Если отпуск генерального директора не превышает 28 календарных дней, то заменить его денежной компенсацией вы не можете. То, что директор не уходил в отпуск в течение пяти лет, является грубым нарушением трудового законодательства (ст. 124 ТК РФ).
Если с гендиректором заключен трудовой контракт, отношения с ним, в том числе порядок предоставления отпуска, регулируются нормами Трудового кодекса (ст. 11).
Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков установлен в ст. 122 ТК РФ. Такие отпуска предоставляются работникам ежегодно. Продолжительность — не менее 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ).
Перенесение отпуска с согласия работника на следующий рабочий год помимо случаев, установленных ч. 1 и 2 ст. 124 ТК РФ, допускается по производственной необходимости — если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска более двух лет подряд запрещено.
Замена всего отпуска денежной компенсацией запрещается
Рассмотрим возможность замены отпуска денежной компенсацией.
На сегодняшний день трудовое законодательство не позволяет полностью заменять отпуск компенсацией, за исключением случаев увольнения. При увольнении с работником производится окончательный расчет с учетом компенсации за неиспользованные отпуска.
В данной ситуации речь идет о компенсации отпуска в период работы. Денежной компенсацией можно заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска (как основного, так и дополнительного), превышающую 28 календарных дней (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Предоставление компенсации за часть отпуска, не превышающую 28 календарных дней, не соответствует закону. Об этом говорится и в постановлении Президиума ВАС РФ от 23.11.2010 № 10411/10 по делу № А40-42489/09-151-241. Также следует учесть, что некоторым категориям работников закон не позволяет заменять основной и дополнительный отпуск денежной компенсацией (беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Итак, полная замена отпусков за предыдущие пять лет (согласно письму) компенсацией ведет к нарушению норм Трудового кодекса. Поэтому вы можете заменить компенсацией лишь соответствующую сумму частей каждого такого отпуска. Допустим, отпуск составляет 30 календарных дней и работник не использовал его в течение пяти лет. Тогда компенсацию можно выплатить за десять календарных дней [(30 дн. – 28 дн.) х 5 лет].
Как оформить замену части отпуска денежной компенсацией
Для получения денежной компенсации взамен части отпуска работник должен написать заявление. Обращаем внимание, что такая замена — право, а не обязанность работодателя. Поэтому он может и отказать работнику.
На основании заявления работника работодатель издает приказ о замене части отпуска денежной компенсацией.
Унифицированная форма такого приказа не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. С приказом необходимо ознакомить работника под роспись.
Что касается рассматриваемого случая, полномочия по предоставлению отпуска руководителю, а значит, и по замене части отпуска компенсацией должны быть предусмотрены в уставе организации. В соответствии с ним этот вопрос может быть отнесен, например, к компетенции участников общества. Тогда возникает необходимость созыва общего собрания для принятия и оформления решения. И руководителю придется представить заявление в исполнительный орган общества.
Если же согласно учредительным документам данный вопрос отнесен к полномочиям руководителя, то, чтобы издать приказ о замене отпуска компенсацией, ему не надо писать заявление.
Кроме того, в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2) в раздел VIII «Отпуск» необходимо внести информацию о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией.
При данной замене соответствующие сведения необходимо отразить и в графике отпусков (унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Ответственность за нарушение трудового законодательства
В заключение поговорим об ответственности за нарушения законодательства в части предоставления отпуска. Заменяя весь отпуск денежной компенсацией, работодатель нарушает законодательство. При обнаружении данного факта, а также случаев непредоставления отпуска более двух лет подряд контролирующими органами руководитель либо организация могут быть привлечены к административному наказанию на основании ст. 5.27 КоАП РФ. Сейчас в ней предусмотрены следующие штрафы:
- для должностных лиц организации — 1000—5000 руб.;
- предпринимателя — 1000—5000 руб.;
- организации — от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того, должностному лицу, ранее подвергавшемуся административному наказанию за аналогичное правонарушение, могут назначить наказание в виде дисквалификации на срок от одного до трех лет.
Заметим, что законодатели неоднократно рассматривали вопрос об ужесточении наказания за нарушения норм трудового права. На сегодняшний день Госдума рассматривает законопроект № 535733-5 об увеличении санкций за подобные правонарушения. Штрафы планируются такие:
- для должностных лиц организации — 5000—10 000 руб.;
- предпринимателя — 10 000—15 000 руб.;
- организации — от 60 000 до 80 000 руб.
Очевидно, гендиректору следует более тщательно соблюдать график отпусков в качестве представителя работодателя по отношению к работникам и в отношении себя лично. Это позволит избежать нарушений трудового законодательства, в частности, в сфере реализации права работника на отдых.