Наступил апрель, а это значит, что скоро (15 апреля 2013 г.) закончится срок сдачи отчетности по страховым взносам на обязательное социальное страхование за I квартал 2013 г. Мы дадим рекомендации, как подготовить расчет без ошибок.
Форма новая или старая?
Вопрос о новой форме-4 ФСС висит в воздухе уже более полугода. Так, еще в августе 2012 г. Минтруд России на своем сайте опубликовал проект приказа о внесении изменений в этот расчет, согласно которому в него добавлялась новая таблица 10 с информацией об аттестации рабочих мест. Однако Минюстом России было отказано в его регистрации.
Сейчас на сайте трудового ведомства размещен проект приказа от 05.02.2013 об утверждении нового расчета по форме-4 ФСС. В нем сказано, что она должна применяться начиная с отчетности за I квартал 2013 г. Однако пока нет никакой информации о том, утвержден ли вышеназванный приказ и передан ли он для регистрации в Минюст России. На некоторых региональных сайтах ФСС России уже размещено объявление о приеме отчетности за I квартал 2013 г. по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 216н. Таким образом, отчитываться за I квартал 2013 г. нужно по старой форме.
Типичные ошибки
Практика показывает, что организации при заполнении и сдаче отчетности в ФСС России допускают достаточно много ошибок. Например, на сайте Курского отделения ФСС России опубликована информация о наиболее типичных огрехах бухгалтеров при представлении отчетности в электронной форме.
Много ошибок допускается просто по невнимательности при заполнении и отправке расчета по форме-4 ФСС. Например, файл, отправляемый в ФСС России в электронном виде, часто забывают подписать. Специалисты ФСС России напоминают, что файл расчета обязательно должен быть подписан и зашифрован. Неподписанный файл имеет расширение XML, подписанный — EF4. Соответственно, отправленный в ФСС России отчет считается сданным, только когда он содержится в файле с расширением EF4 (приказ ФСС России от 12.02.2010 № 19).
При подписании расчета часто используются сертификаты подписи, срок действия которых истек. При отправке отчета за I квартал 2013 г. нужно учитывать, что с 20 февраля 2013 г. обновился сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета. Скачать новый сертификат можно с официального сайта ФСС России (http://www.fss.ru/uc/).
Часто не заполняется размер страхового тарифа по страховым взносам от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний во втором разделе формы-4 ФСС либо не указывается размер скидки или надбавки в случае их наличия.
Для страхователей, применяющих специальные режимы налогообложения, наиболее распространенной ошибкой является неверное отражение дополнительного кода в поле «шифр страхователя». Так, при шифре страхователя 121 (компании на УСН) бухгалтеры часто не заполняют в следующих двух ячейках дополнительный шифр 01, который указывает на категорию страхователя. Те, кто применяет ЕСХН, наряду с шифром 032 обязаны указывать дополнительный код 03. А аптечные организации с шифром 141, уплачивающие ЕНВД, должны не забывать заполнять дополнительный код 02. При этом, если организация не является бюджетным или казенным учреждением, в двух последних ячейках поля необходимо проставлять код 00.
Кроме того, очень часто бухгалтеры заносят показатели не в те строки. Например, сумму начисленных взносов показывают по строке «Начислено страховых взносов по актам проверок».
Но есть категория ошибок, которые выявляются только в ходе логического контроля представленной формы расчета. Такой контроль осуществляется специалистами ФСС России путем сверки показателей формы с контрольными соотношениями. Вот об этих соотношениях мы подробно и поговорим.
Как проверяют расчет в ФСС
Контрольные соотношения показателей логического контроля к расчету по форме-4 ФСС содержатся в приложении 3 к Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС России в электронном виде с применением ЭЦП (приказ ФСС России от 12.02.2010 № 19 в редакции от 25.04.2012). Они есть для всех таблиц формы, за исключением таблиц 4—4.4.
Титульный лист
В титульном листе логическому контролю подвергаются показатели численности работающих женщин, инвалидов, а также персонала, занятого на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами. Каждый из этих показателей не должен превышать общую численность работников.
Численность женщин не может быть нулевой, если имеются случаи выплаты пособий по беременности и родам (значение граф 1 и 3 по строке 3 таблицы 2 больше нуля) и единовременных пособий женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности (значение графы 3 по строке 5 таблицы 2 больше нуля).
У страхователя не могут отсутствовать работающие инвалиды при наличии выплат и вознаграждений в их пользу (графа 3 по строке 5 таблицы 3 и графа 4 строки 1 таблицы 6 больше нуля).
Таблица 1 раздела 1
При представлении отчета за I квартал значение по строке 1 таблицы 1(задолженность за страхователем на начало расчетного периода) должно быть равно показателю по строке 19 (задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода) за предыдущий год. В остальных случаях оно соответствует значению по этой же строке, указанному в расчете за предыдущий отчетный период.
Сумма начисленных к уплате страховых взносов на начало отчетного периода в расчете за I квартал всегда нулевая. А в расчете за полугодие, девять месяцев и год она должна соответствовать показателю графы 3 строки 2 расчета за предыдущий отчетный период. Величина начисленных за отчетный период взносов (графа 3 строки 2) равна сумме значений начисленных взносов на начало отчетного периода и за последние три месяца.
Данные за первый, второй и третий месяцы строки 2 зависят от категории плательщика страховых взносов. Так, для плательщиков, применяющих основной тариф взносов (шифр 071), значение за каждый месяц определяется следующим образом. Разность между базой для начисления страховых взносов за соответствующий месяц (таблица 3 графа 4) и суммой выплат инвалидам за этот месяц (таблица 3 графа 5) умножается на основной тариф. Затем к ней прибавляется сумма выплат инвалидам за этот месяц, умноженная на тариф, предназначенный для данной категории выплат. При расчете допускается отклонение итоговой суммы на +/– 1 руб. В приказе ФСС России данное контрольное соотношение выглядит так:
2,9% х [(таблица 3 графа 4) – (таблица 3 графа 5)] + 1,9% х (таблица 3 графа 5).
При его применении нужно учитывать, что оно дано по состоянию на 2012 г. В 2013 г. в отношении выплат инвалидам I, II и III группы действует тариф 2,4% (п. 2 ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Следовательно, на 2013 г. это соотношение должно быть таким:
2,9% х [(таблица 3 графа 4) – (таблица 3 графа 5)] + 2,4% х (таблица 3 графа 5).
Показатели «на начало отчетного периода» в графах 1 строки 3 (начислено страховых взносов по актам проверок), строки 5 (не принято к зачету расходов территориальным органом Фонда за прошлые расчетные периоды), строки 6 (получено от территориального органа Фонда в возмещение произведенных расходов) в отчете за I квартал всегда равны нулю. В отчете за полугодие, девять месяцев и год они должны соответствовать показателям графы 3 этих же строк за предыдущий отчетный период.
При заполнении графы 3 строки 9 (задолженность за территориальным органом Фонда на конец отчетного (расчетного) периода) нужно учитывать, что в ней может быть ненулевое значение, только если сумма уплаченных страховых взносов, расходов на цели обязательного страхования и задолженности за территориальным органом Фонда на начало расчетного периода больше, чем сумма начислений. То есть если графа 3 строки 18 больше графы 3 строки 8.
В этом случае строка 9 равна сумме значений, отраженных по строкам 10 (задолженность за счет превышения расходов) и 11 (задолженность за счет переплаты).
В отчете за I квартал задолженность за территориальным органом Фонда на начало расчетного периода (строка 12) должна быть равна строке 9 за предыдущий год, а строки 13 (задолженность за счет превышения расходов) и 14 (задолженность за счет переплаты взносов) — показателям строк 10 и 11 расчета за предыдущий год. В остальных отчетах значения строк 12, 13 и 14 соответствуют показателям этих же строк за предыдущий отчетный период.
Расходы на цели обязательного социального страхования (графа 1 строки 15), а также суммы уплаченных взносов (графа 1 строки 16) на начало отчетного периода в I квартале всегда нулевые.
Показатель графы 3 строки 15 (расходы за отчетный период) должен быть равен общей сумме расходов, отражаемой в графе 4 строки 12 таблицы 2.
Задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода (строка 19) возникает, только если сумма всех начислений и возмещений (строка 8) больше суммы всех расходов и уплаченных взносов (строка 18). При этом недоимка (строка 20) не может превышать значение показателя строки 19.
И последнее соотношение, относящееся к таблице 1: сумма строк 8 и 9 должна быть равна сумме строк 18 и 19. Оно абсолютно справедливо. Ведь у страхователя не может быть на конец отчетного (расчетного) периода одновременно задолженности перед Фондом (строка 19) и задолженности Фонда перед ним (строка 9). Эти задолженности представляют собой разницу строк 8 и 18. Поэтому, если имеется одна из задолженностей, то вторая равна нулю. Поясним сказанное на примере.
пример
Сумма по строке 8 за отчетный период составила 1000 руб., а по строке 18 — 1200 руб.
То есть страхователь понес расходов и уплатил взносов больше, чем было начислено. Значит, у Фонда имеется перед ним задолженность (строка 9), равная 200 руб., а задолженности за страхователем нет (строка 19 равна нулю).
Применим соотношение: 1000 + 200 = = 1200 + 0. Как видите, оно выполняется.
Изменим условие. Пусть по строке 8 значение составляет 1500 руб., а по строке 18 — 1000 руб.
Это означает, что у страхователя имеется задолженность перед Фондом в размере 500 руб. (строка 19), а задолженности Фонда нет (строка 9 равна нулю).
Применим соотношение:
1500 + 0 = 1000 + 500.
То есть и в этом случае оно выполняется.
Таблица 2 раздела 1
В таблице показываются расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Нужно обратить внимание, что число случаев выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам в отношении внешних совместителей не должны превышать общего числа случаев выплат таких пособий. То есть значения, указываемые по строкам 2 и 4, не должны превышать показатели строк 1 и 3.
Если на титульном листе число работающих женщин показано равным нулю, никаких выплат пособий по беременности и родам и единовременных пособий женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, быть не может (графы 1 и 3 строки 3, графа 3 строки 5 равны нулю). Расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности за счет средств федерального бюджета (графа 5 строки 1) должны быть равны расходам на выплату таких пособий, отраженным в графе 5 строки 1 таблицы 5. Аналогичное соотношение должно выполняться и в отношении пособий по беременности и родам (графа 5 строки 3 равна графе 5 строки 2 таблицы 5).
Количество получателей и суммы выплат ежемесячного пособия по уходу за ребенком, отражаемые по строке 7, должны быть равны сумме соответствующих значений по строкам 8 (по уходу за первым ребенком) и 9 (по уходу за вторым и последующими детьми). При этом должно соблюдаться равенство значений по графе 5 строк 7, 8, 9, 11 с данными, отраженными по графе 5 строк 3, 4, 5 и 6 таблицы 5. Ведь по строкам 3, 4, 5 и 6 таблицы 5 показываются аналогичные расходы.
Таблица 3 раздела 1
В графе 3 по строкам таблицы 3 отражаются выплаты, произведенные с начала года. Поэтому в I квартале они должны быть равны сумме выплат за последние три месяца отчетного периода (сумма граф 4, 5 и 6 соответствующих строк). А в отчете за полугодие, девять месяцев и год — сумме граф 4, 5 и 6 соответствующих строк плюс значение графы 3 соответствующей строки за предыдущий отчетный период.
Сумма выплат физическим лицам, являющимся инвалидами I, II и III группы, отражаемая по строке 5, не может превышать общую базу для начисления страховых взносов (строка 4). Значение по строке 5 будет нулевым, если на титульном листе указана численность работающих инвалидов, равная нулю, или если первая часть шифра страхователя не относится к кодам 051, 091, 071, 101, 131, 141. Дело в том, что такие страхователи перечислены в п. 1 ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, и для них установлены пониженные тарифы страховых взносов. А в соответствии с п. 9.5 порядка заполнения формы-4 ФСС общественные организации инвалидов (их региональные и местные отделения), в том числе созданные как союзы общественных организаций инвалидов, организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, а также организации, у которых основной тариф ниже тарифа страховых взносов, установленного в отношении выплат и иных вознаграждений в пользу инвалидов, строку 5 данной таблицы не заполняют.
Строку 6 заполняют только страхователи с шифром 141 (аптечные организации и ИП, имеющие лицензию на фармацевтическую деятельность), а строку 7 — с шифром 131 (плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения членам экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов, за исполнение трудовых обязанностей члена экипажа судна, — в отношении указанных выплат и вознаграждений). У остальных эти строки должны быть нулевыми.
Таблица 3.1 раздела 1
В таблице указываются сведения, необходимые для применения пониженного тарифа страховых взносов в отношении выплат инвалидам I, II и III группы. Соответственно эту таблицу заполняют только страхователи, производящие подобные выплаты.
При заполнении таблицы нужно следить, чтобы дата окончания действия справки учреждения медико-социальной экспертизы, заключения ВТЭК, указываемая в графе 4, была более поздней, чем дата выдачи, отражаемая в графе 3.
Показатель «Итого выплат» по графам 5, 6, 7 и 8 должен соответствовать значению граф 3, 4, 5 и 6 таблицы 3.
Таблица 5 раздела 1
Эта таблица содержит расшифровку выплат, произведенных за счет средств, финансируемых из федерального бюджета.
В ней показатели строки 3 (ежемесячное пособие по уходу за ребенком, всего) по графам 4, 5, 7, 8, 10, 11, 16, 17 должны быть равны сумме значений по строкам 4 (по уходу за первым ребенком) и 5 (по уходу за вторым и последующими детьми).
При этом общее число получателей таких пособий (графы 6, 9, 15 строки 3) не может превышать сумму показателей строк 4 и 5 соответствующих граф.
Итоговое значение граф 3, 5, 6, 8, 9 11, 15 и 17 строки 7 (всего) равно сумме строк 1, 2, 3 и 6 по этим графам.
Значение строки 7 по графам 12 и 14 должно соответствовать показателям строки 1, а по графам 18 и 20 — сумме строк 1 и 2 этих граф.
Таблица 6 раздела 2
В этой таблице показывается база для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Размер страхового тарифа с учетом скидки (надбавки) в процентах, отражаемый в графе 10, определяется по формуле:
графа 6 х (1 – графа 7/100 + графа 9/100), где:
графа 6 — размер страхового тарифа в соответствии с классом профессионального риска (%);
графа 7 — скидка страховому тарифу (%);
графа 9 — процент надбавки к страховому тарифу.
Суммы выплат, на которые начисляются страховые взносы, в графах 3, 4 и 5 строки 1 (всего с начала расчетного периода):
- в отчете за I квартал равны показателям, отражаемым по строке 2 (за последние три месяца отчетного периода);
- в отчете за полугодие, девять месяцев и год к показателям по строке 2 прибавляются значения по строке 1.
Сумма выплат в пользу работающих инвалидов (графа 4 строки 1) не может быть больше общей суммы выплат (графа 3 строки 1). Кроме того, эта сумма равна нулю, если на титульном листе указано, что у страхователя инвалиды отсутствуют.
Значения в графах 3, 4, 5 по строке 2 (выплаты за последние три месяца отчетного периода) должны соответствовать сумме строк 3, 4 и 5 по этим графам (сумме выплат за первый, второй и третий месяцы отчетного периода).
Таблица 7 раздела 2
Здесь производятся расчеты по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
При заполнении расчета за I квартал нужно учитывать, что:
- задолженность за страхователем на начало расчетного периода (строка 1) всегда равна задолженности за ним на конец предыдущего года (строка 15);
- сумма начисленных страховых взносов на начало отчетного периода (строка 2 графа 1) равна нулю;
- задолженность за территориальным органом Фонда на начало расчетного периода (строка 10) должна соответствовать задолженности за ним на конец предыдущего года (строка 9);
- расходы по обязательному социальному страхованию (строка 11 графа 1) и суммы уплаченных страховых взносов (строка 12 графа 1) на начало отчетного периода равны нулю.
За другие отчетные периоды эти показатели должны соответствовать значениям, указанным в тех же строках за предыдущий отчетный период.
Сумма начисленных страховых взносов за отчетный период (строка 2 графа 3) представляет собой сумму показателей за три месяца отчетного периода плюс показатель «на начало отчетного периода».
Если дополнительный шифр кода равен 01 (лица, применяющие УСН) или 02 (лица, уплачивающие ЕНВД), сумма начисленных страховых взносов за отчетный период (строка 2 графа 3) определяется по формуле:
[таблица 6 графа 10 х (таблица 6 строка 1 графа 3 – таблица 6 строка 1 графа 4)] + (таблица 6 графа 10 х 60% х х таблица 6 строка 1 графа 4).
То есть на тариф с учетом скидки (надбавки) умножается база для начисления взносов за минусом выплат в пользу инвалидов. А затем к полученному значению прибавляется сумма выплат инвалидам, умноженная на 60% тарифа с учетом скидки (надбавки). Напомним, что организациями, перечисленными в ст. 2 Федерального закона от 22.12.2005 № 179-ФЗ, страховые взносы уплачиваются в размере 60% от установленного тарифа. Данный порядок применяется и в 2013 г. (Федеральный закон от 03.12.2012 № 228-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов»).
Если же дополнительный шифр кода равен 03 (лица, применяющие ЕСХН), показатель графы 3 строки 2 (сумма начисленных страховых взносов за отчетный период) определяется как произведение тарифа с учетом скидки (надбавки) (таблица 6 графа 10) и общей суммы выплат, на которые начисляются взносы (таблица 6 графа 3 строки 1).
Задолженность за территориальным органом Фонда на конец отчетного периода (строка 9 графа 3) может быть, только если значение в строке 14 больше, чем в строке 8. Тогда задолженность равна разности этих строк. В противном случае она может быть только нулевой.
Задолженность за страхователем на конец отчетного периода появляется, лишь когда показатели строки 8 больше, чем в строке 14.
Таблица 8 раздела 2
В этой таблице представлены статьи расходов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Суммы пособий в связи с несчастными случаями на производстве (строка 1), пособий в связи с профессиональными заболеваниями (строка 4), оплата отпуска для санаторно-курортного лечения застрахованным (строка 7), а также количество дней их выплат не могут превышать аналогичных данных по внешним совместителям и пострадавшим в другой организации. То есть данные по строке 1 должны быть больше или равны сумме строк 2 и 3, данные по строке 4 — сумме строк 5 и 6, а строка 7 — больше или равна строке 8.
Таблица 9 раздела 2
Численность пострадавших в отчетном периоде по несчастным случаям (строка 1) не может превышать численность по случаям со смертельным исходом (строка 2).
Общее число пострадавших (строка 4) представляет собой сумму строк 1 и 3. При этом число пострадавших по случаям, закончившимзся только временной нетрудоспособностью (строка 5), не может превышать общее число пострадавших.