Организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы в электронном виде, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе. Для целей исчисления налога на прибыль документ, оформленный в электронном виде, может являться документом, подтверждающим доходы и расходы налогоплательщика.
Обоснование
Первичный учетный документ может иметь электронный вид. На это указано в проекте нового Федерального закона «О бухгалтерском учете». Не исключено, что данный закон вступит в силу уже с 1 января 2012 г.
Согласно п. 7 ст. 9 действующего Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) бумажные копии документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде, подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», изготавливаются:
- на основании требований органов, осуществляющих контроль по законодательству Российской Федерации, суда и прокуратуры;
- для других участников хозяйственных операций.
В иных случаях изготавливать бумажные копии документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде, не требуется.
Таким образом, организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы в электронном виде, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе (письма Минфина России от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3, от 26.11.2009 № 03-02-08/85 и от 30.09.2008 № 03-02-07/1-383).
До недавнего времени не допускалось представлять в электронном виде счета-фактуры. С 3 июня 2011 г. выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи осуществляется в порядке, утвержденном приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.
Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвержден Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Так, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, он вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Между тем каких-либо нормативно-правовых актов, регулирующих порядок выставления и получения первичных документов в электронном виде, в настоящее время нет. Поэтому организации должны самостоятельно устанавливать такой порядок, согласовывая его со своими контрагентами. По нашему мнению, тот факт, что стороны будут обмениваться документами в электронном виде, следует закрепить в договоре. Кроме того, условие о ведении некоторых бухгалтерских документов в электронном виде необходимо оговорить в учетной политике организации.
Для электронного документооборота важна и техническая сторона, а именно наличие у контрагентов соответствующих совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи первичных документов в электронном виде.
Основанием для выполнения операций по счетам организации будут служить электронные документы, прошедшие проверку электронных цифровых подписей.
Хранение документов в электронном виде
В соответствии со ст. 17 Закона № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных исходя из правил организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения таких документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Для целей налогового учета срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, ограничивается четырьмя годами (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Первичные документы, другие документы бухгалтерского и налогового учета можно хранить и в электронном виде. При условии, что иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ. При этом необходимо обеспечить защиту документов от несанкционированных исправлений (ст. 314 НК РФ).
Минфин России в письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 отметил, что «хранение документов на машинных носителях информации следует осуществлять с применением электронной цифровой подписи, которая равнозначна собственноручной подписи на бумажном носителе». Обратите внимание на некоторые рекомендации по поводу хранения документов в электронном виде, представленные Минфином России в письме от 25.09.2009 № 02-06-00/4581. Рекомендации были адресованы Федеральному казначейству, однако, полагаем, ими может воспользоваться и коммерческая организация.
Минфин России считает целесообразным сопровождать хранение электронных документов хранением соответствующих электронных либо бумажных журналов учета, сертификатов ключей подписи, а также средств, позволяющих работать с электронными документами и электронной цифровой подписью. Для сертификатов ключей подписи электронных документов нужно оформлять и хранить в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. При этом Минфин России отмечает, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела».
Кроме того, важно создавать резервные копии, чтобы в случае сбоев в работе оборудования можно было восстановить информацию. И здесь не стоит ограничиваться жестким диском, где размещена сама информационная база. Целесообразно использовать внешние запоминающие устройства (флеш-карты, диски).
Учет доходов и расходов на основании первичных документов в электронном виде
Подтверждающими документами в целях налогового и бухгалтерского учета являются первичные учетные документы (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, ст. 313 НК РФ).
Согласно п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в названной статье.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе. Это определено в п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, который вступит в силу с 1 июля 2012 г. и заменит Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ.
Итак, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может быть документом, подтверждающим доходы и расходы налогоплательщика, при условии, что иными нормативно-правовыми актами не закреплено требование о составлении такого документа на бумажном носителе (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-02-07/1 190, от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3, от 28.07.2010 № 03-03-06/1/491 и УФНС России по г. Москве от 22.09.2010 № 16-15/099725@).