Основным документом, на основании которого осуществляется списание потребленных ГСМ в организации, является путевой лист.
Обоснование позиции. На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Закон № 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона № 402-ФЗ) (письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).
Так, заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом подтверждается транспортной накладной (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ).
Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в трех экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
В рассматриваемом случае перевозчиком по договору с заказчиком организация не выступает. Следовательно, оригинал транспортной накладной для организации не составляется.
В то же время, исходя из п. 14 ст. 2 УАТ, для учета и контроля работы транспортного средства и водителя составляет путевой лист.
Согласно ч. 1 ст. 6 УАТ путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Таким образом, путевые листы необходимы организации, поскольку сотрудники фактически осуществляют доставку товаров автотранспортом от склада до торговых точек.
Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение горюче-смазочных материалов. Кроме того, он является основанием для начисления заработной платы водителю по сдельным расценкам и в целом служит подтверждением производственного характера понесенных расходов (см. письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@).
Состав сведений и порядок оформления (формирования) путевого листа утверждены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее — приказ № 390). Финансовое ведомство (см. письмо Минфина России от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57550) сообщало, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем реквизитов и порядком оформления или формирования путевых листов, утвержденных приказом № 390.
Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство (п. 10 приказа № 390).
При этом неполное (недостаточное) заполнение путевого листа может привести к тому, что налоговые органы оспорят признание расходов на ГСМ при налогообложении. Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 № Ф06-3255/13 указано, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, а также о пробеге автомобиля, не может подтверждать расходы на ГСМ.
В письме от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис Минтранс России ответил на запрос налогового ведомства о необходимости указания в путевом листе информации о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа). В частности, разъяснено, что с точки зрения обеспечения безопасности дорожного движения информация о маршруте не является обязательной в путевом листе. Но если такие сведения необходимы для подтверждения расходов организации (ИП), то путевой лист можно дополнить соответствующими данными, как и любыми другими реквизитами с учетом специфики перевозок, но только не в ущерб обязательным реквизитам.
С учетом изложенного выше считаем, что основным документом, на основании которого осуществляется списание ГСМ в организации, эксплуатирующей автотранспорт, является путевой лист. По нашему мнению, дополнительными документами могут быть, например, авансовые отчеты работников с приложенными чеками ККТ на приобретенные ГСМ.
Что касается составляемых организацией и перевозчиком актов выполненных работ, то данные документы подтверждают оказание услуг (выполнение работ) и не являются обязательными документами, подтверждающими затраты на потребленные ГСМ.