Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам на производство и реализацию относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
Количество операторов телефонной связи, чьи услуги организация вправе использовать в производственных целях, Налоговым кодексом РФ не ограничено. Условие, согласно которому расходы на оплату услуг сотовой связи признаются только в отношении работников, чьими должностными инструкциями предусмотрен разъездной характер работы, налоговое законодательство тоже не содержит.
Вместе с тем к расходам на оплату услуг связи предъявляются такие же требования, как к иным расходам, - они должны удовлетворять условиям, определенным п. 1 ст. 252 НК РФ: должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также они должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Официальные органы зачастую предъявляют к документальному оформлению расходов на оплату услуг сотовой связи повышенные требования.
Так, в Письме Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15 налогоплательщику рекомендовано иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; детализированные счета оператора связи. Причем форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру. При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость в соответствии с установленными в должностной инструкции работника обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.
Между тем налоговики для подтверждения обоснованности расходов на сотовую телефонную связь иногда требуют еще большей детализации счетов оператора связи. В частности, УФНС России по г. Москве в Письме от 20.09.2006 N 20-12/83834.2 настаивает, чтобы в отчете оператора связи были указаны не только все задействованные телефонные номера, но и стоимость каждого разговора.
Судьи в таких ситуациях чаще встают на сторону налогоплательщиков.
Например, в дополнение к представленным налогоплательщиком ежемесячным сводкам и расшифровкам платежей по каждому телефонному номеру мобильной связи, которые позволяли определить стоимость телефонных переговоров и превышение установленного сотруднику лимита, а также ежемесячным счетам-фактурам по каждому договору контролеры затребовали расшифровки о времени переговоров, датах и стоимости разговоров. Судьи сочли требования проверяющих чрезмерными и не основанными на нормах НК РФ (Постановление ФАС Московского округа от 25.06.2007 N КА-А40/5308-07).
Затраты на дополнительную сотовую связь при наличии стационарной телефонной сети в помещении налогоплательщика инспекторам тоже могут не понравиться.
В одном из дел рассмотрены претензии проверяющих к обоснованности таких расходов налогоплательщика. Контролеры ссылались на то, что в должностных инструкциях работников АУП (директора по персоналу, главного экономиста, секретаря-референта, менеджера по информационным технологиям, менеджера-аналитика) не предусмотрены служебные обязанности, для выполнения которых необходима мобильная связь, и не предусматривается разъездной характер работы. Кроме того, обществом заключен договор на предоставление услуг стационарной телефонной связи.
Судьи же усмотрели в положении об использовании корпоративной сотовой связи, утвержденном обществом, и в должностных инструкциях пользователей этой связи служебные обязанности, которые обусловливают необходимость взаимодействия данного персонала как с работниками общества, так и с иными лицами для своевременного и оперативного решения задач при выполнении трудовых функций.
Арбитры отметили, что ограничений на использование сотовой связи при наличии стационарной телефонной связи Налоговый кодекс РФ не содержит. А доказательства того, что переговоры по сотовым телефонам велись во внеслужебных целях, налоговым органом суду не представлены (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2007 N А33-10149/06-Ф02-2062/07).
Аналогичные претензии к контролерам, которые не представили доказательства того, что переговоры по сотовым телефонам имели непроизводственный характер, содержатся в Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 N А38-4091-12/222-2005, Северо-Западного округа от 03.09.2007 N А05-12981/2006-10. И здесь арбитры отказали налоговикам, которые требовали от общества излишне подробной детализации расходов на переговоры работников по сотовым телефонам.