Эффективное и оптимальное использование информационных и коммуникационных технологий является одной из серьезных задач современного бизнеса. Перейти на качественно новый уровень управления ИТ помогает использование контроллинга1 и его инструментов. О сути, структуре и инструментах ИТ-контроллинга, а также его роли для ИТ-служб и предприятия рассказывает Андреас Гадач, профессор экономической информатики, специалист в области информационного менеджмента и ИТ-контроллинга, ВРМ, моделирования процессов и использования стандартных ERP-систем2.
Стратегическое управление затратами на ИТ основано на управлении параметрами, по которым принимаются решения, — количеством и ценой. Используя их, можно влиять на величину затрат. В связи с мегатрендом устойчивого развития бизнеса цель состоит в рациональном использовании всех ресурсов, в том числе сокращении потребления ИТ-услуг и расходов на их приобретение, или сокращении лицензий на софт. В ряде компаний ответственность за возрастающие затраты чаще всего перекладывают на директоров ИТ-подразделений. Однако не все затраты в этой сфере инициирует ИТ-служба, чаще всего они возникают в связи с принятием решений и соответствующим поведением в других подразделениях компании. Поэтому необходимо повышать прозрачность издержек в ИТ, измерять и учитывать их, анализировать, рассчитывать результаты деятельности. Этой цели и служит контроллинг.
Концепция ИТ-контроллинга определяет цели ИТ и критерии их достижения
Под ИТ-контроллингом часто понимают его отдельные задачи, например контроллинг автоматизированной или электронной обработки данных, информатики, информационных систем, информационных технологий. В узком смысле слова ИТ-контроллинг понимается как контроллер ИТ-отдела, или контроль ИТ-проектов. Но этого недостаточно.
ИТ-контроллинг включает множество объектов, задач, способов их решения, подходов и видов деятельности. Чтобы их упорядочить и сделать структуру ИТ-контроллинга понятной для бизнеса, разрабатывается его концепция. В ней определяются цели развития ИТ, инструменты управления ими и критерии их достижения. В результате из принятой концепции вытекает и соответствующее понимание ИТ-контроллинга на конкретном предприятии.
Концепция ИТ-контроллинга определяет также рамки для всех видов деятельности в этой области и включает планирование, координирование и управление информационными технологиями и их задачами для оптимизации бизнеса (бизнес-процессов и организационной структуры). Цели ИТ-контроллинга и контроль их достижения определяются с участием службы контроллинга предприятия.
Основная функция ИТ-контроллера состоит в управлении использованием ИТ в бизнесе. О целенаправленном применении информационных технологий можно говорить, если они используются для достижения целей бизнеса в основных бизнес-процессах и для их координации. Предшествует этому принятие правильных решений в области управления ИТ, а для этого необходима соответствующая информация.
Прежде чем организовывать ИТ-контроллинг, необходимо наладить контроллинг основных бизнес-процессов, а уже для их оптимизации использовать ИТ.
Как вписать ИТ-контроллинг в концепцию управления предприятием, основанную на контроллинге, видно из рис. 1. Связывая отдельные подразделения в одну сеть, ИТ-контроллинг имеет ряд преимуществ:
- позволяет интегрировать его в общий контроллинг предприятия;
- направляет использование ИТ на достижение целей всей организации;
- помогает менеджменту бизнеса войти в ИТ-сферу, наладить эффективный диалог с ИТ-специалистами и рассматривать этот блок как единый фактор повышения производительности, а не как закрытый блок затрат.
Разработка процессной модели ИТ требует услуг контроллинга
Если представить процессную модель ИТ, состоящую из последовательных этапов (процессов) — стратегического планирования, развития и функционирования программного обеспечения (ПО), тогда задачи информационного менеджмента можно сформировать в виде сети взаимосвязанных действий, как показано на рис. 2.
На первом этапе разрабатывается ИТ-стратегия, в рамках которой определяются соответствующие мероприятия, их осуществление и контроль выполнения для достижения стратегических целей предприятия.
ИТ-стратегия включает:
- формулирование целевого состояния, к чему стремится компания;
- определение конкретных действий для его достижения и выявление слабых мест;
- разработку альтернатив;
- постановку целей и мероприятий по их достижению, что и к какому сроку должно быть сделано;
- назначение ответственных лиц за мероприятия;
- выбор измерителей для мониторинга достижения целей по срокам.
Основной элемент ИТ-стратегии — план развития ИТ, информационных систем (ИС), или план рамочной архитектуры. Такой план отвечает на вопросы:
- Какие ИС используются на предприятии в настоящее время?
- Кто отвечает за эти системы?
- Когда ИС была внедрена, и какое ее реальное состояние используется?
- Как различные ИС предприятия связаны между собой?
- Какая из ИС является «ведущей» (с данными по клиентам или продуктам)?
- Какое подразделение и с помощью какой ИС учитывает и вносит изменения в данные предприятия, например данные о клиентах?
- Куда затем эти изменения передаются?
- Где (подразделение, служба) и для чего (каких бизнес-процессов) применяется стандартный софт (ПО) того или иного вендора?
- Где и для чего можно еще использовать стандартные ПО?
Наряду с этим принимается ряд стандартов для аппаратной части, ПО и безопасности ИТ.
Второй этап, или процесс развития ИТ, сопровождает развитие, техническое обслуживание и поддержку ПО, а также внедрение стандартных программ ERP.
Третий этап состоит в эксплуатации ИТ и включает планирование и построение ИТ-инфраструктуры, или центра обработки данных, внутреннюю сеть, центральный сервер для хранения данных и др., а также эксплуатацию имеющегося ПО и оказание сервисной поддержки. Все эти задачи решаются на трех стадиях (разработка концепции, ее осуществление и мониторинг результатов), и на каждой из них требуются услуги контроллера.
Инструменты ИТ-контроллинга используются для достижения целей и оптимизации процессов
Концепция ИТ-контроллинга раскрывается через его стратегическую и оперативную составляющие. Их взаимосвязи приведены на рис. 3.
Стратегический ИТ-контроллинг не ограничен сроками, направлен на предприятие в целом, служит для повышения эффективности его деятельности и отвечает на вопрос: какие задачи должны быть решены для обеспечения будущего бизнеса?
Кроме того, информационные технологии являются фактором конкурентоспособности и направлены на достижения целей предприятия. Для выполнения таких стратегических задач необходим определенный набор инструментов. Их правильный выбор дает возможность долгосрочно измерять стоимость предприятия и его конкурентоспособность. Использует такие инструменты ИТ-менеджмент при формулировании, осуществлении и текущем мониторинге ИТ-стратегии. Она работает с ИТ-стандартами, например операционными системами, офисными продуктами, которые определяет ИТ-менеджмент. Оказывать ему действенную поддержку служба ИТ-контроллера может, если работает в соответствии со стандартами. Данные контроля разработанных мероприятий применяются в анализе и при создании показателей сбалансированной системы показателей (ССП), все активнее используемой в ИТ-сфере.
Стратегический ИТ-контроллинг принимает также участие в подготовке и принятии долгосрочных решений при формировании и управлении портфелем ИТ-проектов, их упорядочивании по различным критериям и выбора стратегически важных проектов. Инструменты стратегического ИТ-контроллинга приведены на рис. 4.
Оперативный ИТ-контроллинг работает в рамках определенного периода времени, занимается отдельными процессами бизнеса, информационными системами, затратами и направлен на поддержку конкретных процессов. Соответствующие инструменты используются для более эффективного проведения мероприятий, направленных на решение стратегических задач ИТ-контроллинга (см. рис. 5). О том, насколько эффективно используются такие инструменты, можно судить по результатам деятельности всего предприятия — прибыли, ликвидности и рентабельности, вернее, по изменению этих показателей.
Для принятия обоснованных решений необходима детальная информация на основе анализа затрат и инвестиционных расчетов в ИТ-службе. Поэтому основная составная часть любой концепции ИТ-контроллинга состоит в управлении ИТ-затратами и результатами. Стратегический ИТ-контроллинг занимается формированием структуры соответствующих затрат, их величиной и отслеживает их целевое использование на эффективное выполнение ИТ-стратегии и стратегии бизнеса. Оперативный менеджмент ИТ-затрат управляет их величиной и динамикой, а также ИТ-мощностями («железо», софт, персонал, услуги) в рамках принятой стратегии.
Контроллинг ИТ позволяет учитывать новые тренды
Разработка концепции ИТ-контроллинга, а также ее стратегической и оперативной составляющих позволяет не только эффективно использовать потенциал ИТ, но при необходимости расширять ее рамки, включая новые тренды. Основным из них сегодня и на перспективу является устойчивое развитие бизнеса, что связано со снижением затрат и расходов на энергоресурсы, уменьшением выбросов СО2 и отчасти с развитием «зеленых» ИТ.
Вместе с тем, согласно опросам некоторых экспертов, одна треть компаний не знают своих расходов энергии на используемые ими ИТ. И при принятии решений об инвестициях практически не учитываются расходы на энергоресурсы. Данный пример как раз говорит о необходимости своевременно учитывать аспект устойчивости и влияние развития ИТ на окружающую среду в управлении затратами в этой сфере. Поэтому компании встраивают цели достижения устойчивости бизнеса в свою стратегию. Это позволяет обострить сознание ответственности бизнеса за состояние внешней среды.
Пример значимых целей в рамках концепции устойчивости информационного менеджмента и ее осуществления приведен в табл. 1. Для управления и достижения поставленных целей используется такой инструмент стратегического контроллинга, как ССП, представленная в табл. 2. Такую систему необходимо разработать в компании и использовать для согласования и наблюдения за воплощением в жизнь стратегии бизнеса.
Сегодня центральная задача состоит в построении целостной концепции управления внешней средой, средой обитания, которая наряду с другими должна интегрировать концепцию «зеленых» ИТ. И чтобы развернуть бизнес лицом к этой проблеме, необходимо расширить или приспособить стратегию бизнеса и ИТ-стратегию, а сбалансированную систему показателей как инструмент управления стратегией расширить и интегрировать в нее соответствующие цели и показатели.
Цели контроллинга в рамках концепции устойчивого информационного менеджмента (таблица 1)
|
Уровень |
Инструменты |
Цели |
|
Стратегический
|
ИТ-стратегия |
Снижение потребления энергии и выбросов СО2, оценка альтернатив (например, выбор места размещения дата-центров). Применение инновационных технологий (топливный элемент), строительство «зеленых» вычислительных центров |
|
ССП
|
Учет потребления энергии — СО2 и соответствующие цели, показатели и измерители | |
|
Стандартизация |
Снижение потребления энергии через технические стандарты, виртуализацию серверов, десктопов (thin client), проведение видеоконференций, системы охлаждения, централизацию принтеров | |
|
Управление портфелем ИТ |
Расширение критериев для учета проектов, учитывающих «зеленые» ИТ в портфеле ИТ. Повышение прозрачности затрат, в том числе затрат на энергоресурсы | |
|
Оперативный |
Учет и расчет затрат и результатов в ИТ |
Определение и последующий расчет расходов на энергоресурсы и расход СО2 |
|
Менеджмент партнерами по бизнесу |
Аудит соблюдения «стратегии „зеленых“ ИТ» поставщиками, опрос | |
|
Отчетность и показатели в ИТ |
Подготовка, анализ и мероприятия по рациональному использованию энергоресурсов и выбросов CO2 по ИТ-клиентам, системам, проектам и другим критериям | |
|
ИТ-контроллинг проектов
|
Достижение целей по потреблению энергии и выбросов CO2 в проектах. Предупреждение об этом руководителей проектов и заказчиков | |
|
ИТ-процесс-менеджмент |
Внутренний маркетинг, информация и тренинг сотрудников, оптимизация процессов в снабжении (закупка энергосберегающих продуктов), расширение процессов возврата для старого оборудования и использованных материалов (картриджи и аккумуляторы), измерение и сокращение потребления энергии в процессах, своевременный мониторинг потребления энергии/автоматическое отключение приборов при их простоях |
Сбалансированная система показателей для достижения устойчивости (таблица 2)
|
Цель |
Показатели |
Значение цели |
Мероприятия |
|
Рынок/Клиент | |||
|
Имидж компании с точки зрения улучшения экологии |
Доля оборота для клиентов, сознательно относящихся к окружающей среде |
Повышение > 10% |
■ Анализ требований клиентов ■ Кампания по защите окружающей среды ■ ИТ с точки зрения потребления энергии |
|
Доля энергосберегающих ИТ-продуктов |
Доля > 50% | ||
|
ИТ-процессы | |||
|
Устойчивое снижение затрат по эксплуатации ИТ.
|
Потребление энергии за один час работы |
квт/ч < xxx |
■ Управление сервером ■ Виртуализация ■ Комплексное оборудование с низким уровнем энергопотребления (с сертификатом) ■ Принтер для подразделения ■ Автоматическое отключение ■ Контроль потребления энергии |
|
Потребление энергии за один расчетный час |
квт/ч 1 < xxx | ||
|
Персонал/обучение | |||
|
Определение устойчивой культуры среди сотрудников |
Потребление энергии на одного сотрудника |
X квт/ч ежегодно |
■ Обучение ■ Ответственность сотрудников ■ Соответствующая система оплаты ■ Система внесения предложений |
|
Предложения по улучшению на одного сотрудника (премированных) |
Количество > 2 | ||
|
Финансы | |||
|
Прозрачное для клиентов энергосбережение
|
Энергозатраты на каждое рабочее место в ИТ/количество отработанных часов |
Затраты на энергию < Х евро |
■ Анализ энергозатрат ■ Учет затрат на энергоресурсы и их интеграция в учете общих объемов продукции и оказанных услуг ■ ROI каждого мероприятия в ИТ ежемесячно |
|
ROI |
ROI > 10% | ||
1 Контроллинг — комплексная система поддержки управления организацией, направленная на достижение ее целей и результатов через координацию взаимодействия систем менеджмента и мониторинга их эффективности. — Прим. ред.
2 Руководитель магистерской программы «Управление инновациями и информацией в экономике» в Высшей школе Бонн-Рейн-Зиг, имеет практический опыт консультирования, руководителя проектов и ИТ-менеджера, автор многих публикаций.