Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утверждена форма трудовой книжки, а также порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее — новый порядок). Документ будет действовать с 1 сентября 2021 г. до 1 сентября 2027 г. С момента введения нового порядка прекратит свое действие Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — старый порядок).
Форма трудовой книжки
По составу показателей форма трудовой книжки не изменилась. В ней лишь увеличено число разворотов для сведений о работе (14 вместо 10) и сокращено число разворотов для сведений о награждении (7 вместо 10). А на титульном листе добавлена отметка, что печать ставится только при ее наличии.
По новой форме трудовые книжки нужно будет выдавать только в случае повреждения или утраты. На лиц, которые впервые поступают на работу, начиная с этого года трудовые книжки не оформляются (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Пунктом 40 нового порядка установлено, что работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Роструд 3 июня 2021 г. на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъяснил, что разработка форм книг касается только случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания.
Ведение трудовой книжки
В порядке ведения трудовых книжек появились следующие новшества.
Так, записи в трудовой книжке могут выполняться не только рукописно, но и с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). При этом рекомендовано использовать световодостойкие чернила (пасту, краску, гель) черного, синего или фиолетового цвета (п. 3 нового порядка).
Установлен порядок внесения в трудовую книжку сведений о трудовой деятельности дистанционного работника. Такие сведения вносятся по желанию работника. Для внесения сведений работник должен представить работодателю трудовую книжку, в том числе направив ее по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 нового порядка).
Изменен срок внесения в трудовую книжку записей о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях. Сейчас для внесения таких записей установлен недельный срок со дня соответствующего приказа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). С сентября вносить их нужно будет не позднее пяти рабочих дней с момента издания соответствующего приказа (распоряжения) (п. 9 нового порядка).
В пункте 11 нового порядка уточнены правила внесения сведений о работе по совместительству. Их можно будет вносить не только в хронологическом порядке, но и блоками (одновременно о приеме и увольнении). Установлено, что запись о работе по совместительству вносится и тогда, когда совместительство имело место до трудоустройства к работодателю по основному месту работы. Запись о работе по совместительству сможет вносить и работодатель, у которого работник трудился по совместительству. Это будет возможно в ситуации, когда работник не ведет трудовую деятельность, но ему потребовалось внести запись о совместительстве.
При увольнении работника в порядке перевода в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки помимо указания, в каком порядке осуществляется перевод (по просьбе работника или с его согласия), нужно будет приводить наименование организации или индивидуального предпринимателя, куда переводится работник (п. 21 нового порядка).
Дубликат трудовой книжки
В новом порядке более детально прописан порядок выдачи дубликата трудовой книжки при наличии в ней записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной.
В старом порядке лишь сказано, что в этом случае по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2 старого порядка). При этом не уточняется, кто это делает.
Новым порядком установлено, что работнику выдается дубликат по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа. Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена, исправление производится работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись сведений о работе на основании соответствующего документа (п. 30 нового порядка).
Выдача трудовой книжки
Новым порядком урегулирован вопрос со сроком выдачи работнику трудовой книжки при переходе на ее электронный вариант. Напомним, в чем он заключается.
Пунктом 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ установлено, что работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Но при этом нигде не указано, в какой срок нужно это сделать. Позиция Минтруда России на этот счет менялась. Сначала он считал, что трудовую книжку нужно выдать в день подачи работником заявления (письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150), потом — что в течение трех дней со дня подачи заявления (письмо от 13.03.2020 № 14-2/В-260). Однако в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933 специалисты трудового ведомства вновь вернулись к своей первоначальной позиции.
Пунктом 35 нового порядка предусмотрено, что работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. А если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.