Персонифицированный учет застрахованных лиц ведется в соответствии с Федеральным законом от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).
Пунктом 1 ст. 8 Закона № 27-ФЗ предусмотрено, что страхователь представляет в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ сведения о всех лицах, работающих у него по трудовым и гражданско-правовым договорам, за которых он уплачивает страховые взносы. В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» в страховой стаж работника засчитывается и период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет, но не более трех лет в общей сложности.
Таким образом, ежегодно страхователь должен подавать в территориальный орган ПФ индивидуальные сведения о страховом стаже и страховых взносах для целей обязательного пенсионного страхования на каждое застрахованное лицо, в том числе и на сотрудницу, которая находится в отпуске по уходу за ребенком.
Статьей 17 Закона № 27-ФЗ предусмотрено, что за непредставление страхователями в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФ (Письмо ПФР от 05.08.2003 № КА-09-25/8276 «О применении норм по взысканию штрафных санкций»). Взыскание указанной суммы производится органами ПФ в судебном порядке.
Следует отметить, что в том случае, если сведения сданы вовремя, но с неточностями (или не в полном объеме), заплатить штраф придется не со всей суммы причитающихся в ПФ платежей, а только с суммы пенсионных взносов тех лиц, сведения по которым были сданы с неточностями. Это позволяет сделать п. 16 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 № 79. В вашем случае пенсионных взносов за отчетный году работницы, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, нет, следовательно, применять финансовые санкции в соответствии с Законом № 27-ФЗ ни к чему.
!Из вышесказанного следует, что в соответствии с законодательством РФ страхователю следует внести дополнения в формы персонифицированного учета (то есть подать сведения о страховом стаже работницы, находящейся в отчетном периоде в отпуске по уходу за ребенком).