Если сотрудник использует в служебных целях автомобиль, принадлежащий супруге, не рекомендуется освобождать от налогообложения сумму компенсации за использование этого автомобиля.
Преобладающая позиция в разъяснениях чиновников сводится к тому, что компенсация за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого налогоплательщик не является, облагается НДФЛ (а также страховыми взносами) (письма Минфина России от 24.11.2021 № 03-04-06/94831, от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 26.09.2017 № 03-04-06/62152, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Хотя есть одно разъяснение финансистов, в котором они указывают, что расходы, понесенные работником при использовании автотранспорта, не являющегося собственностью работника, но используемого им на законных основаниях, с ведома и в интересах работодателя, подлежат компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ (письмо Минфина России от 05.12.2017 № 03-04-06/80616).
Схожую позицию можно найти в постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013, постановлении ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14 по делу № А60-18171/2013.
ВС РФ в Определении от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855 ВС РФ отметил, что компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, не является оплатой труда и не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде, в связи с чем указанная выплата не подлежит обложению страховыми взносами.
В Определении ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 суд указал, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Таким образом, компенсации за использование легковых автомобилей для служебных поездок по доверенности на право управлять транспортным средством правомерно не включаются в базу для исчисления страховых взносов. Аналогичный вывод сделан Верховным судом РФ в более раннем решении (смотрите Определение от 30.07.2015 № 306-КГ15-5578).
Можно попробовать учесть и нюанс, рассмотренный в письме Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.
Там чиновники пояснили, что если машина находится в совместной собственности супругов, то возмещение работодателем расходов на ее использование не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Если же автомобиль был приобретен супругой до брака, получен ею в дар или в порядке наследования либо является единоличной собственностью супруги по брачному договору, то возмещение работодателем расходов облагается НДФЛ.
Однако повторим, исключение суммы компенсации из облагаемой базы, если работник управляет автомобилем по доверенности, несет в себе большой риск. Налоговики, скорее всего, будут придерживаться именно первого подхода (не в пользу налогоплательщика), и сложно предсказать результат спора с ними.