Безусловно, правы вы. Более того, вашу позицию разделяет Минфин России. По мнению специалистов финансового ведомства, наличие приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, не является обязательным условием для документального подтверждения командировочных расходов в целях налогообложения (письмо от 14.09.2009 № 03-03-05/169).
В налоговом учете затраты на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они учитываются при расчете налога на прибыль, если, конечно, документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).
К налоговому учету принимается информация о хозяйственной операции, содержащаяся в первичных документах (ст. 313 и 314 НК РФ). По командировочным расходам такой операцией признается начисление задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на служебную поездку (списание подотчетной суммы с работника).
По такой хозяйственной операции первичным документом будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет. Поэтому датой признания расходов на командировки считается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Тем не менее бухгалтер не должен забывать, что к авансовому отчету обязательно прилагаются:
- командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
- документы о найме жилья;
- документы о расходах на проезд;
- документы об иных расходах.
Такой перечень необходимой первички установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Перечисленные документы должны быть составлены по унифицированным формам. Документ, унифицированная форма которого не разработана, должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Как показывает практика, некоторые инспекторы в ходе налоговых проверок для подтверждения командировочных расходов требуют служебное задание и отчет работника о выполненной в служебной поездке работе. Суды признают, что подобная первичка необязательна. ФАС Поволжского округа в постановлении от 16.10.08 № А55-1720/2008 отметил, что служебные задания и отчеты об их выполнении не являются документами, подтверждающими расходы. Это внутренние документы организации, составленные в одностороннем порядке.