Новый подход к планированию и управлению в холдинге

Бюджет как инструмент управления должен отражать реальную ситуацию, а значит, содержать оперативную, достоверную и полную информацию о бизнес-процессах, материальных и финансовых потоках, результатах деятельнос­ти компании, причем в режиме онлайн. Как собрать такую информацию и организовать ее для принятия решений и контроля их исполнения? О своем подходе и его возможностях для управления в холдинге рассказывает Вера Радина, президент координационного центра «­Система».

С целью оперативного получения достоверной информации в режиме онлайн по всем организациям и бизнес-процессам финансово-хозяйственной деятельности холдинга за любой период времени для принятия управленческих решений необходимо создать программу универсальный комплекс финансовой информации (­УКФИ) (далее — «Сис­тема»). Его основные подсис­темы приведены на рисунке. Для построения УКФИ требуется комплексный подход, включающий учет, планирование и бюджетирование, позволяющий не только получать полную информацию, но и осуществлять автоматичес­кий контроль фактических расходов и особенно финансовых средств организаций в пределах их плановых значений. В этом и состоит одно из главных назначений «Системы».

Принципы работы «Системы»

В основу процесса управления бюджетом организации по планированию и учету положен инновационный принцип использования единой сквозной системы кодов классификации по полной системе показателей (укрупненных и детализированных) (с расчетами):

• поступления, доходы и расчеты;
• расходы, расчеты и налоги;
• источники собственных средств и расчеты;
• источники покрытия дефицита бюджета организации;
• размещение средств профицита бюджета организации и расчеты;
• покупка и продажа иностранной валюты;
• остатки денежных средств и их изменения.

А также используются коды классификации всех хозяйственных операций со средствами (коды ОС) — денежными и товарно-материальными по их планированию и учету. Коды ОС отражают любой вид валюты, в которой регистрируются бухгалтерские операции.

Сквозная система кодов дает возможность получать полную и достоверную информацию из реальных баз данных «Системы» организации для проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности по всем направлениям за любой период времени.

Такой подход позволяет, во-первых, интегрировать процессы планирования; управления взаимодействиями с поставщиками и покупателями; управления денежными средствами (составление платежного календаря, проведение казначейских операций); бухгалтерского учета и отчетности для холдинг-центра и организаций, объединенных в единую территориально-распределенную информационную систему.

Во-вторых, собрать всю достоверную информацию по движению финансовых, товарно-материальных ресурсов и отражению реальных результатов деятельности организации в одном месте, где ее можно обрабатывать и анализировать.

В-третьих, составить управленческую отчетность в новом формате на основе ключевого принципа сквозной связи показателей между отчетами. Заметим, что принцип связанности пока не решен в совместном проекте американской FASB (US GAAP) и международной IASB (МСФО.

Модель бизнеса

Использование сквозной системы кодов классификации по каждому шагу бизнес-процесса любого вида коммерческой деятельности организации приводит к созданию алгоритмической математической модели хозяйственного процесса по движению финансовых и товарно-материальных ресурсов. Модель имеет структуру единого финансового плана (ЕФП) и включает три ­раздела:

• поступления, доходы, расчеты;
• расходы, расчеты, налоги;
• источники.

Плановые и фактические значения соответствующих показателей модели представлены в кодах классификации, а хозяйственные операции — в кодах ОС. Коды классификации группируются по однородным признакам и составляются по принципу «матрешки». Это означает, что структура соответствующих кодов по доходам, расходам, материалам, товарам, производимой продукции, расчетам и другим объектам учета отражает укрупненные и детализированные позиции.

По существу, данная модель представляет собой, с одной стороны, отчет об исполнении финансово-экономического плана организации и лежит в основе информационной программы УКФИ. С укрупненными кодами формат такой модели представлен в табл. (фрагменте). С другой, взаимосвязи в модели обеспечивают контроль за фактическими расходами, то есть их отклонениями от плановых показателей.

Модель строится на сквозной связи показателей между всеми формами управленческой отчетности по любому направлению деятельности и/или по различным проектам и объектам. Соответственно, в «Системе», наряду с управленческим балансом, можно получить а также следующие формы управленческой отчетности: о движении денежных средств, о прибылях и убытках, по налогу на добавленную стоимость, по выполнению плана выпуска готовой продукции в натуральных показателях, по номенклатуре товарно-материальных ценнос­тей. Кроме того, другие отчеты, в том числе отчет по анализу состояния собственных и заемных средств с учетом анализа дебиторской и кредиторской задолженности и отчет по анализу эффективности работы организаций и проч.

Структура и специфика деятельности

Специфику направлений деятельности организаций можно установить по кодам классификации показателей доходов и расходов холдинга.

Рассмотрим это на примере некоторых групп кодов классификации. Так, классификация поступлений, доходов и расчетов, наряду с видами поступлений — доходов по всем направлениям деятельности — содержит коды продукции, товаров и услуг, плательщиков, инвесторов и объектов, финансируемых за счет целевых средств и инвестиций.

Классификация расходов, расчетов и налогов имеет более сложную структуру кодов и отражена в двух разделах: адресном и функционально-структурном (расходы и статьи затрат).

«Адресная классификация расходов» — двухступенчатая группировка — отражает код организации (в составе холдинга) и ее территориального расположения, а также коды производственно-функциональной структуры организации.

«Функционально-структурные расходы» — «каскадная» четырехступенчатая группа расходов — отражает подразделы направлений расходования средств на выполнение основных задач. Данная функциональная классификация настраивается под любые задачи и функции холдинга с учетом специфики отраслевого производства для получения различной информации по структуре расходов.

Первый подраздел функцио­нально-струк­турной классификации расходов отражает отраслевой признак. Второй конкретизирует использование средств по структуре объектов (например, дороги, мос­ты, производство конкретной продукции и др.). Третий отражает расходы по конкретным проектам и их объектам (например, проект — «Автомагистраль № 1 „Онега“», объект — участок № 1 «Финляндская граница — Петрозаводск»; проект — кирпичный завод, объект — цех, склад и т.д.). Четвертый детализирует расходы по целевому направлению и видам работ (например, проектно-сметные работы, строительно-монтажные работы, производство и т.д.).

«Классификация статей затрат» дифференцирует расходы по статьям затрат на основании технико-экономических обос-нований, в части затрат по себестоимости, а также расчетов с бюджетом, персоналом и поставщиками.

Планирование расходов по структуре материальных затрат отражает номенклатуру, количественные и стоимостные показатели. Исходя из этого, при регистрации всех договоров, заключенных с поставщиками по всей номенклатуре товарно-материальных ценностей и услуг, может осуществляться автоматический контроль плановых и фактических показателей по номенклатуре, цене и количеству.

Классификация по расчетам с поставщиками сгруппирована по коду поставщика конкретного вида продукции, работ (услуг) и коду структуры затрат (например, расчеты с поставщиками по материалам, расчеты с поставщиками по капвложениям и т.д.).

Единый финансовый план

Новый подход к планированию состоит в создании в холдинге ЕФП по двум принципам — «связанности» и двойной записи. Эти принципы гарантируют учет всех данных и сбалансированность всех показателей бюджета с учетом операций со средствами.

Такой план позволяет определить доходы, источники и целенаправленное использование денежных средств на основе единой методики расчета бюджета (финансового плана) по каждой организации.

Структура ЕФП включает три раздела — доходы, расходы и источники и отражает весь бизнес-процесс организации по движению финансовых и товарно-материальных ресурсов по соответствующим кодам показателей и кодам ОС. В результате по каждому показателю отражаются два значения, а не одно, как принято планировать в компаниях. ­Одно из значений — для информации, например

начисление доходов, другое — списание доходов на показатель «нераспределенная прибыль» — отражается для контроля сбалансированнос­ти всех элемен­тов ЕФП. А для показателей расчетов важны данные по начислению расчетов и их оплате с целью планирования дебиторской и кредиторской задолженности.

Последовательность планирования такова. Вначале планируется проект ЕФП в УКФИ («Система») с учетом методик расчетов соответствующих показателей. По итогам полученных данных по всем показателям доходов, расходов и источников формируется главный показатель результата работы организации — нераспределенная прибыль текущего года. При этом в годовом плане данные отражаются по месяцам, а в перспективном — по годам.

В утвержденном финансовом плане на текущий год по каждому планируемому показателю представлены два значения — утвержденного плана и с учетом внесенных изменений (см. табл. — фрагмент).

Отчет же по исполнению ЕФП отражает плановые и фактические данные по всем показателям бюджета организации и проценты по выполнению плана, а также суммы отклонений. При этом выполнение плана по доходам, расходам и прибыли представлено одним основным значением, а по показателям расчетов с покупателями, учредителями, поставщиками — двумя значениями.

Механизмы финансового контроля

Сегодня фактические расходы значительно превышают их запланированные объемы во многих отраслях, особенно в строительстве. Поэтому один из ключевых вопросов финансового планирования — контроль исполнения плана и особенно не превышения фактических расходов над запланированными.

Решить задачу по установлению такого жесткого контроля можно только установив связь между показателями по плану и факту, путем присвоения кодов классификации показателям и хозяйственным операциям. И такие связи реализованы с помощью специальной информационной программы (УКФИ).

Для реализации же механизмов финансового контроля за расходованием средств в организациях предлагается создание единого расчетного цент­ра — казначейства и открытие всем организациям «внутренних» счетов (аналог расчетных счетов) на едином расчетном счете холдинг-центра. Это обеспечит полный контроль за движением финансовых средств, а также предоставит возможность управлять всеми остатками денежных средств на едином счете путем их размещения в различных финансовых инструментах. Кроме того, обеспечит возможность предоставления «внутренних» кредитов организациям, без привлечения банковских кредитов и займов.

к сведению

Классификация доходов, расходов и источников покрытия дефицита бюджета для коммерческих организаций построена по аналогии с классификацией бюджетной системы РФ.

Однако в отличие от бюджетной системы, где данные по плану и факту отражаются только по движению денежных средств, в коммерческом секторе осуществляются еще расчеты с плательщиками и поставщиками. И в этой связи возникает дебиторская или кредиторская задолженность. Отличие есть также в целях и задачах — бюджетная система исполняет план по доходам и расходам, а бизнес извлекает прибыль и направляет ее на развитие и выплату дивидендов.

Специфика коммерческих организаций учтена в кодах операций со средствами (денежными и товарно-материальными), увязанными с кодами классификации доходов, расходов, источников покрытия дефицита бюджета организации, а также кодами классификации по размещению средств профицита бюджета организации. Такая взаимо­связь и дает возможность получения достоверной информации по движению финансовых, товарно-материальных ресурсов и отражению реальных результатов деятельности организации.