Сданные в аренду основные средства вовсе не обязательно учитывать на отдельном субсчете (хотя это и удобно). В Инструкции по применению Плана счетов говорится, что построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении основных средств, необходимых для составления бухгалтерской отчетности (по видам, по местам нахождения и т. д.). Таким образом, бухгалтер должен решить, как он будет в регистрах учета основных средств отражать сдачу объекта в аренду.
Документальное оформление передачи помещения арендатору в пользование нормативными актами не регламентировано. По мнению автора, целесообразно оформлять накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2) с отражением в разделе 4 инвентарной карточки (форма № ОС-б).
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Выписывается накладная передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий — передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-б, ОС-ба, ОС-бб).
По мнению автора, в рассматриваемой ситуации за передающую сторону может расписаться руководитель отдела (подразделения), чьи помещения сдаются в аренду, а за принимающую — руководитель организации (арендодателя).
Кроме того, целесообразно при сдаче помещений арендатору составлять акт в произвольной формы, подписываемый арендодателем и арендатором, с подробным описанием состояния помещения. В случае причинения арендатором ущерба такой акт поможет избежать лишних споров.