Минфин России выпустил два письма, посвященных вопросам, связанным с зарубежными командировками. В письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 финансисты рассказали, на какую дату пересчитываются валютные командировочные расходы, если аванс работнику был выдан в рублях, а в письме от 21.01.2016 № 03-04-06/2002 — по какому курсу определяется доход работника, облагаемый НДФЛ, по выплаченным суточным в иностранной валюте.
Аванс в рублях
Направляя работника в командировку, работодатель должен выдать ему денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Если аванс был выдан работнику в рублях, а расходы он производил в валюте, возникает вопрос: по какому курсу должны пересчитываться в рубли валютные командировочные расходы?
В письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 Минфин России рассмотрел две ситуации: когда у работника есть справка об обмене валюты и когда у него такой справки нет.
Если есть справка
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать фактические расходы работника на командировку. Такими расходами будет сумма в рублях, которую работник потратил для приобретения израсходованного в командировке количества валюты. Исходя из этого, финансисты пришли к выводу, что сумму командировочных расходов в валюте, отраженную в авансовом отчете по зарубежной командировке, нужно пересчитывать в рубли по курсу обмена, указанному в справке о покупке валюты.
При этом в расходах она будет признана на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
пример
Перед отправлением в зарубежную командировку сотруднику был выдан аванс в сумме 100 000 руб. На эти деньги он 1 февраля 2016 г. приобрел 1250 долл. США по курсу обмена 80 руб. за доллар США, что подтверждается справкой о покупке валюты.
12 февраля 2016 г. работник представил авансовый отчет, из которого следует, что расходы по командировке составили 1200 долл. США. В пересчете по курсу обмена, указанному в справке о покупке валюты, данная сумма в рублях составит 96 000 руб. (1200 долл. США х 80 руб.)
Таким образом, на дату утверждения авансового отчета организация на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учтет в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, затраты по командировке в сумме 96 000 руб.
Отметим, что к аналогичным выводам финансисты приходили и раньше (письма Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836, от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347, от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193).
Если справки нет
Согласно п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, задатка расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток). Исходя из этого, финансисты указали, что если сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, валютные расходы по командировке, отраженные в авансовом отчете, подлежат пересчету по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм.
Аналогичный вывод содержится и в письме Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836.
Ранее специалисты финансового ведомства считали иначе. Они полагали, что если у командированного сотрудника нет документов, подтверждающих курс конвертации рублей в иностранную валюту, его расходы, связанные с командировкой, должны пересчитываться в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193). Эту позицию поддерживали и налоговики (письмо ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408).
Отметим, что судебная практика по данному вопросу не сложилась.
Курс пересчета суточных в целях НДФЛ
Из положений п. 3 ст. 217 НК РФ следует, что суммы суточных, превышающие 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, являются объектом обложения НДФЛ. Пунктом 5 ст. 210 НК РФ предусмотрено, что доходы налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов. До 1 января 2016 г. в Налоговом кодексе не было прописано, какой день считается датой фактического получения дохода в виде превышения сумм суточных над размерами, установленными п. 3 ст. 217 НК РФ. В связи с этим контролирующие органы указывали, что определение дохода, подлежащего налогообложению, производится организацией — налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника. При этом по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 27.03.2015 № 03-04-07/17023 (доведено до сведения налоговых органов письмом ФНС России от 20.04.2015 № БС-4-11/6660)).
С 1 января 2016 г. в Налоговый кодекс Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ введен новый подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ, согласно которому датой фактического получения дохода является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. В связи с этим специалисты финансового ведомства в письме от 21.01.2016 № 03-04-06/2002 разъяснили, что с 1 января 2016 г. при определении налоговым агентом налоговой базы по НДФЛ по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему в последний день месяца в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.