Трудовое законодательство предусматривает предоставление ежегодных отпусков сотрудникам с сохранением места работы и среднего заработка.
Каким образом законодательство разграничивает основные и дополнительные отпуска? Когда работники получают право на отпуск? Какие при этом оформляются документы? Об этом и пойдет речь в данной статье.
Ежегодный отпуск предоставляется один раз в год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ) за каждый рабочий год, который исчисляется с момента приема работника на работу.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у этого работодателя (ст. 122 ТК РФ).
Пример. Работник принят на работу 2 февраля 2007 г. Его первый рабочий год - со 2 февраля 2007 г. по 1 февраля 2008 г.; второй - со 2 февраля 2008 г. по 1 февраля 2009 г. В каждом рабочем году работнику предоставляется отпуск.
Общая продолжительность ежегодного отпуска определяется путем суммирования основного и всех дополнительных отпусков (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).
Сложив дни основного отпуска и дни дополнительных отпусков работника, работодатель получит общую продолжительность его ежегодного отпуска. Продолжительность отпуска определяется в календарных днях.
Пример. Работник имеет право на основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 6 календарных дней.
Ежегодный отпуск работника составит 34 календарных дня (28 + 6).
Если один из отпусков исчисляется в рабочих днях, то общая продолжительность ежегодного отпуска определяется путем суммированная календарных и рабочих дней отпуска. Приводить календарные и рабочие дни к "общему знаменателю" не надо (Письмо Минтруда России от 01.02.2002 N 625-ВВ). От предполагаемой даты начала ежегодного отпуска следует отсчитать определенное количество дней основного отпуска в календарных или рабочих днях, а затем - определенное количество дней дополнительного отпуска также в календарных или рабочих днях. В число календарных дней отпуска не включаются праздничные дни, а в число рабочих - праздничные дни и воскресенье.
Пример. Работник имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда продолжительностью 6 рабочих дней. Работнику установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и в воскресенье.
Допустим, отпуск работника по графику должен начаться 25 февраля 2008 г. Отсчитаем от этой даты 28 календарных дней, учитывая, что праздничный день 8 Марта в число календарных дней отпуска не включается. Основной отпуск работника закончится 24 марта 2008 г. После этой даты отсчитаем 6 рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели с выходным днем в воскресенье. Дополнительный отпуск работника закончится 31 марта 2008 г. Именно 31 марта станет днем окончания всего ежегодного отпуска.
Общая продолжительность отпуска - 28 календарных дней (без учета праздничного дня 8 Марта). Продолжительность основного отпуска - 28 календарных дней. Продолжительность дополнительного отпуска - 6 календарных дней. Именно эти цифры необходимо занести в графы А, Б и В приказа о предоставлении отпуска работнику по форме N Т-6 или в графы 5, 6 и 9 приказа о предоставлении отпуска нескольким работникам по форме N Т-6а.
При этом часть такого отпуска, исчисляемая в календарных днях, оплачивается в порядке, предусмотренном ч. 4 ст. 139 ТК РФ, а часть отпуска, исчисляемая в рабочих днях, - в порядке, предусмотренном ч. 5 ст. 139 ТК РФ.
Основной отпуск всегда предоставляется целиком (за исключением случаев разделения отпуска на части или предоставления отпуска с последующим увольнением). Дополнительные же отпуска могут предоставляться в текущем рабочем году не полностью.
Например, дополнительный отпуск работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, предоставляется полностью, только если работник отработал в соответствующих условиях 11 месяцев и более (п. 8 Инструкции, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20; Решение Верховного Суда РФ от 15.04.2004 N ГКПИ 2004-481; Определение Верховного Суда РФ от 08.07.2004 N КАС 2004-266).
Если к моменту предоставления отпуска работник еще не имеет права на полный дополнительный отпуск, то к основному отпуску присоединяется заработанная им часть дополнительного отпуска.
Пример. Работник имеет право на основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда продолжительностью 6 рабочих дней.
Работник трудится в организации с 1 октября 2007 г. 1 апреля 2008 г. работнику по графику предоставляется ежегодный отпуск за первый рабочий год (с 1 октября 2007 г. по 31 сентября 2008 г.).
За каждый месяц работы во вредных условиях труда работник получает право на 0,5 дня дополнительного отпуска (6 дн. : 12 мес.)
Если работник постоянно работает во вредных условиях труда, то к 1 апреля он получит право на дополнительный отпуск продолжительностью 3 календарных дня (6 дн. : 12 мес. x 6 мес.).
Таким образом, 1 апреля работнику будет предоставлен основной отпуск целиком и дополнительный отпуск продолжительностью 3 рабочих дня. Работник будет отдыхать с 1 апреля по 3 мая:
- с 1 по 28 апреля - основной отпуск;
- с 29 апреля по 3 мая - дополнительный отпуск (праздник 1 Мая в число рабочих дней дополнительного отпуска не включается, а на пятницу 2 мая перенесен выходной день с воскресенья 4 мая согласно Постановлению Правительства РФ от 11.08.2007 N 512 "О переносе выходных дней в 2008 году").
Заслуги работника на прежнем месте работы не принимаются во внимание, ведь предыдущий работодатель при увольнении уже предоставил работнику не использованные им дни отпуска или выплатил за них компенсацию.
Пример. Работник приступил к работе 2 сентября 2007 г. Право на использование первого отпуска у такого работника возникнет 2 марта 2008 г.
Однако отпуск по соглашению с работодателем может быть предоставлен работнику и раньше, до того как он отработает шесть месяцев. Соглашение можно заключить в письменной форме в виде отдельного документа.
Соглашением может являться и утвержденный график отпусков, согласно которому отпуск работника запланирован на первые полгода его работы у данного работодателя. Ведь график отпусков обязателен для работника и работодателя.
Некоторым работникам по их просьбе работодатель обязан предоставить отпуск и до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ):
- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.
Кроме того, до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации отпуск предоставляется (по желанию соответствующего работника):
- мужу - в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- совместителям - одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- работникам, уволенным ранее по сокращению численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), - в новой организации (пп. "в" п. 11 Постановления Совета Министров РСФСР от 18.01.1988 N 16 "Об обеспечении эффективной занятости населения, совершенствовании системы трудоустройства и усилении социальных гарантий для трудящихся"; ч. 2 ст. 122, ч. 2 ст. 423 ТК РФ);
- супругам военнослужащих - одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих").
В дальнейшем отпуска предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков, установленной в данной организации. Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком отпусков.
Для того чтобы предоставить работнику отпуск, необходимо:
- составить и утвердить график отпусков;
- оформить направление работника в отпуск, т.е.:
1) составить приказ о предоставлении отпуска;
2) составить записку-расчет о предоставлении отпуска;
3) внести записи об отпуске в личную карточку работника.
График отпусков
График отпусков должен составляться каждым работодателем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Отсутствие графика является нарушением трудового законодательства, за которое к организации может быть применена административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности организации или индивидуального предпринимателя.
О графике отпусков работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
При составлении графика необходимо учесть:
- нормы трудового законодательства, которые обязывают работодателя предоставлять некоторым категориям работников отпуск в любое удобное для них время;
- пожелания работников;
- необходимость обеспечения бесперебойной работы организации;
- мотивированное мнение профсоюза.
Право на предоставление отпуска в любое удобное время
Право на предоставление отпуска в любое удобное время дано трудовым законодательством лишь некоторым категориям работников:
|
Категория работников |
Нормативный правовой акт,
|
|
Работники моложе 18 лет |
ТК РФ (ст. 267) |
|
Граждане, подвергшиеся воздействию
|
Закон РСФСР от 15.05.1991
|
|
Ветераны |
Федеральный закон от 12.01.1995
|
|
Герои СССР, Герои Российской Федерации,
|
Закон от 15.01.1993 N 4301-1
|
|
Женщины, имеющие двух и более детей в
|
Постановление ЦК КПСС и Совета
|
|
Одинокие мужчины, воспитывающие двух и
|
Распоряжение Совета Министров
|
|
Герои Социалистического Труда и полные
|
Федеральный закон от 09.01.1997
|
|
Лица, награжденные знаком "Почетный
|
Закон РФ от 09.06.1993 N 5142-1
|
|
Граждане, подвергшиеся воздействию
|
Федеральный закон от 10.01.2002
|
Дата начала отпуска, названная работником, которому отпуск предоставляется в любое удобное время, в обязательном порядке вносится работодателем в график отпусков.
Если такой работник в дальнейшем передумает, то в график отпусков необходимо внести соответствующие изменения.
Отпуска в любое удобное время предоставляются также и иным категориям работников в случаях, предусмотренных соглашениями, коллективным или трудовым договором, локальными нормативными актами.
Очень часто право на предоставление отпуска в любое удобное время предусмотрено отраслевыми тарифными соглашениями.
Например, Отраслевое соглашение по транспортному строительству на 2007 - 2009 гг. (п. 4.7) устанавливает, что работникам, имеющим детей-инвалидов, отпуск предоставляется в любое удобное время.
Аналогичную норму содержит и Федеральное отраслевое соглашение по радиоэлектронной промышленности на 2006 - 2008 гг. (п. 5.1.32).
В график вносится примерная дата начала отпуска внешнего совместителя и супруга военнослужащего. При представлении документа о дате начала отпуска на основном месте работы или о дате начала отпуска военнослужащего, которая не совпадает с датой, указанной в графике, отпуск внешнему совместителю или супругу военнослужащего предоставляется вне графика.
Учет пожеланий работников и необходимость обеспечения
бесперебойной работы организации
При составлении графика работодателю приходится считаться не только с пожеланиями работников, но и с необходимостью обеспечения бесперебойной работы организации.
Не обязательно приурочивать отпуска к 1-му или к 15-му числу месяца. Работодатель имеет право равномерно распределять сроки начала отпусков работников организации в течение всего месяца (п. 11 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Постановлением Народного Комиссариата Труда СССР от 30.04.1930 N 169) и календарного года.
Мотивированное мнение профсоюза
При составлении графика обязательно учитывается мнение профсоюза. Но, конечно, только тогда, когда профсоюз действует в данной организации. Специально инициировать создание профсоюза в целях согласования графика отпусков или любых других документов не надо.
Мнение профсоюза учитывается в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ. Перед утверждением график направляется в выборный орган профсоюза, который в течение 5 рабочих дней обязан представить свое мотивированное мнение.
Если профсоюз согласен с проектом, то график утверждается руководителем организации.
Если профсоюз с представленным проектом графика не согласен или настаивает на внесении в него изменений или дополнений, то работодатель обязан в течение трех дней провести дополнительные консультации в целях достижения взаимоприемлемого решения.
При недостижении согласия работодатель и профсоюз оформляют протокол, в который вносятся все спорные моменты. После этого работодатель имеет право утвердить предложенный им график отпусков.
Форма графика
График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" <*>.
--------------------------------
<*> Данным нормативным правовым актом утверждены все унифицированные формы, упоминаемые далее.
При составлении графика графы 7 - 9 не заполняются.
Графа 7 "Фактическая продолжительность отпуска" заполняется после фактического окончания отпуска, т.е. после того как работник выйдет на работу.
Графы 8 и 9 "Перенесение отпуска" заполняются только в том случае, если отпуск переносится на другой период времени. В качестве основания перенесения отпуска указывается приказ (распоряжение) руководителя или иной документ организации.
Графа 10 формы заполняется в случае необходимости внесения в график каких-либо сведений, которые не могут быть внесены в графы 1 - 9.
График подписывается руководителем кадровой службы организации и утверждается руководителем организации.
Если в организации нет кадровой службы, график подписывается лицом, ответственным за его составление.
Пример заполнения графика отпусков см. в приложении 1.
В конце года график отпусков будет выглядеть так, как показано в приложении 2.
* * *
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Вносить изменения в утвержденный график отпусков допускается, если изменения:
- согласованы с соответствующим работником;
- связаны с принятием на работу новых работников.
В случае если после составления и утверждения графика отпусков наступит событие, с которым действующее трудовое законодательство связывает возможность предоставления отпуска, такое событие должно учитываться работодателем.
Например, согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации. Фактическое время отпуска такого работника не совпадет со временем отпуска, указанным в графике отпусков.
Оформление направления работника в отпуск
Хотя дата начала отпуска каждого конкретного работника указана в графике отпусков, работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить работника об этом под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодатель извещает работника о предстоящем отпуске, знакомя его с приказом о предоставлении отпуска.
Приказ о предоставлении отпуска
При направлении работников в отпуск составляются приказы по унифицированной форме N Т-6 или N Т-6а. Форма N Т-6 применяется для составления приказа о направлении в отпуск одного работника, а форма N Т-6а - при направлении в отпуск нескольких работников.
Приказы составляются работником кадровой службы и подписываются руководителем организации.
Пример приказа о предоставлении отпуска одному работнику по форме N Т-6 см. в приложении 3, а приказа о предоставлении отпуска нескольким работникам по форме N Т-6а см. в приложении 4.
Отметки в личной карточке
На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в разд. VIII "Отпуск" личной карточки работника, которая ведется по форме N Т-2:
Личная карточка работника
VIII. ОТПУСК
|
Вид
|
Период работы |
Количество
|
Дата |
Основание | ||
|
с |
по |
начала |
окончания | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Ежегодный |
01.03.2007 |
29.02.2008 |
28 |
03.09.2007 |
30.09.2007 |
Приказ от
|
|
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
Результаты расчета средней заработной платы работника, причитающейся за отпуск, отражаются в записке-расчете о предоставлении отпуска по форме N Т-60, приведенной в приложении 5.
* * *
Отпуск предоставляется только в целых календарных днях.
Трудовое законодательство не предусматривает иного.
Если, например, увольняющийся работник имеет право на дробное число дней отпуска и просит предоставить ему отпуск с последующим увольнением (ч. 2 ст. 127 ТК РФ), то ему предоставляется целое число дней отпуска, а дробный остаток, не составляющий целого дня, компенсируется денежной суммой.
Если работник к моменту предоставления ежегодного отпуска имеет право на предоставление только части дополнительного отпуска, которая выражается в дробных днях, то дробный остаток, не составляющий целого дня, округляется до целого дня. То есть часть дополнительного отпуска предоставляется работнику авансом.