При дистанционной работе сотрудники для выполнения трудовых обязанностей могут использовать собственное оборудование и программы. В письме от 29.10.2020 № 03-04-06/94269 Минфин России рассказал, нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации за использование этого имущества.
ыполнение работником своих обязанностей, предусмотренных трудовым договором о дистанционной работе, происходит вне места нахождения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Если при этом работник использует собственное имущество (оборудование, программные средства), работодатель может выплачивать ему компенсацию. В таком случае работник получает доход, который выплачивается в рамках трудовых отношений. В связи с этим возникает вопрос: нужно ли облагать компенсацию за использование личного имущества на «удаленке» НДФЛ и страховыми взносами?
Требования к компенсации
По общему правилу не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством РФ (в пределах законодательно установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Статьей 312.3 ТК РФ определено, что размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.
Исходя из этих положений законодательства, специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что суммы компенсаций дистанционным работникам за использование ими своего оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе.
Финансисты также отметили, что размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования в служебных целях.
Подтверждающие документы
В письме от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672 Минфин России разъяснил, какие документы должны быть у компании, выплачивающей компенсацию работнику за использование им личного компьютера в служебных целях. Специалисты финансового ведомства указали, что в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя.
Отметим, что речь в этом письме шла об использовании компьютера работника в офисе компании и компенсация выплачивалась в соответствии со ст. 188 ТК РФ. Согласно этой норме компенсация полагается за использование личного имущества работника. Именно поэтому финансисты и указали на необходимость документов, подтверждающих право собственности работника на имущество. В случае с дистанционным работником ему компенсируется использование не только собственного, но и арендованного имущества (ст. 312.3 ТК РФ). Поэтому у компании, выплачивающей компенсацию дистанционному работнику, должны быть в наличии копии документов о праве собственности (например, копии чеков на приобретение оборудования (программ)) или праве аренды (например, копии договоров аренды) работника на используемое имущество.
Документом, подтверждающим фактическое использование имущества в интересах работодателя, будет либо трудовой договор о дистанционной работе, в котором прописано условие об использовании конкретного имущества работника, либо дополнительное соглашение к трудовому договору с аналогичным условием.
Расчет суммы компенсации должен подтверждать ее экономическую обоснованность. Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что компенсация выплачивается, в частности, за износ (амортизацию) оборудования и иных технических средств работника. В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Таким образом, на наш взгляд, экономически обоснованным будет размер компенсации, равный амортизации используемого оборудования, рассчитанной по правилам налогового учета, то есть с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1. При этом, поскольку оборудование используется работником и в личных целях, амортизацию следует брать пропорционально рабочему времени. Поясним это на примере.
Пример
Дистанционный работник использует в работе личный компьютер. Его стоимость согласно чеку на покупку составляет 30 000 руб. Классификацией основных средств компьютеры отнесены к имуществу со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно. Для расчета компенсации компания установила срок полезного использования компьютера равным 36 месяцам. В этом случае сумма ежемесячной амортизации составляет 833 руб. (30 000 руб. : 36 мес.).
Рассчитаем размер компенсации за использование компьютера за ноябрь 2020 г.
Работник трудится пять дней в неделю по 8 ч. В ноябре 30 календарных дней, из них 20 дней — рабочие. Соответственно, время использования компьютера в рабочих целях составит 160 ч (8 ч х 20 дней).
Доля рабочего времени в общем объеме времени за месяц равна 0,22 (160 ч : (30 дней х 24 ч)).
Таким образом, размер компенсации дистанционному работнику за использование компьютера за ноябрь 2020 г. составит 183,26 руб. (833 руб. х 0,22).