В Письме от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290 Минфин России разъяснил, что и сведения о доходах физического лица, и сообщение о невозможности удержать НДФЛ заполняются по форме 2-НДФЛ, утверждённой Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
В случае, когда представляется справка о доходах (п. 2 ст. 230 НК РФ), то в поле «Признак» проставляется цифра 1, а если направляется уведомление о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ) — цифра 2.
Финансисты отметили также, что в справке о доходах с признаком 1, представляемой ежегодно в целом по организации, указываются общие суммы доходов и исчисленного налога. В документе отражаются, в частности, доходы и исчисленная сумма НДФЛ, суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма, не удержанная налоговым агентом (которая ранее была отражена в справке с признаком 2). Следовательно, справка о доходах с признаком 1 содержит более общие сведения. Поэтому направление налоговикам сообщения о невозможности удержания НДФЛ с физического лица не освобождает налогового агента от подачи справки о доходах в отношении этого же гражданина.