Обогащение традиций BSC

Продолжаем раскрывать секреты авторской методики внедрения в компании сбалансированной системы показателей. В сегодняшнем выпуске вы узнаете, как найти ядро бизнеса, для чего нужен паспорт сделки и какие элементы используются в сбалансированной системе показателей.

Приемы, встроенные в методологию ССП

Подход к системе сбалансированных показателей (далее — ССП) сверх BSC (подробнее см. ст."Сбалансированные системы показателей: авторское видение") постепенно дополняется следующими элементами.

1. Интегральные показатели — их можно использовать в качестве целей, допускающих возможные пути их достижения. Такой способ балансировки встречается у различных исследователей и первым приходит в голову российским практикам. Автор тоже перенес «болезнь» преувеличения значимости данного приема, но после «выздоровления» по-прежнему считает этот прием пусть не панацеей, но весьма полезным. Без него иногда трудно построить разумную систему эксплуатации ССП. Интегральные показатели теряют в информативности по сравнению с исходными показателями, выводы на их основе сделать гораздо труднее. Тем не менее интегральные показатели можно использовать в качестве целевых ориентиров, для контроля «сверху» бизнес-процессов, оценки работы руководителей подразделений. Рекомендуем использовать их «отдельной строкой», но ни в коем случае не смешивать с первичными данными. Кроме того, осторожно интегрируйте показатели, учитывая математические рекомендации.

2. «Ядро бизнеса» (авторский термин) — модель денежных потоков, синтезирующая и детализирующая функции конкретного бизнеса. Это главный операционный бюджет, используемый для принятия решений. Без него вся ССП для работников компаний — пустой звук. Именно ядро переводит стратегию в действие (пример рассмотрим ниже). Паспорт сделки и финансовый календарь строятся на основе графика экономической прибыли.

3. Матричная структура ССП: каждому подразделению, каждой группе стейкхолдеров, каждому направлению деятельности и стратегической теме — своя подсистема показателей. Все они должны быть взаимосвязаны.

4. Конкретные балансы — как правило, они «мягкие»; конкретизируют понятие сбалансированности (они также будут рассмотрены далее).

5. Паспорт показателя. Данное понятие автор «подсмотрел» в консалтинговой компании в 2005 г. Это не секрет, а реальная практика, которой обучают в бизнес-школах. Паспорт показателя есть его формальное описание в виде полей соответствующей базы данных: от шифров до значений. Автору приходилось работать с описаниями показателей, состоящими более чем из 20 полей. Различают паспорт разработки и паспорт эксплуатации показателя.

6. Свободное формирование блока нефинансовых показателей означает, что не все нефинансовые показатели фиксируются. Их состав меняется год от года, квартал от квартала. Макробаланс финансовых и нефинансовых показателей достигается путем фиксирования их веса в интегральном показателе U (например, в оптовой фирме для одного подразделения — 20% от общего максимального значения U, для другого — 30%).

Описанные элементы не являются обязательными, но способствуют повышению эффективности проекта ССП в разы.

Краткая характеристика авторской технологии ССП

Данная технология представляет собой один из вариантов реализации ССП, базирующийся на трех этапах:

1) прототип системы (пилотный проект);

2) полная детальная разработка и внедрение ССП (на практике трудно отделить разработку от внедрения);

3) эксплуатация ССП.

Основные особенности технологии:

• детальная проработка ключевых бизнес-процессов с постепенным формированием ядра бизнеса;
• применение интегральных критериев для обеспечения свободы исполнителей в ходе реализации стратегии (применяется на этапе эксплуатации);
• типовые проектные решения;
• тесная и частично формализованная связь с управленческим учетом, бюджетированием и мотивацией.

Реализация технологии основана на взаимодействии разработчика ССП (сотрудника фирмы) с консультантом-аудитором, курирующим процесс разработки.

«Ядра бизнеса» пока наиболее удачно приживаются в сфере оптовой торговли. Есть примеры их использования в логистике и промышленности, однако там их трудно отличить от хорошего управленческого учета. «Ядра бизнеса» позволяют упорядочить решения, сделать их прозрачными, вокруг них вращается бизнес-процесс.

«Ядра» не являются обязательными элементами ССП, но весьма желательны. Они возникают там, где экономика и финансы объективно необходимы для принятия тактических решений. Термин «ядра бизнеса» пока не удается формализовать и канонизировать. Вероятно, к данному понятию близки классические решения в области управленческого учета, например:

• принять или отвергнуть контракт;
• планирование ассортимента;
• оперативное бюджетирование.

Последняя трактовка встречается чаще всего.

Рассмотрим схематично примеры из сферы оптовой торговли (наиболее исследованной автором отрасли новой экономики).

Паспорт сделки

Паспорт сделки впервые был создан автором в 2003 г. для оптовой компании средней величины, торговавшей текстилем и сопутствующими товарами.

Проиллюстрируем последствия включения экономических затрат в управленческий учет. Любой бизнес-процесс, привлекающий на длительное время серьезные внутренние ресурсы компании, требует включения этих затрат в показатели эффективности. Основные затраты внутренних ресурсов могут быть представлены в виде омертвления капитала (К) с учетом времени их использования в бизнес-процессе (t). Все эти затраты не бесплатны и оцениваются альтернативной ставкой вложений или требуемой нормой доходности (i).

Типовые формулы, которые автор назвал методом Kit, индивидуализируются, настраиваются для конкретных бизнес-процессов. Сначала рассмотрим две упрощенные формулы.

1. Экономическая прибыль на базе Kit:

π_Э = π_Б – K х i х t, где π_Б — бухгалтерская прибыль, K — вложенный капитал, i — требуемая доходность в процентах, t — время в годах.

Данная оценка принимает во внимание задействованный в бизнес-процессе капитал (нераспределенную прибыль, кассовые остатки, дебиторскую задолженность, собственные средства и т.п.). Если _Э > 0, бизнес-процесс экономически выгоден собственнику. Компонента Kit — неявные затраты — в одной компании получила у работников название «отчисления собственникам», что полностью соответствует экономической теории. Если компания использует товарный кредит, Kit может быть отрицательной величиной, поэтому не всегда экономическая прибыль меньше бухгалтерской (не верьте упрощенным учебникам экономической теории).

2. Экономическая маржинальная прибыль на базе Kit. Она модифицируется при условии, что омертвление капитала не имеет постоянного характера, то есть этот капитал не является фиксированным ресурсом:

π_ЭМ = π_М – K х i х t, где π_М — маржинальная прибыль.

Конечно, это не традиционный маржинальный доход. Его можно интерпретировать так: сначала верни «кесарю кесарево» (то есть собственнику — требуемый процент на его капитал), а затем компенсируй остальные затраты. Если сможешь, то зарабатывай прибыль, долю которой можно расходовать на переменную часть оплаты труда.

обратите внимание

Компоненты ресурсов затрачиваются по времени неравномерно (см. рисунок).

Сплошная линия — план, который прописывается в паспорте. Первый горизонтальный участок представляет собой среднее время дебиторской задолженности, пунктир иллюстрирует действительный расход капитала.

Пример паспорта сделки в группе оптовых компаний, применявших метод Kit с лета 2003 г. Учет времени омертвления капитала и расчет показателей прибыли позволил:

• выявить и планировать наиболее выгодные закупки, отсечь нерентабельные сделки;
• предотвращать затоваривание и образование неликвидов;
• более гибко управлять скидками;
• нацелить менеджера на действительную прибыльность своей работы, жестче управлять текущими продажами, увязав стимулы к работе с конкретной партией товара.

В плановом документе — паспорте сделки — часто рассматривалась не закупка отдельного товара, а весь комплект реальной покупки у одного поставщика. Основные формулы паспорта сделки в рассматриваемой компании — это четыре варианта прибыльности:

• торговая наценка: P_{продажи} –  P_{покупки}, разница продажных и закупочных цен. Данная оценка прибыльности сделки часто доступна менеджеру по продажам в коммерческой практике. Тем не менее цена закупки может быть коммерческим секретом и соответственно скрыта от менеджера по продажам. Переход к условным (трансфертным) ценам вполне возможен и даже полезен, в том числе при открытых закупочных ценах;

• экономическая маржинальная прибыль: π_М = P_{продажи} – P_{покупки} – K х i х t – Z_отдела – С_прямые , где K х i х t — затраты капитала за время t, С_прямые — прямые затраты на сделку; Z_отдела — затраты отдела, разнесенные на сделку пропорционально закупочным ценам. Эта оценка прибыльности сделки, как правило, недоступна менеджеру по продажам в традиционной практике, поэтому ее наличие у менеджеров в данной компании расценивается как конкурентное преимущество;

• бухгалтерская прибыль: π_Б = P_{продажи} – P_{покупки} – (Z_отдела + Z_{адм.отдела}) – С_прямые, где Z_{адм.отдела} — общеадминистративные затраты, отнесенные на сделку пропорционально закупочной цене.

К недостаткам данной оценки традиционно относят неконтролируемость последних двух или трех компонент со стороны менеджеров по продажам. Внедряя в 2003 г. Kit, автор применил этот вариант, памятуя о том, что фирма нацелена на рост, хотя уже тогда она фактически была «дойной коровой». Поэтому лучше было бы разносить общеадминистративные затраты и затраты на сделку пропорционально маржинальному доходу или торговой наценке;

• экономическая прибыль: π_Э = P_{продажи} – P_{покупки} – K х i х t – (Z_отдела + Z_{адм.отдела}) – С_прямые.

В рассматриваемой компании был применен один из оригинальных (но поневоле не всеобщих) методов определения требуемой нормы доходности: отсечение невыгодных сделок по данным прошлого планового периода. Для этого составляется статическая имитационная модель, в которой меняется только параметр i и соответственно методом Kit принимаются или отвергаются свершившиеся ранее сделки (эксперты оценивают, не слишком ли жестко работает Kit). Таким образом, постепенно подбирается ставка доходности. Эксперты и собственники, зная, какие сделки были удачными в 2002 г., а какие неудачными, пришли к согласию относительно ставки требуемой доходности в 25%. Затем путем включения активов, не принимавших участия в сделках, ставка выросла до 27,4%.

Система принятия решений по сделке представлена в таблице.

Далее приведен пример паспорта сделки, иллюстрирующий достоинства и опасности метода при неполном его внедрении (программное обеспечение «1С», версия 7.7).

Данный паспорт наглядно иллюстрирует достоинства и недостатки метода. Во-первых, в сделке могут присутствовать связанные товары (поставляемые фабрикой в нагрузку или просто включаемые в одну накладную). В данном случае это минус, так как менеджер, наверное, спрятал за прибыльным товаром («бязь») убыточный («диагональ»). Во-вторых, в данном случае второй товар — бязь — проходит по так называемой транзитной сделке. Суть ее в том, что оптовая фирма приобрела товар на условиях рассрочки, а сама продала его со склада поставщика.

Как известно, благими намерениями вымощен путь в ад. При неполном или формальном внедрении Kit возникают риски:

• «благое» включение в паспорт нескольких товаров влечет «эффект спрятавшегося товара». В нашем примере экономически убыточная диагональ «спряталась» за выгодной бязью.
• ориентация ЛПР на нулевую экономическую прибыль сделки и товара снижает прибыльность товаров, на рынках которых фирма является ценополучателем. У менеджера по продажам возникает желание продать побольше и по низкой цене, поскольку в 2003 г. он получал вознаграждение от выручки.

обратите внимание

С помощью данной системы планирования и мониторинга сделок удалось повысить эффективность торговли. В условиях некоторых недостатков информационной системы, базирующейся на популярной, но маломощной системе «1С» (версия 7), не удалось замкнуть Kit на главное звено — стимулирование по результатам работы. Тем не менее эффект от внедрения системы был налицо.

В компании не приживалось традиционное бюджетирование: составлялись и работали только бюджеты затрат подразделений. Ни о каком действительно нужном и работающем бюджете продаж не было речи (ошибка в 60% считалась нормальной). Kit не просто дополнил бюджетирование инструментом оценки неявных затрат, что сегодня находится вне общепринятой практики бюджетирования. Сам паспорт сделки и есть главный вид бюджета компании. Это полностью находится в русле направления Beyond Budgeting. Kit и помогает лучше оценить вклад в результат работы компании (подразделения) менеджера по продажам, центра прибыли, товарной группы, поставщиков и потребителей.

Система ограничений по сделке на основе метода Kit

Пример паспорта сделки

Утверждаю__________  Дата__________

Паспорт купли-продажи №__________ от ______________

Дата отгрузки: ________________

Подразделение: ткани

Менеджер: Васильев А.Б.

Сумма скидки при закупке 24050,00