В рассматриваемой ситуации оплата такси может привести к спорам с налоговыми органами по вопросам правомерности учета в расходах по налогу на прибыль, НДФЛ и страховых взносов.
Налог на прибыль организаций
В целях налогообложения прибыли организация вправе учесть затраты, связанные с перевозкой работников службами такси для выполнения своих трудовых обязанностей в следующих случаях — поездки на работу и с работы, когда расходы на такси:
1) обусловлены технологическими особенностями производства (например, из-за отсутствия или недостаточности рейсов общественного транспорта, факт окончания (начала) рабочей смены после окончания работы (до начала работы) общественного транспорта, отличного от такси, и др.) — в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 26 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 10.01.2017 № 03‑03‑06/1/80079, от 27.11.2015 № 03‑03‑06/1/69181, от 18.03.2015 № 03‑03‑06/14664, от 21.04.2014 № 03‑03‑06/1/18198);
2) предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда — в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ, письма Минфина России от 16.03.2017 № 03-04-06/15198 (п. 2), от 22.12.2016 № 03-04-06/77047 (п. 2)).
Подробнее смотрите: «Служебные поездки на такси. Можно ли признать расходы?» (Е.А. Тарасова, журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов», № 10, октябрь 2022 г.; «Вопрос: В настоящее время предприятие работает в две смены. Вторая смена заканчивает работу в 1.00 ночи, в это время общественный транспорт в городе уже не ходит, поэтому сотрудники вынуждены добираться до дома на такси. В организации нет локального акта, в трудовом договоре не указана обязанность работодателя обеспечивать доставку сотрудников в ночное время, есть только приказ о работе сотрудников в две смены в связи с производственной необходимостью. Сотрудник представил в бухгалтерию только квитанцию к приходному кассовому ордеру с авансовым отчетом. Можно ли включить в расходы оплату проезда сотрудников на такси в ночное время?» (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2016 г.)).
НДФЛ и страховые взносы
Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ.
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
При оплате работодателем служебных поездок работника на такси у последнего дохода в натуральной форме не возникает, поскольку такие поездки оплачиваются работодателем в собственных интересах, а не в интересах работника. Соответственно, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает.
В своих разъяснениях специалисты финансового ведомства сообщают, что в случаях, если работники имеют возможность добираться до места работы и обратно на общественном транспорте самостоятельно, оплата проезда работников признается их доходом, полученным в натуральной форме, а стоимость проезда подлежит обложению НДФЛ (смотрите, например, письма Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/809, от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247).
Оплата проезда на такси облагается НДФЛ и страховыми взносами только при условии того, что работник имеет возможность добираться до места работы и домой самостоятельно (подп. 1 п. 2 ст. 211, подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, письма Минфина России от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 22.12.2016 № 03-04-06/77047). Если работник не имеет такой возможности, оплата проезда на такси не облагается НДФЛ и страховыми взносами (ст. 41 НК РФ, абз. 11 п. 3 ст. 217, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Анализ правоприменительной практики показывает, что в настоящее время общий официальный подход контролирующих органов сводится к необходимости обложения страховыми взносами любых выплат, осуществляемых работникам, кроме поименованных в ст. 422 НК РФ. Смотрите, например, письма ФНС России от 02.06.2020 № БС-4-11/9100, Минфина России от 12.10.2020 № 03-04-09/88865, от 23.09.2020 № 03-15-06/83269, от 13.05.2019 № 03-07-11/34059, от 08.05.2019 № 03-04-09/33763, от 14.01.2019 № 03-04-06/1153, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350, от 20.03.2019 № 03-15-06/18344, от 10.05.2018 № 03-04-07/31223. В отношении услуг такси см. п. 2 письма Минфина России от 19.04.2019 № 03-04-06/28569, письмо Минфина России от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093.
В связи с этим мы не исключаем того, что налоговый орган, вероятнее всего, будет исходить из необходимости включения стоимости бесплатно оказанных сотрудникам услуг по проезду и питанию в расчет базы для исчисления страховых взносов.
Вместе с тем в арбитражной практике на протяжении многих лет существует иная позиция, основанная на анализе норм ТК РФ, в соответствии с которыми объектом обложения страховыми взносами являются не любые выплаты в рамках трудовых отношений, а обладающие признаками заработной платы. Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Соответственно, не являются объектом обложения страховыми взносами выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, так как они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы (смотрите, например, постановления Четвертого ААС от 06.08.2020 № 04АП-1659/20 по делу № А19-29229/2019, от 04.06.2020 № 04АП-2270/20 по делу № А19-29685/2019, Семнадцатого ААС от 06.02.2020 № 17АП-19499/19). Однако необходимо понимать, что данную точку зрения организация должна быть готова отстаивать в споре с налоговым органом.
Подробнее смотрите: «Вопрос: НДФЛ и страховые взносы при оплате бесплатного питания и услуг такси для сотрудников (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2022 г.)» и письмо Минфина России от 22.12.2022 № 03-04-07/125960 «Об обложении НДФЛ и страховыми взносами сумм оплаты организацией стоимости поездок работников на такси».