Согласно п. 4 ст. 243 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны вести учёт сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм единого социального налога, относящегося к ним, а также сумм налоговых вычетов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты. Для этого МНС России Приказом от 27.07.2004 № САЭ-3-05/443 утвердило форму индивидуальной карточки учёта названных сумм и порядок её заполнения.
НК РФ и приказ МНС России № САЭ-3-05/443 устанавливают обязанность налогоплательщика вести индивидуальную карточку ЕСН по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты по трудовому, гражданско-правовому и авторскому договорам. Но названные документы не содержат указаний на то, в какой форме — на бумажном носителе или в электронном виде — следует вести и хранить данную форму. Есть только упоминание в приказе № САЭ-3-05/443 о том, что сводные индивидуальные карточки по совокупности работников рекомендуется вести в электронном виде в целях исключения ошибок при заполнении расчётов по авансовым платежам и деклараций по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.
Аналогичная ситуация складывается относительно формы НДФЛ-1. Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учёт доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде. Форма № 1-НДФЛ и порядок её заполнения утверждён Приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.
Вышеуказанными документами установлена обязанность налогового агента заполнять форму № 1-НДФЛ и иметь её в наличии. Но при этом ни НК РФ, ни Приказ МНС России № БГ-3-04/583 не запрещают вести эти формы в электронном виде.
К тому же есть Письмо Минфина России от 10.07.2006 № 03-05-01-04/206, в котором говорится: «поскольку в НК РФ не содержится указания на форму ведения и хранения налоговых карточек 1-НДФЛ, обязательную для налоговых агентов, организация вправе вести и хранить налоговые карточки в электронном виде».
Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что индивидуальные карточки ЕСН и формы НДФЛ-1 налогоплательщик может вести как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Обязанности распечатывать карточки на каждого сотрудника и предоставлять их вместе с электронным носителем не предусмотрено.