Ответ на ваши вопросы зависит от того, какие условия закреплены в коллективном договоре и внутренних локальных актах, в частности положении о командировках. Кроме того, принципиальное значение имеет цель, с которой директор приобрел лишние билеты. Но обо всем по порядку.
Налог на прибыль
Статья 168 ТК РФ гласит, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
В налоговом учете расходы на проезд работника к месту командировки и обратно учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом ограничений по стоимости проезда Налоговый кодекс не устанавливает. Это подтвердил Минфин России в письме от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114. Финансовое ведомство дополнительно отметило, что для признания расходов существенным является факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности проездных билетов), а также соответствие размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководства организации.
В налоговом учете могут быть признаны только экономически оправданные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Поэтому у компании должны быть доказательства того, что приобретение дополнительных билетов вызвано производственной необходимостью, а не просто желанием директора ехать с комфортом. Это может быть, к примеру, служебная записка руководителя о том, что для поездки ему нужно все купе полностью, ведь по пути к месту назначения он планирует подготовиться к важным переговорам, по телефону обсудить перспективы сотрудничества с крупными клиентами, а с собой он везет документы, содержащие ценную для компании информацию. Кроме того, можно подготовить распечатку звонков, сделанных с мобильного телефона директора во время поездки, из которой будет видно, что он действительно разговаривал с клиентами.
Таким образом, для признания расходов на лишние билеты в налоговом учете необходимо, чтобы у компании было подтверждение их экономической обоснованности, а также чтобы в коллективном договоре или внутреннем локальном акте (например, положении о командировках) оговаривалось, что для проезда руководителя в командировку выкупается все купе поезда.
Если налоговики все же посчитают расходы необоснованными, то в споре можно сослаться на определения Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и от 04.06.2007 № 366-О-П. В них судьи указали, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения хозяйственной деятельности. Следовательно, обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.
Дополнительно ревизорам можно указать на письмо Минфина России от 07.06.2007 № 03-03-06/1/365, в котором чиновники разрешили учесть для целей налогообложения прибыли даже расходы на фрахт самолета для доставки работников в командировку и обратно при условии, что налогоплательщик имеет доказательства экономической обоснованности этих затрат.
НДФЛ
Пункт 3 ст. 217 НК РФ освобождает от НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы командированного работника на проезд до места назначения и обратно. Данная норма, как и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, не содержит ограничений по стоимости проезда. Но в ней содержится указание на то, что расходы должны быть целевыми.
Судебная практика показывает, что с точки зрения налоговиков расходы на покупку для командированного работника дополнительных билетов на поезд не являются целевыми, а потому должны быть включены в доход, облагаемый НДФЛ. Впрочем, у организации есть шансы на победу в споре. Это подтверждает постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2010 № Ф07-11074/2010.
Банк выкупил для командированного работника все места в купе. Обнаружив это, налоговики включили стоимость дополнительного билета в доход работника, доначислили НДФЛ, начислили пени и штраф по ст. 123 НК РФ за неудержание налога. В суде фискалы аргументировали свое решение тем, что по смыслу п. 3 ст. 217 НК РФ возмещение командировочных расходов на проезд железнодорожным транспортом не предполагает оплату двух и более мест в купе на одного человека. Значит, стоимость дополнительного билета — это не целевые расходы на проезд, а доход, полученный непосредственно физическим лицом.
Но судьи поддержали компанию. Обоснование было таким. Законодательство не ограничивает размер расходов работодателя на оплату проезда работника в командировку и обратно. В организации действует Инструкция о направлении в служебные командировки, в которой закреплено право приобретения председателю правления, его заместителям и главному бухгалтеру билетов бизнес-класса. В данном документе сказано, что оплата стоимости проезда вышеназванным работникам производится по фактическим затратам. Кроме того, имеется распоряжение руководства банка о праве выкупа этими работниками купе полностью. Из этого следует, что расходы на дополнительные места в купе являются целевыми и не облагаются НДФЛ.
Страховые взносы
Страховыми взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организацией в пользу работников в рамках трудовых отношений. При этом в перечень выплат, освобожденных от страховых взносов, входят фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы командированного работника на проезд до места назначения и обратно (ч. 1 ст. 7, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Аналогичные нормы действуют и в отношении взносов на травматизм (п. 1 ст. 20.1, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Как видим, законодательство о страховых взносах, как и ст. 217 НК РФ, не ограничивает проезд командированных работников по стоимости, но содержит оговорку, что расходы работника на проезд в командировку должны быть целевыми. Это означает, что проверяющие из фондов могут усомниться в целевом характере расходов на покупку лишних билетов для вашего работника и доначислить взносы.
Судебная практика на этот счет не сложилась. Но если компания готова доказывать свою правоту, в суде она может опираться на доводы, аналогичные тем, что приведены в вышеупомянутом судебном решении по НДФЛ:
1) право работника на выкуп купе следует из положения о командировках;
2) законодательство о страховых взносах на ограничивает сумму расходов на проезд работника в командировку и обратно;
3) из служебной записки директора следует, что дополнительные билеты приобретены в связи с производственной необходимостью. Это является дополнительным подтверждением целевой направленности затрат.