Вопрос: В сентябре - декабре 2012 г. в организации проведена выездная налоговая проверка, в рамках которой проверены первичные документы за 2009, 2010 и 2011 гг. Доначисленные налоги и пени организация уплатила в полном объеме.
В январе 2013 г. в помещении, где хранилась архивная документация организации, произошел прорыв трубы радиатора и часть документов оказалась залитой кипятком. Авария обнаружилась не сразу, вследствие чего документы размокли и пользоваться ими стало невозможно, что было зафиксировано надлежаще оформленным актом.
Вправе ли организация не восстанавливать утраченные первичные документы за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки?
Ответ:
В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение по вопросу об обязанности сохранять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, и сообщается следующее.
В силу пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 Кодекса налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.
Указанные документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 Кодекса) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 Кодекса).
При этом истребуемые документы представляются с учетом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 Кодекса, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.
Полагаем, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 Кодекса и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.
Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную ст. 126 Кодекса.
Одновременно сообщается, что согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В силу ч. 3 указанной статьи экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С. Разгулин