По общему правилу ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством РФ (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухучете). Руководитель экономического субъекта — это лицо, являющееся единоличным исполнительным органом экономического субъекта, либо лицо, ответственное за ведение дел экономического субъекта, либо управляющий, которому переданы функции единоличного исполнительного органа (п. 7 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).
Руководители экономических субъектов в целях организации ведения бухгалтерского учета обязаны:
-
возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта;
-
либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
В последнем случае, согласовывая условие о предмете договора, стороны должны определить, какие именно услуги по ведению бухгалтерского учета и в каком объеме будут оказаны по договору (то есть максимально полно определить в договоре весь комплекс оказываемых услуг). При этом наличное денежное обращение и его организация формально не являются сферой действия законодательства о бухгалтерском учете (ст. 1, 5, 21 Закона о бухучете, ст. 34, 82.3 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»). И потому передача полномочий по договору на ведение бухгалтерского учета не подразумевает одновременную передачу полномочий по ведению кассовых операций с наличными денежными средствами. В то же время указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У) предусматривают такую возможность.
Так, касса — место для проведения кассовых операций, определенное руководителем юридического лица (п. 2 Указания № 3210-У). Согласно п. 4 Указания № 3210-У кассовые операции могут проводиться:
-
кассиром (старшим кассиром);
-
руководителем.
Кассир — кассовый или иной работник, определенный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (все вместе именуются «руководитель») из числа своих работников, ведущий кассовые операции. Кассиру устанавливаются соответствующие должностные права и обязанности, с которыми он должен ознакомиться под подпись (п. 4 Указания № 3210-У). Из данной формулировки следует, что функции кассира могут выполняться только лицом, состоящим с организацией (индивидуальным предпринимателем) в трудовых отношениях (ст. 20 ТК РФ).
В то же время под «руководителем» в рамках Указания № 3210-У понимаются не только руководитель (исполнительный орган) юридического лица, но и иное уполномоченное лицо.
В подпункте 4.1 п. 4 Указания № 3210-У сказано, что кассовые операции оформляются приходными кассовыми документами. Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов. Подпунктами 4.2 и 4.3 п. 4 Указания № 3210-У предусмотрено, что кассовые документы оформляются:
-
главным бухгалтером;
-
бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее — бухгалтер);
-
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Таким образом, правом ведения кассовых операций, а также подписания кассовых документов, по сути, может быть наделено любое уполномоченное на то лицо. В том числе такие права могут быть возложены на любого работника организации, с которой на основании ч. 3 ст. 7 Закона о бухучете заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. И сочетание полномочий при возможных их вариантах согласовывается сторонами в договоре, при этом является допустимым такой, при котором руководитель организации-заказчика возложит обязанности по ведению кассовых операций и подписанию кассовых документов и ведению кассовой книги на сотрудника организации-исполнителя. При этом указание на поручение подписывать кассовые документы должно быть отдельно указано в договоре о ведении бухгалтерского учета.
Следует обратить внимание, что регулятор для удаленной работы бухгалтера допускает вариант, когда кассовые документы оформляются бухгалтером в электронном виде с использованием электронной подписи и передаются кассиру для распечатки указанного документа на бумажный носитель и проставления кассиром подписи и оттиска печати (штампа) (письмо Банка России от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002).
Отдельно остановимся на кассовой книге: согласно подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в ней своей подписью. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии — руководитель). То есть и ее ведение со сверкой записей в ней с данными кассовых документов может осуществляться сотрудником организации-исполнителя по договору оказания услуг по ведению бухгалтерского учета.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридических лиц — от 40 тыс. до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Согласно ст. 2.4 КоАП РФ должностное лицо подлежит административной ответственности в случае совершения им правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций несут административную ответственность как должностные лица. В то же время лица, не являющиеся представителями власти и не наделенные организационно-распорядительными либо административно-хозяйственными полномочиями, не могут быть привлечены к административной ответственности в качестве должностных лиц. Для ситуации оказания услуг по ведению бухучета (с передачей функционала по кассовым операциям и/или оформлением кассовых документов и кассовой книги) допускаем, что к административной ответственности при нарушениях из ст. 15.1 КоАП РФ как должностное лицо может быть привлечен руководитель организации-заказчика и (или) уполномоченное им лицо организации-исполнителя.
Что касается ответственности юридического лица, то оперативно мы не встретили примеров судебной практики с аналогичным предметом споров. Но, например, из решения АС Волгоградской области от 08.04.2010 № А12-6276/10 мы можем допустить возможность неприменения мер ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ, если налоговым органом не будет доказана вина заказчика в совершении правонарушения (ни в форме умысла, ни в форме неосторожности).
Высказанная точка зрения является нашим экспертным мнением, для устранения сомнений рекомендуем обратиться за разъяснениями к регулятору (ЦБ РФ) (см. указание Банка России от 03.03.2022 № 6081-У).