Понятие мобильного офиса уже прочно входит в нашу жизнь. Многие сотрудники компаний используют для работы вне офиса планшеты или смартфоны. Однако программы для этих гаджетов, необходимые для работы, можно купить только через специализированный магазин приложений в Интернете. Мы рассмотрим, как организации провести расходы на покупку таких программ.
Специфика мобильных программ
Прежде чем переходить к вопросам учета, разберемся с особенностями мобильных программ. Большинство смартфонов и планшетов работают на операционных системах iOS или Android. Специфика их заключается в том, что приобрести и установить программы на эти устройства можно только через специализированный магазин приложений. Для iOS это App Store, для Android — Play Market.
Отличительной особенностью программ, купленных в этих магазинах, является то, что они привязаны к определенной учетной записи пользователя (логину и паролю). В справке к Play Market написано, что «приложение можно купить один раз и установить на все устройства пользователя» (https://support.google.com/googleplay/answer/113410?hl=ru&ref_topic=1046717). То есть программа, купленная в Play Market, будет работать на неограниченном количестве устройств. При этом на одном устройстве может быть несколько учетных записей (аккаунтов), например, организации и личная.
В App Store учетная запись пользователя носит название «Идентификатор Apple ID». Под одним идентификатором Apple ID может быть авторизированно только пять гаджетов. Чтобы купленная программа работала на шестом устройстве, потребуется отменить авторизацию одного из ранее авторизированных гаджетов (http://www.apple.com/ru/support/itunes/authorization/). Таким образом, программа, купленная в App Store, сможет одновременно работать только на пяти устройствах. При этом на одном устройстве может быть одновременно авторизированно до пяти учетных записей App Store.
Оплатить программы в этих магазинах можно только с банковской карты, привязанной к учетной записи пользователя, или со счета мобильного телефона (в Play Market). С расчетного счета компании это сделать не удастся. Никаких бумажных документов, подтверждающих оплату, на руки пользователь не получает. Ему лишь приходит по электронной почте письмо с информацией о совершенной покупке (квитанция об оплате).
Теперь, зная особенности мобильных программ, рассмотрим, как отразить их приобретение в учете.
Программа куплена под учетной записью организации
Под учетной записью организации программа может быть установлена как на гаджет, принадлежащий организации, так и на устройство сотрудника. В любом случае программа будет собственностью организации. Приобрести ее она может только с помощью корпоративной банковской карты (либо с помощью личной банковской карты сотрудника, которая привязана к учетной записи организации (карту в любой момент можно отвязать)).
Затраты на покупку программы будут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ, как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ. Подтвердить понесенные расходы можно будет выпиской по карточному счету организации и распечаткой электронного письма о совершенной покупке, которую нужно будет заверить у нотариуса (письма Минфина России от 09.12.2013 № 03-11-06/2/53606, от 05.03.2011 № 03-03-06/1/127).
Если программа покупалась за деньги сотрудника (с его банковской карты), он должен представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы (выписки по карточному счету и распечатки электронного письма о совершенной покупке).
Программа куплена под учетной записью сотрудника
Подобная ситуация возможна, лишь когда работник покупает программу за собственные деньги и устанавливает ее на свой гаджет. Ведь как мы уже указали выше, оплата программы, купленной под личной учетной записью сотрудника, возможна только с его банковской карты или счета мобильного телефона.
Купленная программа (неисключительные права на нее) будет являться собственностью сотрудника. И хотя он будет использовать ее в служебных целях, компенсировать ему затраты на ее покупку как возмещение расходов за использование личного имущества в порядке ст. 188 ТК РФ не удастся. Дело в том, что из формулировки ст. 188 ТК РФ следует, что речь идет только о компенсации за имущество, обладающее материальными признаками (инструмент, личный транспорт, оборудование и другие технические средства и материалы). А купленная программа нематериальна. Кроме того, приобретая программу, работник тем самым получает неисключительные права на ее использование. А такие права не являются имущественными (ст. 1226 ГК РФ).
Но выход есть. Нужно оформить с работником соглашение о выплате ему компенсации за использование планшета (телефона) и включить в расчет величины компенсации сумму, уплаченную за покупку программы. Тогда будут действовать нормы ст. 188 ТК РФ, и организация сможет учесть компенсацию в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186). При этом она не будет облагаться НДФЛ (письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15@) и страховыми взносами (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19).
Если работник на момент приобретения им программы уже получает компенсацию за использование гаджета, затраты на приобретение программы, необходимой для выполнения служебных обязанностей, будут расходом, связанным с использованием гаджета сотрудника в служебных целях. А такие расходы организация также должна компенсировать (ст. 188 ТК РФ). Для их возмещения нужно оформить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, а документальным подтверждением понесенных расходов будет выписка по карточному счету сотрудника и распечатка электронного письма о совершенной покупке. Поскольку сумма возмещения расходов входит в состав компенсации по ст. 188 ТК РФ, она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, и организация сможет учесть ее в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.