Минфин России в письме от 30.08.2012 № 03-04-06/9-263 разъяснил, что суммы оплаты организацией расходов иностранного преподавателя по проезду (от места жительства и обратно) и проживанию в г. Москве на время чтения лекций или участия в конференции признаются доходом иностранного преподавателя, полученным в натуральной форме, подлежащим обложению НДФЛ.
Если организация не выплачивает иностранному преподавателю гонорар в денежной форме, то у нее отсутствует возможность удержать НДФЛ с доходов в натуральной форме, поскольку в момент получения такого дохода не происходит выплаты денежных средств.
Согласно п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.
В этом случае исчисление, декларирование и уплату НДФЛ налогоплательщик осуществляет самостоятельно в порядке, предусмотренном ст. 228 и 229 НК РФ.