Перед каждой компанией в области управления финансами стоят три задачи: информирование, контроль и, собственно, управление. И автоматизация казначейства может способствовать более эффективному решению этих задач. Однако перевод всех соответствующих процессов в «цифру» – задача не из простых, и чтобы система заработала «как по маслу» необходимо проанализировать все до деталей. Что нужно знать о преимуществах и недостатках цифровизации казначейства, и как внедрить эту систему в своей компании - рассказывает Ольга Крылова, старший менеджер управления казначейства «Северсталь – ЦЕС».
Какие проблемы решает цифровое казначейство
Казначейство призвано обеспечить эффективное управление финансовыми потоками организации, включая оперативный учет распределенных во времени поступлений и оплат. Такого рода контроль в формате реального времени нацелен на то, чтобы помочь компании преодолеть потенциально возможные затруднения. Так, цифровое казначейство дает возможность:
-
заранее рассчитывать, какое количество средств должно быть на балансе компании в конкретный отрезок времени;
-
проводить платежи в соответствии с их очередностью, сроками реализации, степенью важности;
-
определять временные периоды, когда количество финансов может быть недостаточно или избыточно.
Главные цели казначейства можно разделить на стратегические и оперативные. Стратегические состоят в достижении роста рыночной стоимости компании благодаря реализации грамотных управленческих решений, базирующихся на данных казначейства.
Оперативные направлены на обеспечение повседневных нужд компании и оптимизации финансовых потоков. Для достижения этих целей будет необходимо решить ряд задач, связанных с:
-
планированием денежных потоков;
-
эффективным ведением транзакционных процессов (исполнение платежей, привлечение и размещение денежных средств в банках и на иных финансовых рынках);
-
предотвращением кассовых разрывов;
-
привлечением кредитных и заемных средств;
-
управлением договорными отношениями;
-
отслеживанием и проведение взаимозачетов;
-
управлением свободными денежными средствами;
-
анализом доступности финансов.
Преимущества цифрового казначейства
Среди неоспоримых преимуществ внедрения цифрового казначейства можно отметить такие, как:
-
высокая скорость проведения доработок в системе казначейства;
-
нивелирование операционных ошибок вследствие автоматизации ручных операций;
-
повышение скорости формирования отчетов;
-
сокращение сроков принятия управленческих решений, связанных с распределением финансовых потоков;
-
безопасность выполнения операций – вся цепочка процесса реализована в учетной системе, нет влияния внешних и внутренних факторов.
Ограничения цифрового казначейства
При этом крайне важно осознавать ограничения инструментов автоматизации казначейства - это позволит заблаговременно прогнозировать варианты развития событий.
Ограничение №1: высокая стоимость
Нужно отдавать себе отчет в том, что стоимость внедрения, реализации проекта по цифровизации казначейства, а также требующихся доработок, может быть внушительной. Безусловно, цена во многом будет напрямую связана со сложностью последних. Расчет будет представлять собой оценку продолжительности требующегося на доработки времени и количества людей, которых потребуется привлечь.
Сократить расходы может помочь привлечение к этому процессу внутренних ресурсов компании. Допустим, вашей компании нужно автоматизировать проведение банковских выписок, и у вас есть возможность использовать свои ресурсы вместо привлечения внешних провайдеров. Это не только позволит сэкономить, но и будет развивать внутреннюю экспертизу в области роботизации.
Ограничение №2: риск потери внутренней экспертизы
Базовый риск, с которым придется столкнуться сразу после внедрения цифрового казначейства, заключается в потере внутренней экспертизы и качественного контроля за данными. Это может произойти, если вследствие автоматизации транзакционных процессов казначейства ваши подчиненные станут рассчитывать только на данные, которые они получают из системы.
Предупредить такое развитие событий легко: введите дополнительные контрольные процедуры. Это позволит делать регулярно проверку данных, получаемых из системы. Так ваши коллеги не утратят навыков анализа и будут иметь возможность быстро обнаружить проблему в расчетах.
Ограничение №3: риск потери информации
Нужно помнить и о возможном риске потери информации, архивов в случае неисправной работы системы, а также риске мошенничества - как внешнего, так и внутреннего. Справиться с ними поможет создание копий баз данных время от времени и формирование дополнительных вариантов подписания и отправки банковских документов в банк-клиентах. Полезным будет и профильное обучение ваших подчиненных распознаванию фишинговых писем для предупреждения внешних атак.
Как внедрить цифровое казначейство
Прежде всего, чтобы процесс внедрения цифрового казначейства прошел успешно, важно провести детальный анализ нюансов ведения учета в вашей организации. А затем предстоит пройти ряд этапов.
Этап 1: постановка целей
На этом этапе нужно выявить “узкие” места в процессах казначейства и в учетной системе, а также сопоставить их влияние друг на друга. Здесь же следует провести расчет эффектов от внедрения казначейства - не только финансовых, но и из области безопасности. Ключевая задача этапа - оценить не только преимущества, но и вероятные ограничения. Закономерным результатом станет постановка целей внедрения цифрового казначейства.
Этап 2: планирование бюджета и разработка дорожной карты проекта
Как понятно из названия этапа, его цели - согласовать бюджет и получить на выходе готовую дорожную карту проекта, включающую информацию о спонсорах, лидерах, экспертах и исполнителях. Исходя из нашего опыта, можем сказать, что не лишним будет прописать в дорожной карте альтернативные пути реализации разных частей проекта - в случае возникновения затруднений это может ускорить процесс воплощения проекта в жизнь.
Этап 3: старт реализации проекта и настройки
Главная задача третьего этапа - обеспечить наполнение системы данными в оперативном формате. Это критически важно, поскольку без данных не будет возможности выстроить и автоматизировать цепочку процесса казначейства.
Еще один момент, который следует учесть, заключается в необходимости оценки возможности движения проекта далее по дорожной карте на каждом из его циклов. Такая оценка проводится на основании определения соответствия промежуточного результата конечной цели. А в случае выявления несоответствия нужно будет осуществить корректировку проекта и/или бюджета.