаченные сотрудникам организации, не учитываются (п. 23 ст. 270 НК РФ). При этом не имеют значения причины ее выплаты. Такого мнения придерживаются как налоговики (письмо УМНС России по г. Москве от 13.05.2004 № 26-12/33185), так и чиновники Минфина России (письма от 27.08.2009 № 03-03-06/1/549, от 11.02.2009 № 03-03-06/1/49 и от 20.02.2008 № 03-03-06/1/120).
Это утверждение в полной мере относится и к материальной помощи, выплачиваемой организацией своим бывшим работникам — пенсионерам (письмо Минфина России от 21.05.2008 № 03-04-05-01/172), а также в связи с рождением ребенка (письмо УФНС России по г. Москве от 15.05.2008 № 21-11/046557).
Поддерживают официальную позицию и некоторые суды (постановления ФАС Уральского округа от 17.02.2009 № Ф09-465/09-С2 и от 13.10.2008 № Ф09-7305/08-С2).
В бухгалтерском учете расходы, связанные с выплатой материальной помощи, признаются в полном объеме.
В результате того что в бухгалтерском учете сумма расходов больше, чем в налоговом учете, возникает постоянная разница. На основе этой разницы необходимо сформировать постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»).
Пример 4
Используем условия примера 1.
Так как сумма материальной помощи, начисленная А.А. Абрамову, не учитывается при расчете налога на прибыль, то на основании возникшей постоянной разницы бухгалтер ООО «Байкал» сформировал постоянное налоговое обязательство в размере 2000 руб. (10 000 руб. х 20%).
В бухгалтерском учете была сделана следующая запись:
Дебет 99, субсчет «ПНО» Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 2000 руб. — сформировано постоянное налоговое обязательство.
Однако если предоставление материальной помощи прописано в трудовом договоре и выплачивается она за производственные показатели или к отпуску, то есть вероятность, что организации удастся отстоять правомерность учета такой выплаты в расходах на оплату труда при расчете налога на прибыль. В частности, такой вывод сделали судьи в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 05.08.2009 по делу № А13-12387/2008, от 10.04.2006 № А44-3851/2005-9, Центрального округа от 09.03.2004 № А09-7432/03-29, Волго-Вятского округа от 30.09.2008 № А29-813/2008 и от 15.09.2005 № А82-7994/2004-27.
При этом арбитры не приняли во внимание ссылку инспекции на положения п. 23 ст. 270 НК РФ, поскольку в названной норме говорится не обо всех расходах в виде материальной помощи, а только о таких, которые нельзя признать расходами на оплату труда (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.04.2006 № А44-3851/2005-9).
Делаем вывод: регулярная материальная помощь может быть учтена при расчете налога на прибыль в качестве расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ.
Учтите, что с подобным выводом налоговые органы вряд ли согласятся. Поэтому свою позицию организации скорее всего придется отстаивать в суде.
Справка Факт стихийного бедствия или другого чрезвычайного события и явления должен быть подтвержден соответствующими документами. В качестве таких документов можно использовать справки из официальных органов (ДЭЗа, СЭС, органов МВД и др.). Страховые взносы С 1 января 2010 г. налогоплательщики обязаны уплачивать страховые взносы во внебюджетные фонды в отношении выплат работникам по трудовым договорам (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», далее — Закон № 212-ФЗ). Это в полной мере относится и к суммам материальной помощи, которые организация выплачивает своим работникам. Следовательно, в общем случае организации обязаны начислять страховые взносы на суммы материальной помощи. При этом не имеет значения, учитываются подобные выплаты при расчете налога на прибыль или нет. Частью 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ установлен перечень выплат, которые не облагаются страховыми взносами. В частности, в п. 3 перечислены суммы единовременной материальной помощи, на которые страховые взносы начислять не следует. В любой сумме не облагается страховыми взносами материальная помощь, выплаченная:
Взносы на страхование от несчастных случаев Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний рассчитываются в соответствии с Правилами начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденными постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184. Согласно п. 3 указанных Правил страховые взносы начисляются на оплату труда работников, начисленную по всем основаниям. Иными словами, вопрос о начислении взносов на страхование от несчастных случаев напрямую зависит от того, связаны выплаты с оплатой труда или нет. Поэтому существует точка зрения, что на материальную помощь, которая не носит регулярного характера, выплачивается в индивидуальном порядке и не связана с оплатой труда, взносы на страхование от несчастного случая начислять не нужно. В некоторых случаях арбитражные суды поддерживают такую позицию (постановления ФАС Московского округа от 30.08.2004 № КА-А40/7250-04, Уральского округа от 04.03.2003 № Ф09-425/03-АК, от 23.07.2004 № Ф09-2908/04-АК и Восточно-Сибирского округа от 20.12.2002 № А74-2592/02-К2-Ф02-3736/02-С1). Однако специалисты Фонда социального страхования придерживаются иной позиции. Они считают, что при начислении страховых взносов необходимо учитывать положения постановления Правительства РФ от 07.07.99 № 765. В нем приведен перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы. Среди прочих упомянута материальная помощь, которая выплачивается работникам в связи:
И довольно часто их поддерживают арбитражные суды (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.06.2005 № А78-7507/04-С2-28/601-Ф02-1951/05-С2, Западно-Сибирского округа от 13.05.2002 № Ф04/1564-452/А45-2002 и Дальневосточного округа от 26.11.2003 № А03-А15/03-2/2806). Объясняется такой подход очень просто. Раньше при начислении взносов в ФСС России работодатели руководствовались совместным постановлением Госкомтруда СССР № 358 и Секретариата ВЦСПС СССР № 16-28 от 03.09.90
Среди прочих видов выплат упоминались пособия, выдаваемые в качестве материальной помощи (п. 3 Перечня). На эти выплаты взносы в ФСС России не начислялись. Однако вскоре специалисты Минтруда и ФСС России заметили, что работодатели используют материальную помощь не в качестве единовременных выплат по заявлению работника, а по решению руководства организации материальная помощь выплачивается большинству или всем работникам организации. Они оценили эти выплаты как скрытые формы оплаты труда, на которые следует начислять страховые взносы (письма Минтруда России от 04.12.96 № 202-13, от 31.12.96 № 288-6 и ФСС России от 14.02.97 № 054/141-97). В результате было принято постановление Правительства РФ № 765, которое перекрыло лазейки для любителей минимизировать налоги. Теперь страховые взносы на страхование от несчастных случаев нужно начислять на все виды материальной помощи, за исключением экстренных случаев ее выплаты.
Важно Не облагается страховыми взносами материальная помощь, которая выплачивается физическим лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Например, материальная помощь бывшим работникам. Справка Согласно ст. 3 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ страховой взнос — обязательный платеж по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, рассчитанный исходя из страхового тарифа, скидки (надбавки) к страховому тарифу, который страхователь обязан внести страховщику, а страховой тариф — ставка страхового взноса с начисленной оплаты труда по всем основаниям (дохода) застрахованных.
Учет матпомощи при расчете среднего заработка При расчете среднего заработка для оплаты рабочих дней или дней отпуска учитываются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда, применяемой в организации (п. 2 Положения об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). В то же время выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, при расчете среднего заработка не учитываются. Единовременная материальная помощь никак не связана с оплатой труда. Она носит единовременный характер и не зависит от трудовых успехов работника. Это благотворительная помощь, которую оказывает предприятие своему работнику. Поэтому суммы единовременной материальной помощи не учитываются при расчете среднего заработка. Несмотря на то что по своей сути регулярная материальная помощь — это часть системы оплаты труда, она также не учитывается при расчете среднего заработка (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства № 922). При расчете среднего заработка для выплаты социальных пособий работодатели руководствуются другим документом — Положением об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375. Согласно п. 2 этого документа в средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу работника, которые включаются в базу для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды. Никаких исключений из этого правила нет. Следовательно, при расчете среднего заработка для расчета социальных пособий материальная помощь в сумме превышения годового лимита 4000 руб. учитывается в составе выплат. Но только при условии, что подобный вид материальной помощи не упоминается в п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и сумма материальной помощи была включена в базу для начисления страховых взносов.
Страховые взносы, начисленные на материальную помощь, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом не имеет значения, включена материальная помощь в расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль, или нет (письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/162).
На все другие виды материальной помощи страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний должны начисляться (письмо ФСС России от 10.10.2007 № 02-13/07-9665).
«Об утверждении перечня видов заработной платы и других выплат, на которые не начисляются страховые взносы и которые не учитываются при определении среднемесячного заработка для исчисления пенсий и пособий по государственному социальному страхованию».