Вы можете расходы на проезд сотрудников, чья работа носит разъездной характер, учесть при расчете налога на прибыль. Что касается НДФЛ, то у работников при получении проездных билетов не возникнет облагаемого дохода.
Но для того чтобы у налоговых инспекторов не возникло вопросов при проверке полноты уплаты в бюджет налога на прибыль и НДФЛ, компании нужно правильно оформить выдачу проездных билетов в соответствии с требованиями трудового законодательства.
Во-первых, размеры и порядок возмещения расходов на проезд сотрудников, чья работа носит разъездной характер, нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте по организации (например, в положении о разъездной работе) или трудовом договоре (ст. 168.1 ТК РФ).
Во-вторых, в организации должен быть утвержден перечень должностей, предусматривающих постоянные разъезды (ст. 168.1 ТК РФ). Обратите внимание: трудовое законодательство не содержит понятия «разъездной характер работы». Поэтому организация должна сама решить: относится та или иная работа к разъездной или нет. Такие рекомендации даны в письме Минздравсоцразвития России от 18.09.2009 № ШС-37-3/8488.
В-третьих, в трудовых договорах с такими работниками должно быть прописано условие о разъездном характере работы (ст. 57 ТК РФ).
На необходимость правильного оформления с точки зрения трудового законодательства порядка обеспечения работников проездными документами указывают и налоговые органы (письмо ФНС от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488).
Если вышеназванные требования выполнены, то расходы на приобретение билетов будут экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Как правило, проездные билеты покупаются за наличный расчет через подотчетное лицо. Поэтому документальным подтверждением расходов в этом случае будет служить авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками. При расчете налога на прибыль стоимость расходов на проезд можно учесть на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Правомерность такого подхода подтверждают Минфин России и налоговые органы (письма Минфина России от 25.10.2013 № 03-04-06/45182, от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, ФНС России от 04.04.2011 № КЕ-4-3/5226, от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488).
При получении от организации проездных билетов на служебные поездки у работников не возникает облагаемый НДФЛ доход. Ведь им признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ). В рассматриваемом случае работник не получает экономическую выгоду, так как его поездки непосредственно связаны с работой. Кроме того, компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождаются от обложения НДФЛ (абз. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ).
Заметим, что организация со стоимости проездных билетов не должна начислять страховые взносы во внебюджетные фонды. Это обусловлено тем, что выплаты, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, освобождены от обложения страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», абз. 10 п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Теперь рассмотрим порядок отражения операции по приобретению и выдаче работникам проездных билетов в бухгалтерском учете.
Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет закреплен в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П. Так, выдача денег под отчет производится на основании расходных кассовых ордеров. При этом расходный кассовый ордер оформляется при наличии письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на которой они выдаются. На заявлении должна стоять подпись руководителя и дата. Обратите внимание: денежные средства выдаются под отчет при условии, что работник полностью отчитался по ранее полученной подотчетной сумме.
В бухгалтерском учете выдача денежных средств под отчет оформляется следующей проводкой:
Дебет 71 Кредит 50
— выданы денежные средства под отчет для приобретения проездных билетов.
Приобретенные проездные билеты до момента их выдачи работникам должны отражаться специальном субсчете «Денежные документы» к счету 50 «Касса» (Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Это оформляется такой проводкой:
Дебет 50-3 Кредит 71
— поступили в кассу проездные билеты.
Выдача проездных билетов работников может быть отражена в бухгалтерском учете двумя способами. Первый: к счету 71 открывается специальный субсчет «Проездные билеты, полученные работниками». Ведь работники получают проездные билеты на определенный срок и по его окончании должны сдать их в бухгалтерию. Второй: к субсчету «Денежные документы» счета 50 можно завести два субсчета второго уровня — «Денежные документы в кассе» и «Денежные документы, выданные работникам». Выбранный способ учета выданных проездных билетов необходимо закрепить в учетной политике по организации. В зависимости от выбранного варианта бухгалтер сделает проводки:
Дебит 71 Кредит 50-3
или
Дебет 50-3-2 «Денежные документы, выданные работникам» Кредит 50-3-1 «Денежные документы в кассе».
После того, как срок действия проездного документа закончится, он должен быть возвращен в бухгалтерию (например, для этих целей работник может оформить авансовый отчет и приложить к нему использованный проездной билет). Именно в этот момент в бухгалтерском учете возникнет расход (п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Он будет отражен следующей проводкой:
Дебет 44 Кредит 71 «Проездные билеты, полученные работниками» (50-3-2 «Денежные документы, выданные работникам»).