Как видно из текста вопроса, организация осуществляет вид деятельности — пассажирские перевозки, в отношении которого применяет ЕНВД. Транспортное средство находится на капитальном ремонте, то есть фактически не эксплуатируется. Организацию интересует вопрос о документном подтверждении проведенного ремонта.
Скорее всего данный вопрос задан с целью выяснить, является капитальный ремонт основанием для исключения количества посадочных мест в данной машине из расчета при исчислении ЕНВД или нет.
Начнем с того, что вообще возможность применения единого налога на вмененный доход зависит не от фактической эксплуатации транспортных средств, а от наличия их у лица на основании права собственности или иного права (пользования, владения и (или) распоряжения) (подп. 5 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, Определение КС РФ от 25.02.2010 № 295-О-О, постановление ФАС Московского округа от 11.08.2010 № КА-А41/9293-10).
Под количеством имеющихся на праве собственности или ином праве (пользования, владения и (или) распоряжения) транспортных средств следует понимать количество автотранспортных средств (не более 20 единиц), предназначенных для оказания платных услуг по перевозке пассажиров. В число автотранспортных средств включаются автотранспортные средства независимо от их эксплуатационного состояния, то есть как используемые в хозяйственной деятельности, так и находящиеся в ремонте в течение налогового периода.
К указанным автотранспортным средствам не относятся те, которые переданы в аренду сторонней организации. Также не учитывается тот автотранспорт, который имеется у налогоплательщиков на праве собственности и (или) ином праве, но используется в иных целях, не связанных с оказанием платных услуг по перевозке пассажиров. Например, для хозяйственных нужд или в качестве служебного транспорта (письма Минфина России от 04.10.2011 № 03-11-06/3/108 и от 02.02.2010 № 03-11-11/24).
Для расчета ЕНВД важен физический показатель. При пассажирских перевозках ЕНВД рассчитывается исходя из показателя «количество посадочных мест» (п. 3 ст. 346.29 НК РФ). Как видим, формулировка не содержит каких-либо оговорок относительно фактического использования автомобилей. То есть при расчете налога следует учесть количество посадочных мест во всех транспортных средствах, имеющихся на праве собственности или ином праве (владения, пользования и (или) распоряжения). На это указал Минфин России в письме от 28.12.2011 № 03-11-11/329.
Вместе с тем существует арбитражная практика, которая говорит об обратном. Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 06.09.2011 № А12-6205/2010 указано: из анализа положений подп. 5 п. 2 ст. 346.26 и п. 3 ст. 346.29 НК РФ следует, что при определении величины физического показателя базовой доходности учитывается количество посадочных мест в эксплуатируемых транспортных средствах. Аналогичный вывод содержит постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 24.05.2011 № А63-5031/2010. Таким образом, тот факт, что во время ремонта автомобиль не эксплуатируется, дает право не учитывать посадочные места при расчете налога в фактически неэксплуатируемом транспорте.
Решение о порядке расчета физического показателя организации следует принимать самостоятельно. Если компания последует выводам из судебной практики, то это наверняка приведет к спорам с налоговой инспекцией.
Доказывать свою правоту придется в судебном порядке. Документами, подтверждающими проведение ремонта своими силами, на наш взгляд, будут являться приказ руководителя о проведении ремонта, смета на ремонтные работы, документы, подтверждающие покупку запчастей, и соответствующий акт (например, по форме № ОС-3).