Отметим, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами (первичными учетными документами), на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
При покупке сельхозпродукции у физического лица (не индивидуального предпринимателя) мы советуем торговой организации заполнять единственный документ — закупочнный акт по форме № ОП-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Оплату за сельхозпродукцию советуем организациям производить за наличный расчет через сотрудников организации (подотчетных лиц), осуществляющих закупку товаров, с которыми администрацией организации заключен договор о материальной ответственности (п. 7.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5). Сельхозпродукция, приобретенная у физлица с целью ее перепродажи, является частью МПЗ организации и принимается к бухгалтерскому учету по фактической стоимости ее приобретения (п. 2 ПБУ 5/01, утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н).
В налоговом учете расходы на приобретение сельхозпродукции у физлица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, с целью ее перепродажи относятся на расходы по реализации покупных товаров (ст. 320 НК РФ). Заметим, что в налоговом учете товары учитываются только по покупной стоимости, без отражения транспортных расходов, информационных и консультационных услуг, вознаграждений посредническим организациям и других расходов, связанных с их приобретением.