При дистанционной продаже товара существует временной разрыв между его передачей и платежом за него. При этом сначала может быть проведена передача покупки, а потом ее оплата, либо наоборот.
При приеме денежных средств в рамках предоплаты и безналичной оплаты требуется применять ККТ. В каждом конкретном случае дистанционной реализации товара кассовый чек формируется по своим правилам.
Стандартная схема такова: после ознакомления с описанием товара покупатель решает его приобрести, он сообщает об этом продавцу и перечисляет на его расчетный счет денежные средства (предоплату) за товар.
Если перечисление осуществляется по реквизитам расчетного счета, то о нем знает только покупатель, который формирует платежное поручение. Производится расчет — безналичный прием (получение) денежных средств за товар. Продавец узнает об их поступлении в момент зачисления на расчетный счет. Законом №54-ФЗ отводится один рабочий день на формирование кассового чека. При этом продавец может направить его тремя способами:
онлайн на электронную почту покупателя. Для этого при выборе товара покупатель передает продавцу информацию о нем и адрес для направления чека;
в виде бумажного чека, если у продавца есть возможность непосредственного взаимодействия с покупателем;
сформировать бумажный чек в течение одного рабочего дня с момента поступления денежных средств на расчетный счет и передать его покупателю вместе с товаром.
Таким образом, в стандартной ситуации продавец сначала получает деньги от покупателя, применяет ККТ, формирует чек и передает товар. Исполнение обязанности продавца по передаче товара в счет полученной предоплаты (аванса) называется ее зачетом, при котором также применяется онлайн-касса и формируется электронный чек. Облачная касса при этом может находиться не по адресу расчета, а размещаться в центре обработки данных, созданным самим продавцом или арендованным им у сервисной компании либо производителя ККТ. Она подключена к системе обработки данных и при получении информации о том, что деньги поступили на расчетный счет продавца, или товар передан покупателю, она формирует чек с реквизитами, соответствующими поступившей информации.