Согласно п. 6 ст. 52 ГК РФ изменения, внесенные в учредительные документы юридических лиц, приобретают силу для третьих лиц с момента государственной регистрации изменений.
Моментом государственной регистрации изменений признается внесение регистрирующим органом соответствующей записи в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее — Закон № 129-ФЗ). Основанием внесения такой записи является решение о государственной регистрации, принятое регистрирующим органом (п. 1 ст. 11 Закона № 129-ФЗ).
Следовательно, именно день регистрации (то есть день внесения записи об изменениях в ЕГРЮЛ) признается днем, с которого следует применять новое наименование.
Государственная регистрация изменений осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов (необходимых для регистрации) в регистрирующий орган (п. 1 ст. 8, п. 3 ст. 18 Закона № 129-ФЗ). Причем согласно п. 2, 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ датой представления документов при осуществлении государственной регистрации является день их получения регистрирующим органом или многофункциональным центром.
В течение вышеупомянутого пятидневного срока регистрирующий орган может принять решение о приостановлении государственной регистрации. Это возможно, если у регистрирующего органа будут основания для проведения проверки достоверности сведений, включаемых в единый государственный реестр юридических лиц. Тогда течение указанного срока прерывается на время проверки (п. 4.4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).
В заявлении на регистрацию изменений заявитель (представитель организации) должен указать выбранный им способ получения от региструющего органа документов, подтверждающих факт внесения записи в ЕГРЮЛ или решение об отказе в государственной регистрации. Это могут быть такие способы: выдача заявителю; выдача заявителю или лицу, действующему на основании доверенности; направление по почте (заявление по форме № Р13001 — приложение № 4 к приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@). Если в заявлении способ не указан, то документы будут отправлены по указанному в заявлении почтовому адресу. Причем согласно п. 3 ст. 11 Закона № 129-ФЗ регистрирующий орган обязан выдать документ заявителю либо его представителю или направить документ по почте не позднее одного рабочего дня, следующего за днем истечения установленного для государственной регистрации срока.
Документом, подтверждающим факт внесения записи в ЕГРЮЛ (в том числе в связи с изменениями в учредительных документах), является форма № Р50007 «Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц», утвержденная приказом ФНС России от 13.11.2012 № ММВ-7-6/843@.
Таким образом, организация официально узнает о совершившейся регистрации изменений лишь с момента получения листа записи ЕГРЮЛ от налогового органа, региструющего изменения в ЕГРЮЛ.
С момента получения листа записи организация однозначно не имеет права изготавливать, подписывать, выдавать, высылать документы со старым наименованием. Это может повлечь проблемы как с признанием расходов в целях налогообложения, так и при хозяйственных спорах с контрагентами. Точно так же могут возникнуть проблемы, если организация будет применять новое наименование до даты внесения изменений в ЕГРЮЛ.
Что делать с документами со старым наименованием, которые организация сделает и выдаст контрагентам в период с даты внесения изменений в ЕГРЮЛ до даты получения листа записи ЕГРЮЛ? На этот вопрос нет законодательно обоснованного ответа. На наш взгляд, эти документы нужно исправить и предоставить контрагентам с новым наименованием. А в отношении отправленных платежных поручений — подготовить письма в адрес поставщиков о том, что с такой-то даты наименование организации стало другим. Вполне логичным будет также уведомлять контрагентов заранее о смене названия организации в такой-то период.