В «БП», № 13, 2013 г., мы сообщили нашим читателям о том, что налоговые органы на своем сайте представили для обсуждения проект формы единого отгрузочного (передаточного) документа, который объединит в себе как функции первичного документа, так и функции счета-фактуры. Инициатива налоговых органов вызвала бурное обсуждение в бухгалтерском сообществе.
Мы собрали наиболее острые вопросы и обратились за ответами в ФНС России.
Ольга Лапина: «Цель внедрения единой формы — это облегчение работы с одновременной экономией»
Ольга Лапина, модератор форума ФНС России по обслуживанию проекта единого (отгрузочного) документа на основе счета-фактуры, советника государственной службы 2 класса, к.э.н. ответила на вопросы «ЭЖ»
«ЭЖ»: Какова цель введения новой объединенной формы документа?
Ольга Лапина: Хотелось бы сразу определиться — новую форму документа никто не вводит. В данном случае ФНС России просто хочет показать, что в условиях, когда с 1 января 2013 г. новый Закон о бухгалтерском учете предоставил организациям свободу в выборе форм первичной учетной документации, стало возможным объединить для достаточно большого количества случаев «НДСную» и «прибыльную» функции первичного учетного документа. И роль налоговой службы в данном случае — заявить об отсутствии налоговых рисков при применении такого типа документов.
Это ни в коем случае не значит, что организации и предприниматели не смогут использовать любые другие формы первичных учетных документов, если они соответствуют требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Об этом и написано в рекомендациях по применению предложенной формы. Кроме того, форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, никто не отменяет. А если кратко сформулировать цель — то это облегчение работы с одновременной экономией.
«ЭЖ»: Кому и как этот документ должен облегчить работу: налоговым органам или компаниям и предпринимателям?
О.Л.: В условиях отсутствия обязательных к применению унифицированных форм рано или поздно, но организации все равно неминуемо начнут сталкиваться с «творчеством» других компаний в части предлагаемых форм. И поверьте, настаивать на применении только «своих» форм во многих случаях окажется невыгодным. Вот и появятся со временем у организации по однотипным операциям разные формы. И вводить их в автоматизированную систему уже сможет только человек, уровень образования и практической работы которого позволит правильно идентифицировать и разнести в свою базу данных конкретные показатели. Это значительно дороже, чем труд простого «наборщика». Да и потом работать с однородной информацией, но представленной в разных визуальных формах, неудобно.
И с этой точки зрения я бы не стала противопоставлять интересы организаций интересам налоговых органов. И там и там работают люди, и речь пойдет о производительности и стоимости их труда и количестве совершаемых ошибок. Очевидно — чем больше будет обрабатываться одинаковых форм, тем эффективнее работа с ними. И если форма будет принята организациями к использованию, то от этого выиграют все.
Являясь крупным и активным потребителем информации, связанной с исчислением налогов, взаимодействуя с субъектами предпринимательства во всех сферах экономики, ФНС России просто предложила вариант эффективного и удобного использования уже знакомых и привычных форм документов.
«ЭЖ»: Повлечет ли использование этого документа какие-то дополнительные затраты для бизнеса?
О.Л.: Мы все хорошо знаем, что есть затраты постоянные, а есть разовые. Так вот, постоянных дополнительных затрат я не вижу. Наоборот, сплошная экономия: бумаги, расходных материалов на печать, почтовых затрат и объемов архивов, а также времени на создание, анализ и поиск.
Но тот факт, что вместо двух листов бумаги будет один, не сможет не сказаться на документообороте. Понятно, что здесь придется что-то менять. Причем эта замена потребует не столько материальных затрат для бизнеса, сколько волевых — на перестройку делопроизводства и исключение из цепочки обработки данных ненужных звеньев. Предвижу, что это будет самое сложное в запуске единого отгрузочного (передаточного) документа.
А разовая перенастройка программного обеспечения — это не столь существенные затраты. Тем более что бизнес уже ориентируется на обмен электронными документами, а там все равно все делопроизводство и все цепочки движения документов придется менять. Именно на это указывают те организации, которые внедряют электронный документооборот. По их мнению, самая большая глупость при переходе на безбумажную технологию документооборота — это сохранять старые цепочки взаимодействия. Каждому качественному витку технологий должно соответствовать качественное изменение производственных отношений. Аналогичная ситуация и с единым отгрузочным (передаточным) документом. Ведь это тоже определенный качественно другой уровень оформления пакета документов, сопровождающих сделку.
«ЭЖ»: Для чего в состав реквизитов формы введена печать? Она же убрана из обязательных реквизитов первичных документов и счета-фактуры.
О.Л.: Печать не введена, она просто оставлена со старых знакомых для бухгалтера форм. А в рекомендациях написано, что она совсем не обязательна. Требования наличия печати не было и нет в законодательстве о бухгалтерском учете. И вводить ее в качестве обязательного реквизита никто не собирается.
При этом по итогам форума и анкетирования могу сказать, что за наличие печати на документе высказалось подавляющее большинство респондентов. Лично мне это понятно: дань традиции российского делового оборота. Так уж у нас повелось, что с печатью документ выглядит надежнее.
Печать действительно кажется рудиментом, если вы имеете дело с документом, который подписан руководителем вашего постоянного контрагента и вы зрительно знакомы с его подписью. Но не все документы подписывает руководитель, и вы знаете « в лицо» подпись не всех руководителей ваших контрагентов. Что лучше — видеть печать и доверять документу сразу или идти искать договор, смотреть, кто подписывает оформляемые документы?
Еще раз повторюсь: отсутствие печати не означает, что автоматически документ не может быть принят для налогообложения. Нет таких правил. И только на этом основании налоговому органу никогда не выиграть спор, если в документе присутствуют все обязательные реквизиты, в том числе и наименование экономического субъекта, составившего документ.
«ЭЖ»: Зачем в едином документе дублировать показатели транспортной накладной (в частности, «Груз передал», «Груз принял»)? Ведь транспортная накладная все равно составляется. На наш взгляд, в документе достаточно только ссылки на нее.
О.Л.: Единый отгрузочный (передаточный) документ как раз и предназначен для оформления в том числе такого факта хозяйственной жизни организации, как передача и принятие груза. По новым правилам лицо, ответственное за оформление сделки (операции, события), может не совпадать с тем, кто реально осуществил операцию по отгрузке. Но в документе именно факт отгрузки должен быть отражен достоверно. Поэтому указание на должность, ФИО непосредственных исполнителей факта хозяйственной жизни не является лишним.
Вот от подписи лица, принимающего груз в рамках договора перевозки, можно и отказаться — он подпишется в транспортной накладной. И если связь между единым отгрузочным (передаточным) документом и транспортной накладной будет однозначная, то этого с точки зрения гражданских отношений вполне может быть достаточно. Но отгрузка как факт хозяйственной жизни без указания в первичном учетном документе на то, кто конкретно и кому конкретно передал груз, может вызывать вопросы. Причем не только налогового, но и гражданского характера.
«ЭЖ»: Зачем делить документ на два вида: для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей? Чем меньше форм, тем проще в них ориентироваться.
О.Л: Этот вопрос бухгалтеры задают очень часто. Я не могу понять, почему два бланка с полностью совпадающими по составу и расположению показателями, но с разной подписью, ассоциируются с двумя различными формами. Предприниматель никогда в жизни не будет заполнять единый отгрузочный (передаточный) документ с подписями руководителя и бухгалтера юридического лица. У него не будет двух форм! Аналогично юридическое лицо будет заполнять бланк только со своим набором подписей.
«ЭЖ»: Для чего в документе указывать должность подписавших его лиц? Лучше вместо должности добавить к подписи реквизит «Дата», поскольку от даты может многое зависеть в части ответственности за сохранность.
О.Л.: Если мы откроем ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, то увидим, что должности — непременный атрибут подписей физических лиц. Поэтому если физическое лицо оформляет или совершает сделку как должностное лицо, его должность должна быть указана. Форма просто лишь реализует это требование.
А что касается даты, то это не только и не столько ответственность за сохранность. Дата в части формы об отгрузке будет говорить о том, что дата составления единого отгрузочного (передаточного) документа и дата самой отгрузки могут различаться. На самом деле ничего страшного в этом нет, налоговых последствий это никак не изменяет. Только это настолько непривычно с точки зрения заполнения журналов и книг по НДС, что на первое обсуждение вынесен упрощенный вариант. Форум показал, что многие считают необходимым появление в документе третьей даты. Возможно, это и случится. Тогда немного изменятся и рекомендации по заполнению.
«ЭЖ»: Единый отгрузочный (передаточный) документ заменяет счет-фактуру. Не приведет ли это к тому, что отказывать в возмещении НДС налоговые органы станут чаще, так как в таком документе становится больше показателей, и шанс заполнить что-то не так увеличивается?
О.Л.: Совмещение двух функций в одной форме документа никак не может отрицательно сказаться на частоте отказов в возмещении. Ведь сейчас для возмещения нужны два документа: счет-фактура со своим набором показателей и первичный учетный документ. По совокупности в этих двух документах показателей никак не меньше, чем будет в одной совмещенной форме. Ошибка или отсутствие необходимых реквизитов в привычных передаточных документах так же может привести к невозможности идентификации операции. А это тоже не даст возможность организации подтвердить право на вычет НДС. Чем же ситуация с применением единого отгрузочного (передаточного) документа может стать хуже?
На мой взгляд, здесь самое главное — понять, что технически единый отгрузочный (передаточный) документ — это дополнение реквизитов счета-фактуры до объема, необходимого для признания помещенной на бумагу информации как соответствующей требованиям к первичным учетным документам. И все. Никаких дополнительных условий не возникает. Значит, нет и дополнительных требований для получения по такому документу вычета по НДС.
«ЭЖ»: Не возникнет ли сложностей с применением единого отгрузочного (передаточного) документа у крупных компаний? В таких организациях учет ТМЦ ведет один человек, себестоимость — другой, НДС — третий, а налог на прибыль — четвертый. Как они этот один документ делить будут? С него придется делать ксерокопию, так что никакой экономии бумаги не получается.
О.Л.: Хорошее продолжение предыдущих вопросов. То, что все новое требует «перестройки», сомнений не вызывает. Ожидать, что вся страна «возьмет под козырек» и все сразу перейдут на использование единого отгрузочного (передаточного) документа, было бы наивно. Но ведь смыслом предпринимательской деятельности является получение прибыли. И одним из источников ее получения является сокращение затрат. Экономия бумаги, трудозатрат на обработку информации, сокращение ошибок и времени документооборота (ждать два разных документа всегда дольше, чем один) — на мой взгляд, это очень существенный стимул для топ-менеджмента пересмотреть документооборот в компании.
Даже из вашего вопроса уже видно, что всем (а выделено четыре группы пользователей документом) двух документов все равно не хватает. А вот что касается необходимости делать ксерокопию документа — это просто старые технологии и конкретный в каждой организации документооборот. Мы так привыкли. Но документ можно и сканировать. И в этом случае у всех будет к нему доступ. Достаточно иметь хорошую систему кодирования и поиска.
Кстати, если говорить о крупных организациях, то именно они первыми и переходят постепенно на работу со сканированными документами. У них уже такое количество документов в бумажном виде, что просмотреть их все вручную невозможно. И они уже заинтересованно смотрят в сторону электронного документооборота.
«ЭЖ»: Кроме того, сложности возникнут при хранении документов. Поскольку документ является аналогом счета-фактуры, его нужно подшивать вместе со счетами-фактурами. А если налоговики затребуют документы по налогу на прибыль, сколько счетов-фактур нужно будет просмотреть, чтобы выбрать из них совмещенные с накладными?
О.Л.: За уже более чем 15-летний стаж работы в сфере налогов я не встречала случаев, когда в организации, являющейся плательщиком НДС, проверялся только один налог на прибыль (исключения крайне редки и очень специфичны). А вот чтобы подтвердить вычет по НДС, первичный документ все равно нужен. Именно их для проверки и «выуживают» к каждому счету-фактуре (а часто — копируют и подшивают).
При применении же предложенной формы все будет храниться «в одном флаконе», что облегчит подтверждение организациями своего права на снижение налоговых платежей в бюджет.
«ЭЖ»: Если будет две формы счета-фактуры (обычная и совмещенная с накладной), не затруднит ли это работу бухгалтера с контрагентами? Ведь одни из них могут требовать выписки единого документа, другие — счет-фактуру по обычной форме.
О.Л.: Я не вижу здесь проблемы. Счет-фактуру выписывает продавец, а покупатель ее получает и этим подтверждает право на вычет. Выписав единый отгрузочный (передаточный) документ, он тем самым выполнит требования законодательства, и покупатель сможет без налоговых рисков принять к вычету «входной» НДС. Ведь право на вычет будет подтверждено сразу же по двум условиям (и счет-фактура есть, и основание для принятия ценности на учет есть).
Вопрос: зачем покупателю требовать отдельный счет-фактуру? Только затем, чтобы привычно сложить его в одну стопку, потом подобрать к нему первичный документ, лежащий в другой стопке, убедиться в наличии права на вычет и оставить их в разных стопках. А когда придет проверка, сделать это еще раз.
С точки зрения привычки требование выставления отдельного счета-фактуры еще пока понятно. С точки зрения здравого смысла — уже не очень.
«ЭЖ»: Если компания утвердила в своей учетной политике применение вместо счетов-фактур и накладных единого отгрузочного (передаточного) документа, как ей осуществлять корректировку отгруженных товаров? Ведь правила внесения корректировок в счета-фактуры и накладные различны?
О.Л.: Я бы не рекомендовала организациям утверждать применение единого отгрузочного (передаточного) документа вместо счетов-фактур и накладных в своей учетной политике. Применение или неприменение счетов-фактур — это вообще не элемент учетной политики, а исполнение или нарушение налогового законодательства. А вот что касается накладных, то стоит ли себя так ограничивать? Отношения с контрагентами настолько многообразны, что организации надо предусмотреть возможность использования любой формы первичного учетного документа, если она удовлетворяет требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Если и прописывать применение этого документа в своей учетной политике, то исключительно как одну из возможных альтернатив. Плюсом в этом случае будет отсутствие необходимости каждый раз утверждать такую форму руководителем организации. А ведь именно такое требование в отношении форм первичных учетных документов сегодня установлено п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Говорить о корректировке вообще очень сложно. Есть исправления ошибок в счетах-фактурах, есть корректировочные счета-фактуры. По исправлениям первичных документов, я думаю, будет проще: не факт, что порядок их исправления нужно читать только применительно к привычной процедуре (зачеркнул, написал новое, подписали). Уже очевидно, что для электронных документов это исполнить невозможно. Но ведь Закон о бухгалтерском учете рассчитан и на электронные документы. Значит, можно и нужно читать процедуру исправления шире. И если это так (а этот вопрос сейчас согласовывается с Минфином России), то исправлять первичный учетный документ мы сможем по типу исправления счета-фактуры. И проблем не будет.
Что касается ситуаций изменения цены или количества в тех случаях, когда предусмотрен корректировочный счет-фактура, то в этих ситуациях обязательно есть свой первичный документ, дающий основания продавцу его выставить. И сейчас по итогам обсуждения на форуме мы пытаемся попробовать совместить этот документ и корректировочный счет-фактуру. По крайней мере, это направление рассматривается. Будем надеяться, что усилия принесут плоды.
«ЭЖ»: Как при применении единого отгрузочного (передаточного) документа составлять счета-фактуры на аванс? Не лучше ли для экономии бумаги сократить количество авансовых счетов-фактур внутри квартала и составлять авансовые счета-фактуры только в конце квартала на переходящие суммы авансов?
О.Л.: Проблема выставления счетов-фактур на авансы внутри квартала никак с единым отгрузочным документом не связана. Она есть вне зависимости от применения или не применения формы единого отгрузочного (передаточного) документа. Здесь слово за законодателями. А налоговая служба только исполняет действующие законы. Будет новый закон — будет еще дополнительная экономия бумаги.
А пока его нет, на аванс как раз и можно было бы составлять обычные счета-фактуры, что сразу же выделит их визуально и поможет более четко отразить требуемые по законодательству налоговые последствия. По авансу можно применять и форму единого отгрузочного (передаточного) документа. Только все поля, относящиеся к первичному документу, тогда останутся пустыми.
«ЭЖ»: При приобретении товаров агентами от своего имени в счете-фактуре, выставляемом принципалу, они указывают наименование продавца, но подписи ставят свои. Возможно, имеет смысл дополнить реквизиты единого отгрузочного (передаточного) документа дополнительным показателем «Агент/Посредник», с указанием его ИНН/КПП?
О.Л.: Проблема посредника ясна, и она будет решена. Пока не могу сказать как. Есть несколько возможностей. На одну из них вы указали. Но надо просмотреть все возможные варианты и выбрать оптимальный.
Надеюсь, что итоговый документ будет принят и поддержан бизнесом. Потому что цель была — помочь налогоплательщикам быть эффективными и чувствовать себя защищенными в условиях предоставленной самостоятельности в разработке применяемых форм первичной учетной документации. И не вижу, что бы могло этому глобально помешать.
Даже если бизнес как-то чуть по-своему изменит документ в своем практическом применении, оставляя его визуально узнаваемым и с реквизитами более или менее на своем месте, — эта цель все равно будет достигнута.
внимание
При подготовке материала нам стало известно, что в конечном варианте форма может изменить свое название на «единый передаточный документ». Такую информацию нам сообщили в ФНС России.