Работодатель обязан возмещать работнику, направленному в командировку, связанные с командировкой расходы, в том числе и расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Расходы по найму жилого помещения во время нахождения работника организации в служебной командировке относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако для того, чтобы расходы могли быть учтены при определении налоговой базы, они должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В данном случае при наличии договора и расписки в получении наймодателем денег нельзя сказать, что документы, подтверждающие расходы на проживание, отсутствуют.
Как видно из приведенных положений, законом не определены конкретные документы, необходимые для принятия расходов по найму жилых помещений для целей налога на прибыль. Единственным требованием, содержащимся в гл. 25 НК РФ, является соответствие указанных документов, подтверждающих размер и обоснованность соответствующего расхода, законодательству.
Основным документом, который может подтвердить и обосновать данный расход, является договор найма.
В соответствии со ст. 671 ГК РФ предоставление жилого помещения его собственником во владение и пользование другому лицу оформляется договором найма, который заключается в простой письменной форме. При этом нотариальное заверение данной сделки законом не предусмотрено (ст. 674 ГК РФ). Такое соглашение было заключено работником организации с физическим лицом - собственником.
В результате заключения договора у нанимателя возникают обязательства по внесению платы в порядке, предусмотренном договором найма. Обязательство было исполнено путем внесения платы, что также подтверждается распиской, выданной в соответствии со ст. 408 ГК РФ.
Таким образом, договор является документом, подтверждающим фактический характер расходов, а расписка - реальность несения затрат.
Форма расписки законодательством не установлена, поэтому согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" для ее принятия к учету необходимо наличие ряда реквизитов: название документа, содержание операции, дата, сумма, подписи и пр.
Таким образом, по мнению автора, договор найма и расписка в получении оплаты являются надлежащими оправдательными документами, подтверждающими расходы по найму жилого помещения во время нахождения сотрудника в командировке.
Следовательно, в рассматриваемом случае организация правомерно отнесла указанные затраты на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Арбитражной практикой подтверждается, что допускается произвольная форма документов, представляемых для подтверждения понесенных расходов по найму жилого помещения во время нахождения в командировке, при соблюдении требований, предъявляемых к их оформлению законодательством, в частности Законом "О бухгалтерском учете" (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.02.2004 N А56-14779/03). Правда, в данном деле суд исходил из Закона "О налоге на прибыль предприятий и организаций", а не из положений гл. 25 НК РФ, однако в этом Законе тогда содержалась норма, аналогичная пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Следует отметить, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, при найме квартиры физическим лицом должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.