Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Как правило, во исполнение требований данной нормы Кодекса работодатели за две недели до ухода работника в очередной оплачиваемый отпуск издают соответствующий приказ, в котором работник ставит свою подпись. Отметим, что Роструд считает, что формы и способы выполнения требования ст. 123 ТК РФ работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. (письмо от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Само по себе издание приказа о направлении работника в отпуск является лишь основанием для начисления отпускных, но не определяет момент такого начисления. Когда же должны быть начислены отпускные?
В статье 136 ТК РФ сказано, что оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала. В данной норме не уточняется, о каких днях — календарных или рабочих — идет речь. По мнению Роструда, сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях. При этом необходимо учитывать, что при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Трудовое ведомство также отметило, что Трудовой кодекс не запрещает производить оплату отпуска в более ранние сроки.
Таким образом, бухгалтерия может произвести начисление отпускных в период с момента издания приказа руководителя о направлении работника в отпуск и до начала отсчета трехдневного срока до ухода работника в отпуск.
Обратите внимание: всю сумму начисленных отпускных вы должны отразить в учете в марте. Тот факт, что работник уходит в отпуск в апреле, для целей бухгалтерского учета значения не имеет. Ведь и начисление, и выплата отпускных произошли в марте. Такой подход поддерживают и специалисты Минфина России. Так, в письме от 24.12.2004 № 03-03-01-04/1/190 финансисты указали, что правилами бухгалтерского учета требование распределения затрат организации на оплату отпусков работников в зависимости от количества дней отпуска, приходящихся на тот или иной отчетный период (месяц, квартал, год), не определено.
Отметим, что и в налоговом учете вся сумма отпускных должна учитываться в периоде их начисления (письмо ФНС России от 06.03.2015 № 7-3-04/614).
Кроме того, обращаем внимание, что если организация не относится к субъектам, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, она должна создавать резерв на сумму отпускных. Дело в том, что обязанность работодателя по выплате работникам отпускных отвечает условиям признания в бухгалтерском учете оценочного обязательства (п. 5 ПБУ 8/010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы»). Аналогичной позиции придерживается и Минфин России (письма от 19.04.2012 № 07-02-06/110, от 27.01.2012 № 07-02-18/01).
В этом случае начисление отпускных должно осуществляться за счет резерва:
Дебет 96 «Резерв предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70.