На наш взгляд, правомерность предъявления штрафа за непредставление документов в такой ситуации может быть оспорена в суде. Поясним.
По общему правилу выездная проверка проводится на территории налогоплательщика (п. 1 ст. 89 НК РФ), и только там могут исследоваться подлинники документов.
В здании налоговой инспекции выездная проверка может проводиться только в одном случае: если у организации или предпринимателя нет возможности предоставить ревизионной группе помещение (абз. 2 п. 1 ст. 89
НК РФ). Обычно в такой ситуации налогоплательщик письменно уведомляет инспекцию об отсутствии возможности предоставить помещение для проверки и просит провести проверку на территории налогового органа.
В таком случае подлинники документов могут быть представлены в инспекцию. Если же проверка проводится на территории компании, то подлинники документов могут попасть в инспекцию только при выемке. Об этом говорится в п. 12 ст. 89 НК РФ. Однако обратите внимание: документы на проверку ревизоры запрашивают в порядке, установленном ст. 93 НК РФ. В этой статье также указано, что проверяющие могут ознакомиться с подлинниками документов, но по общему правилу на бумажном носителе документы на проверку представляются в виде заверенных налогоплательщиком копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Положения п. 4 ст. 93 НК РФ прямо предусматривают, что непредставление документов в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ.
Таким образом, изначально налоговики на проверку запрашивают не подлинники документов, а их копии. И привлечь компанию к ответственности по ст. 126 НК РФ могут за несвоевременное представление именно копий документов. На практике в такой ситуации успешность обжалования действий ревизоров в арбитраже зависит от ряда сопутствующих обстоятельств. Имеет значение и объем запрашиваемой документации, и предпринятые компанией меры для своевременного выполнения требования фискалов. В вопросе не упомянуто, сообщила ли организация в инспекцию о том, что запрашиваемые документы подготовлены к проверке. Между тем, арбитры уделяют этому факту большое внимание.
Так, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.04.2012 по делу № А40-133957/11-116-358 судьи исследовали правомерность действий инспекции, оштрафовавшей организацию в том числе на сумму более 1,5 млн руб. за непредставление почти 8000 документов. Налоговики настаивали на том, что компания представила документы по требованиям инспекции с нарушением десятидневного срока, который установлен п. 3 ст. 93 НК РФ. Однако арбитры установили, что, получив требование о представлении первички за три проверяемых года, компания подобрала все подлинники истребуемых документов и выделила помещение для ревизоров на территории организации. О том, что документы и помещение для проверяющих подготовлены, компания уведомила инспекцию соответствующим письмом. Фискалы этого и не оспаривали.
Судьи отметили, что, исходя из положений ст. 89 и 93 НК РФ при проведении выездной проверки налоговый орган вправе знакомиться с подлинниками документов на территории организации. Поэтому от организации не требуется представления всего объема документов в инспекцию, так как там проверка может проводиться только при отсутствии возможности ее проведения на территории налогоплательщика. Следовательно, во всех иных случаях налоговые органы проверяют документы только на территории проверяемой организации, ее филиала или структурного подразделения. При этом истребование документов в порядке ст. 93 НК РФ в рамках выездной проверки не означает их выбытия с территории проверяемого налогоплательщика. В установленный десятидневный срок документы должны быть извлечены из архивов или иных мест хранения и представлены проверяющим на территории налогоплательщика.
Таким образом, компания исполнила все требования инспекции. Арбитры учли также, что, несмотря на пропуск десятидневного срока, организация во время проверки представила инспекции и копии всех истребованных документов. Всего в ходе выездной проверки налоговики выставили пять требований, на которые было представлено 15 000 документов, причем часть их истребовалась повторно, о чем компания сообщала инспекции соответствующими письмами. Кроме того, судьи обратили внимание на тот факт, что налоговики, несмотря на большой объем запрошенной документации, неоднократно отказывали организации в продлении сроков представления документов и не воспользовались возможностью ознакомиться с подлинниками на территории компании
В итоге судьи указали, что при отсутствии вины в совершении правонарушения налогоплательщик не может быть привлечен к налоговой ответственности (п. 2 ст. 109 НК РФ), и признали спорный штраф незаконным. Арбитры ФАС Московского округа оставили судебный акт апелляционной инстанции без изменений (постановление от 13.07.2012 по делу № А40133957/11-116-358).
Отметим также, что судьи не считают нарушением представление на проверку оригиналов документов вместо запрошенных налоговиками копий (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 22.11.2007 № А57-755/07).
С учетом изложенного, на наш взгляд, в ситуации, описанной в вопросе, у организации есть основания для обращения в суд с заявлением о признании решения инспекции, вынесенного по результатам выездной проверки, незаконным.