Да, в момент получения аванса с покупателя — физического лица вам нужно оформить счет-фактуру на сумму полученной предоплаты.
Дело в том, что согласно п. 1 ст. 154 НК РФ при получении оплаты (частичной оплаты) товаров в счет предстоящей отгрузки у поставщика возникает обязанность определить налоговую базу по НДС. Она рассчитывается из сумм полученного аванса с учетом НДС. В этой норме Кодекса перечислены случаи, когда у поставщиков не возникает обязанности определить налоговую базу при использовании авансовой системы расчетов. Операция по получению аванса от населения в этом перечне отсутствует. Поэтому, несмотря на то что физические лица не являются плательщиками НДС, продавец все равно должен выписать счет-фактуру при получении от них аванса и зарегистрировать этот документ в журнале учета выставленных и полученных счетов-фактур, а так же в книге продаж. Заметим, что такой позиции придерживается и Минфин России (письмо от 22.01.2008 № 03-07-09/01).
Напомним также, что обязанность поставщика регистрировать в книге продаж авансовые счета-фактуры предусмотрена и п. 7 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Но здесь могут возникнуть определенные трудности. Ведь стопроцентную предоплату покупатель внес в кассу организации, а вы пробили эту сумму через кассу и выдали ему кассовый чек. Показания контрольно-кассовой ленты по итогам рабочего дня отражаются в книге продаж. Ведь по общему правилу при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли населению требования по выставлению счетов-фактур считаются выполненными при выдаче покупателю кассового чека или иного документа установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). Поэтому при отражении в книге продаж показаний контрольно-кассовой ленты из итогового значения нужно исключить сумму аванса, на которую вы выставили счет-фактуру. Такой порядок действий прямо предусмотрен п. 13 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Проиллюстрируем все вышесказанное на числовом примере.
Пример
В магазин «Автозапчасти» 21 февраля 2012 г. обратился покупатель и сделал заказ на доставку комплекта запчастей для иномарки. В момент оформления заказа гражданин внес стопроцентную предоплату в размере 11 800 руб. (в том числе НДС). На эту сумму продавец выдал ему кассовый чек.
В этот же день бухгалтер выписал на сумму полученного аванса счет-фактуру и зарегистрировал его в книге продаж. Сумма НДС была определена расчетным путем и составила 1800 руб. (11 800 руб. х 18 :
: 118).
Предположим, что сумма выручки магазина за 21 февраля 2012 г. составила 590 000 руб. (в том числе НДС 90 000 руб.). При регистрации в книге продаж показаний контроль-но-кассовой ленты из итогового значения (590 000 руб.) была исключена сумма аванса, на которую был выписан счет-фактура (11 800 руб.)
В том периоде, когда вы отгрузите покупателю заказанный им товар, сумму НДС по авансовому счету-фактуре можно принять к вычету (п. 8 ст. 171 НК РФ). Поэтому счет-фактуру, выставленный в момент получения аванса, нужно зарегистрировать в книге покупок.
Так же могут возникнуть трудности и с определением документа, на основании которого нужно включить сумму реализации в книгу продаж. Как мы уже сказали ранее, розничные продавцы не обязаны выставлять покупателям счета-фактуры. Но и зарегистрировать показания контрольно-кассовой ленты в рассматриваемом случае тоже не получится. Ведь покупатель уже оплатил стоимость товара при внесении в кассу стопроцентной предоплаты. Поэтому при получении товара кассовый чек ему не выдается.
На наш взгляд, самым оптимальным выходом из сложившейся ситуации будет оформление счета-фактуры на сумму реализации. Именно этот документ и попадет в книгу продаж в периоде отгрузки товара.