Если управление автомобилем организации не входит в трудовые обязанности главного инженера, составлять путевой лист при совершении директором служебных поездок организация формально не обязана (наличия приказа об использовании автомобиля в служебных целях и других документов, утвержденных в организации, подтверждающих служебные цели, может быть достаточно). Однако фактически в этом случае нельзя исключить вероятность претензий со стороны контролирующих органов.
Обоснование позиции. В правоприменительной практике неоднократно возникали споры по вопросу о том, в каких ситуациях использование автомобиля организацией в обязательном порядке сопровождается оформлением путевого листа.
Требование оформлять путевой лист при перевозках предусмотрено Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — УАТ). Этот федеральный закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг по перевозкам пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом на основании соответственно договора перевозки пассажира, договора перевозки груза. Под пассажирами при этом понимаются физические лица, заключившие договор перевозки пассажира, или физические лица, в целях перевозки которых заключен договор фрахтования транспортного средства (ч. 1, 2 ст. 1, п. 12, 13 ст. 2 УАТ).
Путевой лист оформляется собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, которое осуществляет движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Путевой лист оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного документа (ч. 1 ст. 6 УАТ в редакции Федерального закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ (далее — Закон № 39-ФЗ), вступившего в силу с 01.03.2023; п. 9, 10 порядка оформления или формирования путевого листа, утвержденного приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее — приказ № 390)).
Часть 2 ст. 6 УАТ запрещает перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство. При этом в ст. 1 УАТ определено, что данный закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом. На этом основании можно сделать вывод, что если эксплуатация транспортного средства организации не связана с оказанием услуг автомобильным транспортом, обязанность по оформлению и использованию путевых листов не возникает.
Таким образом, из совокупности приведенных норм следует, что путевой лист в обязательном порядке оформляется в следующих случаях:
-
транспортное средство организации используется для перевозки пассажиров или грузов на основании договора перевозки или договора фрахтования транспортного средства;
-
транспортное средство управляется работником, принятым на должность водителя в рамках исполнения им своих трудовых обязанностей.
Таким образом, не требуется оформлять путевые листы при использовании работниками организации автомобилей работодателя для служебных поездок (разъезды по городу, командировки и т.д.), если они не числятся в должности водителя, не перевозят в автомобиле других лиц или грузы в рамках своих трудовых обязанностей (постановление АС Уральского округа от 02.08.2017 № Ф09-3915/17, Определение Московского городского суда от 18.09.2018 по делу № 33а-6141/2018).
Вместе с тем формально нормы приказа № 390 не ограничивают необходимость оформления путевого листа определенной сферой использования транспортного средства или трудовой функцией водителя. При этом отдельные суды склоняются именно к такому расширительному толкованию приведенной нормы (Определение Верховного суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2014 № Ф02-1233/14, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.07.2018 № 14АП-4014/18, решение Ленинского районного суда г. Курска от 14.10.2014 № 12-1506/13-2014). Этот вывод подкрепляется правовой позицией, изложенной в п. 3 постановления Пленума Верховного суда РФ от 26.06.2018 № 26, согласно которой на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки на основании договоров перевозки грузов, пассажиров и багажа, а также перемещение лиц, кроме водителя, находящихся в транспортном средстве (на нем), и (или) материальных объектов без заключения указанных договоров (перевозка для собственных нужд), распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства (ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»; далее — Закон № 196-ФЗ).
Однако, по нашему мнению, поскольку приказ № 390 издан во исполнение ч. 1 ст. 6 УАТ, он не может охватывать более широкую сферу действия, чем сам УАТ, который направлен на регулирование именно коммерческих перевозок грузов и пассажиров. Данный вывод подтверждается и судебной практикой (решение Мичуринского городского суда Тамбовской области от 29.10.2020 № 12-337/2020, решение Смидовичского районного суда Еврейской автономной области от 07.08.2020 № 12-1-140/2020, решение Завьяловского районного суда Удмуртской Республики от 28.01.2020 № 12-62/2020, решение Губкинского городского суда Белгородской области от 05.02.2019 № 12-3/2019 и др.).
Так как в должностные обязанности главного инженера управление служебным автомобилем не входит, полагаем, что составлять путевой лист организация формально не обязана.
В то же время автор отмечает, что путевой лист может рассматриваться как один из документов, подтверждающих правомерность отнесения затрат, которые связаны с эксплуатацией автомобиля (приобретение ГСМ, расходы на ремонт, техобслуживание и т.д.), к расходам для целей налогообложения прибыли (см. письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Кроме того, с помощью путевого листа можно обосновать использование физическим лицом автомобиля в служебных целях, что снизит риск включения в налоговую базу по НДФЛ сумм, выданных сотруднику под отчет (письма Минфина России от 21.10.2019 № 03-04-05/8065, от 11.06.2014 № 03-04-05/28243, п. 3 письма ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). С этой точки зрения оформление путевого листа при использовании автомобиля организации для служебных поездок представляется целесообразным.
Напомним, что форму путевого листа организация вправе разработать самостоятельно. За основу может быть принята соответствующая унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 (см. ч. 1 ст. 2, ч. 4 ст. 9, ст. 32 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), а также постановление Пятого ААС от 28.12.2020 № 05АП-7125/20). Форма путевого листа, утвержденная руководителем организации, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Кроме путевого листа, подтверждением использования автомобиля главным инженером для служебных целей может являться приказ (распоряжение) о закреплении автомобиля за конкретным работником и другие документы, разработанные в организации для обоснования использования автомобиля в служебных целях (маршрутный лист, иной документ, подтверждающий использование автомобиля в служебных целях).
Обращаем внимание, что ответ выражает экспертное мнение и не препятствует руководствоваться нормами законодательства РФ в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном ответе.