При дистанционной работе сотрудники трудятся вне офиса компании и ее обособленных подразделений. В связи с этим возникает ряд вопросов, связанных с заключением с такими работниками трудовых договоров и обложением выплат в их пользу НДФЛ и страховыми взносами. Ответы на эти вопросы вы найдете в нашей статье.
Дистанционными работниками признаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Дистанционной работой считается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. При этом необходимым условием является использование для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ст. 312.1 ТК РФ).
Заключение трудового договора
По общему правилу, установленному ст. 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме. Он составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Но при дистанционной работе работодатель и работник могут находиться друг от друга на значительном расстоянии, в связи с чем заключить трудовой договор в вышеописанном порядке может быть затруднительно. Поэтому ст. 312.2 ТК РФ предусмотрена возможность заключения трудового договора с дистанционным работником путем обмена электронными документами. При таком варианте оформления трудовых отношений работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе.
Обратите внимание, что при обмене электронными документами работодатель и дистанционный работник должны использовать квалифицированные электронные подписи (ст. 312.1 ТК РФ).
Место работы
Одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является указание места работы (ст. 57 ТК РФ). Никаких исключений для дистанционных работников глава 49.1 ТК РФ не содержит. Получается, что в трудовом договоре с дистанционным работником тоже надо указывать место его работы. Но как это сделать?
Из определения дистанционной работы следует, что дистанционный работник может трудиться в разных местах и его работа не обязательно должна быть привязана к какому-то конкретному адресу. Но в то же время у работодателя должна быть информация, по какому адресу трудится дистанционный работник, чтобы, например, можно было связаться с ним в случае невыхода на связь в сети Интернет или направить ему почтовую корреспонденцию (в частности, оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе). Поэтому в трудовом договоре с дистанционным работником в качестве места работы должен быть указан конкретный адрес.
По мнению Роструда, изложенному в письме от 07.10.2013 № ПГ/8960‑6‑1, трудовой договор о дистанционной работе должен содержать сведения о месте работы, в котором дистанционный работник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором. А в письмах от 08.08.2013 № 03‑03‑06/1/31945, от 01.08.2013 № 03‑03‑06/1/30978 Минфин России указал, что местом работы дистанционного работника является место его нахождения. Таким образом, в трудовом договоре с дистанционным работником следует указать фактический адрес, по которому работник планирует трудиться и по которому ему можно направлять почтовую корреспонденцию.
Командировка дистанционного работника
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). В пункте 3 этого Положения сказано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Однако дистанционный работник трудится вне места расположения организации (ее обособленного подразделения). В связи с этим возникает вопрос: может ли дистанционный работник направляться в командировку?
Минтруд России допускает направление дистанционных работников в командировки. В письме от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 специалисты трудового ведомства рассмотрели вопрос о квалификации поездки дистанционного работника в головной офис работодателя в качестве служебной командировки. Они указали, что на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Согласно Положению о командировках работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. Таким образом, и поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.
Минфин России придерживается такого же мнения. В письмах от 08.08.2013 № 03‑03‑06/1/31945, от 01.08.2013 № 03‑03‑06/1/30978 финансисты разъяснили, что из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для дистанционного работника местом постоянной работы является место его нахождения. Поэтому поездка дистанционного работника по распоряжению работодателя в офис или на объекты, расположенные в других регионах, является командировкой.
НДФЛ
Порядок обложения НДФЛ выплат дистанционному работнику зависит от того, является ли он налоговым резидентом РФ или нет. Если работник — налоговый резидент РФ, налогом облагаются все его доходы, полученные от источников как в РФ, так и за ее пределами. Если же работник — нерезидент РФ, обложению НДФЛ подлежат только его доходы, полученные от источников в РФ (п. 1 ст. 207 НК РФ). Напомним, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ).
Рассмотрим особенности налогообложения выплат дистанционному работнику, если он трудится в России и если он находится за границей.
Дистанционный работник трудится в России
Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в РФ относится к доходам от источников в РФ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Следовательно, зарплата и иные выплаты дистанционному работнику, который трудится в России, являются доходами от источников в РФ и подлежат обложению НДФЛ независимо от налогового статуса работника.
Если работник — резидент, доходы облагаются по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ), если нерезидент — применяется ставка 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).
Как мы уже выяснили, дистанционный работник может быть направлен работодателем в командировку. За время командировки за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). При командировках по России никаких проблем с квалификацией данного вида доходов не возникает — он относится к доходам от источников в РФ. А как в целях исчисления НДФЛ следует рассматривать средний заработок за время нахождения дистанционного работника, трудящегося в России, в заграничной командировке?
В письме от 18.01.2018 № 03‑04‑05/2325 Минфин России разъяснил, что средний заработок работника российской организации при его направлении в зарубежную командировку является доходом от источников в РФ. Финансисты объяснили это тем, что при направлении работника в служебную командировку вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей ему не выплачивается, а за ним сохраняется место работы и средний заработок. Поэтому средний заработок за период нахождения в зарубежной командировке не может рассматриваться как вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ и относится к доходам от источников в РФ. Аналогичный вывод содержится и в письмах Минфина России от 11.10.2017 № 03‑04‑06/66426, от 01.02.2016 № 03‑04‑05/4368, от 11.03.2015 № 03‑04‑05/12589.
Таким образом, при направлении дистанционного работника, трудящегося в России, в зарубежную командировку средний заработок, выплачиваемый ему за время нахождения в такой командировке, облагается НДФЛ по ставке 13%, если работник — резидент РФ, и по ставке 30% — если работник резидентом не является.
Работник трудится за границей
Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами РФ относится к доходам от источников за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). В письмах от 21.11.2018 № 03‑15‑05/83813, от 01.08.2018 № 03‑04‑06/54321 специалисты финансового ведомства указали, что, если трудовой договор о дистанционной работе предусматривает определение места работы сотрудника как место нахождения его рабочего места в иностранном государстве, вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей по такому договору относится к доходам от источников за пределами РФ. Соответственно, зарплата такого дистанционного работника — нерезидента РФ объектом обложения НДФЛ не является. Если же дистанционный работник — резидент РФ, применяются положения подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ, в соответствии с которыми физические лица — налоговые резиденты РФ, получающие доходы от источников, находящихся за пределами РФ, исчисление, декларирование и уплату НДФЛ производят самостоятельно по завершении налогового периода. Вывод о том, что зарплата дистанционного работника, трудящегося за границей, относится к доходам от источников за пределами РФ, содержится и в письме Минфина России от 13.07.2018 № 03‑15‑06/48881.
Получается, что удерживать НДФЛ с зарплаты дистанционного работника, трудящегося за границей, компания-работодатель не должна.
А к какому виду дохода относится средний заработок дистанционного работника, трудящегося за границей, при его направлении в командировку?
В письмах от 04.08.2015 № 03‑04‑06/44849, № 03‑04‑06/44852, № 03‑04‑06/44855 специалисты финансового ведомства рассмотрели ситуацию, когда дистанционные работники российской компании — граждане Республики Беларусь — выполняют работу на территории Республики Беларусь. Финансисты разъяснили, что к доходам от источников за пределами РФ относится такой непосредственно связанный с выполнением трудовых обязанностей, но не являющийся вознаграждением за выполнение этих обязанностей доход, как средний заработок, сохраняемый за данными работниками на период командировок, отпусков.
Аналогичный вывод в отношении среднего заработка дистанционного работника, трудящегося за границей, сохраняемого на период его нахождения в отпуске, содержится в письме Минфина России от 04.08.2015 № 03‑04‑06/44857. Однако ранее в письме от 02.04.2015 № 03‑04‑06/18203, рассматривая такую же ситуацию (дистанционный работник трудится в Республике Беларусь), финансисты пришли к прямо противоположному выводу. Они указали, что за время нахождения в отпуске работнику не выплачивается вознаграждение за труд, а сохраняется средний заработок. А выплаты, не являющиеся вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей в иностранном государстве, получаемые от российской организации, относятся к доходам от источников в РФ. Такую же логику Минфин России продемонстрировал в письме от 11.01.2013 № 03‑04‑06/6-3. В нем финансисты рассмотрели ситуацию, когда местом работы сотрудника является представительство российской компании за рубежом. Этот сотрудник направляется в командировку в офис компании, расположенный в России. Специалисты финансового ведомства указали, что выплаты среднего заработка, сохраняемые при направлении работника в служебную командировку, не являющиеся вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, производимые российской организацией, относятся к доходам от источников в РФ.
На наш взгляд, если дистанционный работник трудится за границей, средний заработок за время его командировки относится к доходам от источников за пределами РФ. Ведь средний заработок сохраняется по месту работы, которое расположено за пределами РФ. Но, учитывая, что судебная практика по данному вопросу не сформировалась, а Минфин России рассматриваемые выплаты квалифицирует по-разному, во избежание споров мы рекомендуем уточнить вопрос о квалификации среднего заработка за время командировки дистанционного работника, трудящегося за границей, в своей налоговой инспекции.
Обратите внимание: если компания будет рассматривать средний заработок как доход от источников в РФ, она, как налоговый агент, должна удержать с него НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). При этом должна применяться ставка 30%, если дистанционный работник — нерезидент, и 13%, если он является резидентом РФ (п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).
Страховые взносы
Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, в том числе в рамках трудовых отношений, в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Такими федеральными законами являются Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее — Закон № 167-ФЗ), Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ) и Федеральный закон от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» (далее — Закон № 326-ФЗ).
Граждане РФ, работающие по трудовому договору, относятся к застрахованным лицам по обязательному пенсионному страхованию (п. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ), по обязательному медицинскому страхованию (п. 1 ст. 10 Закона № 326-ФЗ) и по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона № 255-ФЗ). Следовательно, на выплаты в пользу дистанционных работников — граждан РФ, работодатель должен начислять страховые взносы независимо от того, где трудятся эти работники: в России или за границей (письма Минфина России от 09.08.2017 № 03‑15‑06/51036, от 12.05.2017 № 03‑04‑06/28634, от 22.02.2017 № 03‑04‑06/10460).
Иностранные граждане, исходя из положений п. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ, п. 1 ст. 10 Закона № 326-ФЗ и подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона № 255-ФЗ, признаются застрахованными лицами, если они постоянно или временно проживают (в отдельных случаях — временно пребывают) на территории РФ и осуществляют трудовую деятельность. Поэтому если дистанционный работник является иностранцем, выплаты в его пользу будут облагаться страховыми взносами, только если местом его работы является территория РФ. Если же он трудится за границей, выплаты в его пользу страховыми взносами не облагаются. Это подтвердил Минфин России в письме от 13.07.2018 № 03‑15‑06/48881. В нем финансисты указали следующее. Учитывая, что иностранный гражданин, осуществляющий деятельность за пределами России, не проживает (не пребывает) на территории РФ, то есть не относится к лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию, суммы выплат и иных вознаграждений, производимых российской организацией в его пользу за работу за пределами территории РФ, обложению страховыми взносами не подлежат.