В данном случае отношения, которые сложились между сторонами (организацией-арендатором и владельцем автомобиля), соответствуют содержащемуся в параграфе 3 главы 34 ГК РФ понятию аренды транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации.
Поэтому стороны могут заключить между собой договор аренды транспортного средства с экипажем, по которому арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К нему не применяются правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные п. 2 ст. 609 ГК РФ (ст. 632ГК РФ).
!Но существует и другой вариант оформления использования работником личного транспорта в интересах работодателя.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества сотруднику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта и других технических средств, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Размеры компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок установлены Приказом Минфина России от04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».