Расходы организации, принимаемые для целей налогообложения, должны соответствовать критериям, прописанным в ст. 252 НК РФ, то есть затраты должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально.
Проезд на железнодорожном транспорте с 1 января 2012 г. подтверждается контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Контрольный купон является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса России от 31.08.2011 № 228 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте»).
Следовательно, для подтверждения проезда на железнодорожном транспорте не требуются чеки ККТ, слипы электронных терминалов, банковские выписки и т.д.
Такие разъяснения даны Минфином России в письме от 01.10.2012 № 03-03-06/1/515.