Из Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, следует, что авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами
Таким образом, унифицированную форму авансового отчета (или аналогичную форму, самостоятельно разработанную и утвержденную организацией) не обязаны оформлять работники, которые не получали от организации деньги под отчет.
Если работник потратил на нужды организации собственные средства, их ему можно возместить на основании заявления работника в свободной форме. В заявлении должны быть перечислены произведенные расходы, купленные материальные ценности со ссылкой на прилагаемые накладные, товарные и кассовые чеки. Желательно также, чтобы в заявлении была ссылка на документы организации, подтверждающие производственную необходимость данных расходов (например, приказы и распоряжения по организации, заявления руководителей отделов о поломках офисной техники, необходимости покупки канцтоваров и т.д.). Это поможет доказать проверяющим экономическую обоснованность расходов в целях их принятия при налогообложении (ст. 252 НК РФ).